淺析企業物資電子采購

[摘要]企業采購部門業務的優劣和效率直接關系到企業生產成本的高低， 從而影響到企業的發展。隨著Internet的迅速發展，出現了協議采購、競價采購、電子招標等電子采購方式，大力推行和發展企業電子化采購，是深化企業物資采購改革的一項重要內容，也是企業信息化建設的必然選擇。

[關鍵詞]企業 電子商務 電子采購

企業采購部門業務的優劣和效率直接關系到企業生產成本的高低， 從而影響到企業的發展。而信息化時代，市場需求不斷變化和發展，傳統的采購方式已經很難再適應企業信息化發展的需要，基于Internet的電子采購受到了青睞。

所謂電子采購，就是以網絡為平臺進行購買業務處理。它改變了通常用人工進行的采購處理方式，使原來必須人工操作的工作現在可以訴諸于網絡。電子采購為企業和供應商之間搭起了一座信息交流的橋梁，對于買賣雙方都帶來了業務上的便利。本文論述了大部分企業采用傳統采購方式存在的問題，提出了企業實現電子采購的必要性，并介紹了幾種電子采購方式，最后論述了實現電子采購需要注意幾個的問題。

一、B2B企業電子采購的必要性

現在大部分企業在采購方面仍然實行手工操作，以電話、傳真、直接見面的方式進行信息交流，而對于企業來說，物資或勞務的采購又是一個復雜的多階段過程。首先，由采購人員尋找相應的產品供應商，通過上門調查、產品認證、試生產、供貨跟蹤等手段調查他們的產品在數量、質量、價格方面是否滿足要求。在選定了供應商后，采購人員就會發出一份標有具體產品數量的采購訂單。然后，企業會接到供應商的通知，告訴他采購訂單已經收到并確認訂單可以滿足。當產品由供應商發出時，采購者再次接到通知，同時還有產品的發貨單。企業的會計部門核對發貨單和采購訂單后付款。當原有訂單變動時，購買過程將更加復雜。這一采購全過程較長，工作量十分大，還存在暗箱操作的問題。采購常常為低效的商品選擇過程、費時的手工訂貨操作和昂貴的采購成本、冗長的采購周期這些問題所困擾。而且傳統模式的報價方案也無法及時適應價格變化，往往會使買賣雙方在經濟上受到損失。

電子商務的迅速發展使得B2B從根本上構架了企業采購的模式，從而提高了效率，降低了成本，獲取了更大的收益。供應鏈中電子采購的過程與體系整合的越好，節約成本的幅度及過程改進的效益就越大。這些提高可以在以下幾個領域得到體現。

1.在線采購降低了采購成本。與目前采用的人力、電話及傳真的采購方式相比，電子采購更便宜，也更有效。據調查顯示，采購原料總成本的40%來自與處理、管理訂單有關的交易。在線采購不但便宜快捷，而且也有望減少開列賬單及訂單的失誤，從而減少很多的交易成本，已經采用了電子采購的企業，過程成本降低了90%；對于采購商品及服務的直接成本來說，其價格減少了11%。例如，3M公司，過去每天的辦公材料產生成千上百的訂單，這些訂單占公司采購貿易量的70%，但是交易額只占采購支出的2%，每個訂單需1-3天制定，近三分之一的訂單需要返工，重新修訂。后來3M公司實施電子采購方法，極大地減少了交易成本，幾乎完全根除了返工及其他錯誤，定單內部周期也降至一小時內，這種改進使原來的采購成本由120美元降到40美元。

2.擴大采購范圍，提高采購質量。企業通過網絡可以突破地域的限制，在全國甚至全世界范圍內尋找最合適的供應商，從而保證產品質量、價格、服務以及物流之間實現最佳組合，及時滿足企業的需求。

3.可以縮短采購周期，提高采購效率，減少采購的人工操作錯誤，降低庫存。傳統采購中，需求雙方信息閉塞，一般需要一定的時間來進行市場調查。電子采購系統使雙方能夠更容易快速地得到信息，從而將企業的原有周期縮短，降低了庫存。

4.電子采購徹底改變了生產銷售公司的供應鏈，在企業和供應商之間形成了一個訂單信息流。由于從客戶服務者到網絡為基礎的技術轉變，建立了企業資源計劃、客戶關系管理及供應鏈管理相統一的數據庫，全面改造了企業的價值鏈。也為企業通過此供應鏈在產品設計和生產方面與各種層次的供應商交換意見提供了便利。

二、企業電子采購的方式

隨著信息技術的迅速發展，采購方式也發生了很大變化。采購方式由過去的傳統采購加速向公開招標、邀請招標、競爭性談判和詢價采購等多種方式轉變，提高了企業采購的整體效益，確保企業以合理的價格采購到質量優良的物資。企業電子采購的方式有以下幾種。

1.利用網絡尋找貨源和供應商

據統計，從1998年3月我國第一筆互聯網網上交易成功，到2004年完成4975億元交易額，比2003年增長400%，我國的電子商務進入了務實發展階段。目前，我國登記在冊的企業已達到870萬家，其中大中型企業10萬多家，大部分企業建立了宣傳網站、提供廣告發布、電子目錄、電子查詢等服務，為企業的采購提供了很大的選擇空間。

2.網上競價采購

網上競價采購又稱為逆拍賣，是以互聯網信息技術為平臺把招標方式和拍賣技術有機的結合起來。網上競價采購為企業和供應商提供了一個交互的平臺，即供應商通過競標壓低價格而獲得企業的采購合同，是B2B電子商務發展中的一大熱點。

競價時，由企業根據采購需求發布競價標書，事先約定競價條件，并主持整個競價過程。經過國防企業資格預審合格的供應商，都是在匿名條件下與對手競爭，可以在規定的競拍過程中充分進行競爭性報價，爭取自己獲得有利的排位，符合預設中標條件的供應商最終中標。網上競價采購，整個運行過程在網絡環境下展開，改變了以往采購過程中信息不充分、不透明帶來的種種問題。相比傳統的競爭報價方式，網上競價采購的在保證實時競爭現場的同時又能保證參與各供應商間的背對背，從而有條件創造出一個充分競爭的環境，保證企業的利益。 2000年9月18日，美國UT公司在中國進行網上零部件拍購；預計約2000萬美元的貨品，最終以1251萬美元成交；節約采購成本37%，共735萬美元。2007年2月27日，安慶石化通過競價采購，在德國采購油改煤氣化裝置消缺所需的一塊特殊合金鋼板，節省了采購資金52萬元，實現了價格最低。資料顯示，通過網上競價采購可以節省5%至40%的采購成本。

3.電子招標采購方式

電子招標采購方式就是以信息技術為平臺，使傳統的招標過程電子化管理和運作。傳統方式招標采購作為一種交易模式，很難體現招標采購公開、公平、公正的優點，而且，傳統招標操作周期較長，效率較低、運作成本較高，給企業的正常運行帶來一定的影響。電子招標采購使企業之間的競爭更加公開、公正、公平，而且采用電子招標采購避免了招標過程中人為因素的作用，減少了腐敗發生的可能性，同時電子招標也大量地節省了工作時間和精力，提高了工作效率。利用電子招標平臺在線的可導出數據表單可隨需自動生成各種統計表格供查閱，幫助企業從全方位、多角度加強對招標業務的宏觀監控和科學管理，為企業的管理提供了科學的依據。

參考文獻：

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[2] 朱永興．工業企業的采購與采購管理[M]．中國經濟出版社，2001．

[3]傅鉛生．電子商務教程[M]．國防工業出版社，2006．

（作者單位：江蘇徐州管道儲運公司供應處）