高職院校電子化檔案應用初探

摘要： 本文通過對高職院校檔案應用情況進行分析，結合高職院校實際情況，對高職院校電子化檔案應用進行了一些探索。

關鍵詞： 高職院校 檔案工作 電子化

高職院校檔案在學校工作中起著承前啟后的作用，是整個教育管理工作中的一個重要環節。最近國家放寬了檔案使用的權限，可以部分作為收費查詢項目，因此高校檔案同時也具備一部分商業價值。在高職院校全面改革的新時期，高職院校檔案工作面臨著新的課題。

一、當前高職院校檔案工作的現狀及問題

（一）高職院校檔案工作的內容

高職院校檔案主要內容包括文書類檔案、教學工作類檔案、科學研究類檔案、基建檔案、儀器設備類檔案、會計檔案、特種載體類檔案等。其中高職院校教學檔案是高職院校全部檔案的基礎，是高職院校檔案重中之重。

（二）當前高職院校檔案工作存在的問題

不可否認，近幾年高職院校檔案工作的發展速度、規模、社會效益和經濟效益都是有史以來最高的，取得了令人矚目的成績，但是仍然存在以下四個方面的問題。第一，領導重視不夠，沒有從根本上認識檔案工作的重要性。第二，管理體制不夠健全，工作效率低下。第三，檔案管理沒有統一。很多學校，不同檔案由學院和系里分別保管，甚至人事處也管一部分。第四，檔案信息開發利用不夠。

二、高職院校檔案工作的作用

（一）教學檔案是學校最基本檔案

教學是高校教育工作的首要工作。無論是宏觀的專業設置改革，還是微觀的課程教學改革，都離不開教學檔案，特別是在改革開放新形勢下，教學檔案呈現出發展速度快、開發效果好的姿勢。廣大教師利用教學檔案的要求越來越高、范圍越來越廣，教學檔案滲透著廣大教師的心血，記錄著廣大教師辛勤勞動的成果，是教學研究工作的經驗總結，它不僅是教學工作歷史的真實記載，而且為今后高校的發展提供了可靠的依據。做好教學檔案的管理工作，積累好這些材料，對于做好教學研究、教學改革具有積極的意義，既可少走或不走彎路，避免教育資源的浪費，又可在經驗和規律的指引下不斷創新。

（二）學生檔案是高校培養合格人才的重要依據

學生檔案詳細記載了各個年級、專業學生的花名冊、學籍表、成績登記表、操作評定表等全面情況，他們的這些情況，按種類分編為不同的目錄，清晰地存留于檔案之中。據此，高校的教學管理人員可以較快捷地了解學生過去與現在的表現，包括德、智、體等多方面，從而使管理工作更加高效。例如依據操行評定，我們就可以建立起有相當凝聚力和示范作用的干部組織，事半而功倍。另一方面，一旦學生畢業后走向社會，我們也可據此向用人單位詳細、準確地介紹學生情況，為其輸送合格的人才。同時學生檔案中有許多內容，諸如父母職業、家庭住址、社會關系等內容，我們在個案中還可進行歸納，提煉出不同文化背景對學生成長的影響，實施有針對性的教育，主動探索學生成長的規律。

（三）文書檔案及人事檔案是學校建設與發展的見證

文書檔案，包括黨和政府機關下發的有關政策法規方面的文件，本校教育發展規劃、計劃、教育改革方案等。人事檔案包括教師隊伍建設資料，教師進修、培訓計劃，模范教師和知名人士材料，聘請外籍教授、顧問情況等。學校的發展是在黨和政府的政策指引之下，在廣大教職員工的辛勤努力之下得以實現的。因此，上級部門的有關政策與規定，對學校的發展壯大有宏觀上的調控作用。教師作為學校的核心部分，其質量的高低，可以說是直接關系到學校的前途。因此，高校檔案管理中，不應忽視這兩個方面：吃透政策法規，能使學校堅持正確的辦學思想和辦學方向；了解干部和教工的真實狀況，有助于隊伍的優化組合，形成合理的人才結構，產生巨大的整體效應。

三、高職院校電子化檔案應用

（一）電子檔案及其特點

檔案工作向電子化、網絡化的方向發展，這是一個劃時代的變化。它帶給我們的不僅是一種挑戰，而且是一次提高檔案管理水平，充分發揮檔案信息效用的機遇。電子檔案是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取，并可在通信網絡上傳輸的文件。它與紙質檔案有很大的不同，產生了巨大的變化。其主要特點是：電子檔案呈數字化信息形態在計算機內部，無論是生成、存儲還是傳輸等處理，電子檔案均是以數字編碼的形式存在。

（二）電子文件的歸檔

電子文件以其新穎性及與傳統管理方法和手段的不一致性，給高職院校檔案工作帶來管理方法上的根本性改變。電子文件與紙質文件有著本質不同的歸檔方式和特殊歸檔現象。

1.歸檔要求

歸檔電子文件的質量關系到以后電子文件的保管與利用，因此檔案部門應采取措施，保證電子文件歸檔的質量要求。

2.歸檔范圍

由于電子文件產生與利用的環境的特殊性，其歸檔范圍與其它介質檔案相比有不同的特點。電子文件歸檔范圍不僅包括文件本身，而且對產生電子文件的支持文件、數據文件及其它有關文件一并歸檔。

3.歸檔時間

電子文件亦需要文件形成部門經過一段時間的積累并加以鑒定和整理，因此電子文件的歸檔時間可與紙質文件相同，即管理文件在次年年初歸檔，技術文件在項目完成后歸檔。

4.電子檔案管理體系

電子檔案作為檔案管理的一種重要形式，應納入我國現行的檔案管理體系，由檔案部門集中管理。對于電子檔案進行管理的初期需要注意下列問題。

（1）集中統一管理電子檔案

隨著辦公自動化的普及，使用計算機制作文件的機關越來越多，大部分機關將電子文件轉換成紙質文件，經正式簽署后歸檔保存，原電子文件保存在各形成部門。從檔案發展的角度來看，各機關檔案室應當積極創造條件將具有保存價值的電子文件歸檔，實行對電子檔案的集中統一管理。

（2）紙質文件和電子文件雙套歸檔

目前，在高職院校中大部分檔案室將電子文件轉換成紙質文件歸檔保存，是因為電子文件的證據性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在一些問題。在這些問題沒有得到有效的解決之前，這種紙質文件和電子文件雙套歸檔的狀況有存在的合理性和必要性：一方面，在沒有充分的技術保障和科學的管理制度的條件下，檔案人員不能輕易地用電子文件取代紙質文件歸檔保存；另一方面，電子文件的歸檔保存也有其積極的意義。這樣就形成了雙套歸檔的局面。

參考文獻：

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