淺談企業管理者的有效溝通

一、溝通及有效溝通的含義

一般來講，溝通就是指發送者憑借一定渠道，將信息發送給既定對象，并尋求反饋以達到相互理解的過程。

有效溝通是指在溝通過程中，使信息真實迅速地得到交流，并使組織中需要此信息的個體達成共識，完成溝通所要求達到的目的。溝通的有效性包括速度、范圍、以及溝通目的等。

二、影響組織溝通的因素

組織溝通有六大要素

1.信息編碼與譯碼。信息編碼就是信息發送者選擇表達方式和內容，將信息與意義符號化。譯碼則恰恰與之相反，將符號還原，并理解其信息內容與含義的過程。

2.溝通渠道。溝通渠道的選擇會影響信息傳送的速度、有效性和完整性。除了傳統的溝通渠道，現已被企業利用的管理溝通電子渠道有：即時通訊工具、共享數據庫、電子郵件、內聯網等渠道。

3.溝通反饋。反饋是指接收者把收到并理解了的信息返送給發送者，以便發送者對接收者是否正確理解信息進行核實。

4.溝通背景。企業管理溝通的背景有心理背景、物理背景、社會背景和文化政治背景等幾個方面。

5.溝通噪音。溝通噪音是指一切影響有效溝通的消極、負面、阻礙因素，它存在于管理溝通過程中的各個環節，主要包括發送、傳輸、接收噪音，系統噪音、環境噪音、背景噪音及數量噪音等。

首先，個人因素。個人因素包括個體的個性差異、個體的心理素質、對信息的態度、知覺選擇偏差、個體基本溝通能力等。

1.個性差異所引起的障礙。組織溝通在很大程度上受個人心理因素的制約，個體的性質、氣質、態度、情緒、見解、語音語調等因素，都會成為信息溝通的障礙。

2.個體的心理素質所引起的障礙。比如對上級的懼怕、怯場等也會造成溝通障礙。

3.對信息的態度不同所造成的障礙。一方面是認識的差異，溝通主體忽視信息作用的現象還很普遍，這就為溝通造成了很大的障礙。另一方面是利益觀念，不同的組織成員對信息有不同的看法，所選擇的側重點也不相同。

4.知覺選擇偏差所造成的障礙。客觀因素如發送的信息各個部分的強度不同，對接收人的價值也不同，致使部分信息容易為人接收，另一部分則被忽視。

5.個體基本的溝通能力如記憶不佳、口齒不清、溝通技巧等所造成的溝通障礙。

其次，人際因素。1.溝通雙方的相互信任程度。溝通雙方的誠意和相互信任至關重要，在組織溝通中，同一事件當信息來源不同時，信息接收者通常會對信息所產生的信賴程度不一。

2.溝通雙方的相似程度。溝通雙方的特征，包括性別、年齡、智力、種族、社會地位、興趣、價值觀、能力、知識、經驗水平等差距太大，都會導致溝通的障礙。

最后，組織結構因素。組織結構的類型主要包括直線型、直線職能型、事業部制、矩陣型、虛擬網絡型等。每一種組織結構根據部門的分工、相互關系及復雜程度要求不同的溝通模式。

三、改善組織有效溝通的途徑

提高管理溝通者自身的溝通技能是改善管理溝通的根本途徑。因為溝通者自身就是組織溝通的行為主體，他們的文化知識水平、專業背景、語言表達能力和組織角色認識等因素直接影響溝通的進行。目前的企業應該注重以下幾點：

(一)人際溝通方面

1.調整溝通心態。隨著現代社會信息網絡和通訊技術的高速發展，人與人之間的溝通方式因此變得多樣化。因此，現代企業的組織溝通者不僅要做好企業運作的程序化信息溝通，也應重視組織成員之間的心靈溝通。

2.學會傾聽。在傳統思維中，“溝通”是一種富有“動作性”的動感過程。而“傾聽”這一“靜態”過程就被許多溝通者忽視了。但傾聽恰恰是溝通行為中的核心過程。因為，傾聽能激發對方的談話欲，促發更深層次的溝通。另外，只有善于傾聽，深入探測到對方的心理以及他的語言邏輯思維，才能更好的與之交流，從而達到溝通的目的。

3.注重非言語信息。非言語信息包括溝通者的面部表情、語音語調、目光手勢等身體語言和副語言信息。據有關資料表明，在面對面的溝通過程中，那些來自語言文字的社交意義不會超過35％。可見，非言語信息往往比言語信息更能打動人。

(二)組織溝通方面

1.充滿自信的演講。正式演講是建立在人們平時交流時所表現出來的正常交談能力基礎之上的。演講時，演講者必須適應特定的場合，語速要放慢，音量要夠大，確保房間里的每個人都能聽到。并協調好自己的語言、形象和姿勢，以有助于人們對演講內容的理解。

2.組織有效的會議。會議作為正式溝通的一種方式，在管理溝通中不可或缺。因此，對于管理者來說，組織有效的會議對于改善管理溝通，將會產生顯著的效果。

3.規范實用的寫作。組織溝通中的許多溝通是通過書面來進行的。為了使溝通有效，管理溝通中的寫作應遵循以下指導方針：明確寫作的目的、讀者的需求和其他的需求。撰寫時必須使用短段落，簡單的句子，盡量少使用術語。

企業應根據發展需求有目的地健全組織的溝通渠道。作為一個組織，要充分考慮組織的行業特點和人員心理結構，以使組織內各種需求的溝通都能夠準確及時而有效的實現。健全溝通渠道應從以下幾方面進行：

(一)豐富正式溝通渠道

目前，大多數企業的正式溝通渠道還停留在指示、匯報和會議這些傳統的溝通方式上。而定期的領導見面和不定期的群眾座談就是一種很好的正式溝通渠道。領導見面會是讓那些有思想有建議的員工有機會直接與主管領導溝通。群眾座談會則是在管理者覺得有必要獲得第一手關于員工真實思想、情感時而采取的一種領導與員工直接溝通的方法。

(二)合理利用非正式溝通渠道

非正式溝通渠道只要合理地加以利用，對改善管理溝通是非常有益的。它存在于正式溝通渠道以外，與組織等級的權力沒有任何關系。在現代企業中經常使用的兩種形式：巡回管理和藤狀網絡式溝通。巡回管理是管理人員走出辦公室與員工一起工作，有效地進行溝通。藤狀網絡式溝通是一種非正式的面對面的員工溝通網。

(三)關注電子溝通

隨著社會科學技術的進步，電子網絡技術已應用在溝通領域。電子網絡因其快速、準確的特點，極大地提高了組織溝通的效率。另外，有效溝通方式因為網絡的出現而增加了很多的可選擇空間。