企業(yè)檔案資產(chǎn)化管理

隨著社會(huì)進(jìn)步和科技的發(fā)展，檔案管理在各行各業(yè)中廣泛運(yùn)用并展現(xiàn)優(yōu)勢(shì)。檔案工作是衡量企業(yè)科技進(jìn)步的重要內(nèi)容，同時(shí)也是企業(yè)生存、發(fā)展、競(jìng)爭(zhēng)的保證。企業(yè)如何才能把檔案工作搞好，把檔案這個(gè)無(wú)形資產(chǎn)轉(zhuǎn)化為間接生產(chǎn)力是企業(yè)檔案工作的核心，企業(yè)檔案是一種伴隨企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)開(kāi)發(fā)及產(chǎn)品生產(chǎn)等活動(dòng)形成的，并與其載體融為完整的統(tǒng)一體。在新的歷史條件下，可以根據(jù)企業(yè)檔案所提供的未來(lái)經(jīng)濟(jì)利益，對(duì)其實(shí)施資產(chǎn)化管理。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

目前我國(guó)企業(yè)檔案管理基本上都能依法治檔，有獨(dú)立的管理機(jī)構(gòu)，較完整的管理體制，健全的管理制度，逐步提高的人員素質(zhì)，有編目規(guī)范、分類明確、檢索方便的立卷、歸檔、借閱、利用辦法，能夠滿足生產(chǎn)要素對(duì)檔案的需求。檔案意識(shí)是人們對(duì)檔案工作的反映及認(rèn)識(shí)程度，自我國(guó)頒布《檔案法》以來(lái)，全國(guó)各行業(yè)檔案意識(shí)普遍提高，但仍有一部分人中檔案意識(shí)還相當(dāng)薄弱，直接影響了檔案工作的發(fā)展。所以應(yīng)首先提高領(lǐng)導(dǎo)者和檔案工作人員的檔案意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)提高了就能支持、重視檔案工作，使檔案真正發(fā)揮出作用；檔案工作人員意識(shí)提高了，就能做到在其各負(fù)其責(zé)，認(rèn)認(rèn)真真地搞好檔案工作。

長(zhǎng)期以來(lái)，在管理實(shí)踐與理論研究中，絕大部分都沒(méi)有把檔案看成是企業(yè)資產(chǎn)的構(gòu)成之一，以至于形成了企業(yè)檔案管理與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)脫節(jié)，受不到企業(yè)法人、企業(yè)管理者和員工的應(yīng)有重視，嚴(yán)重影響企業(yè)資產(chǎn)的利用效益。一個(gè)企業(yè)必須建立健全檔案管理的規(guī)章制度，并且納入到企業(yè)規(guī)章制度中去，這樣檔案管理人員才能履行職責(zé)，對(duì)所屬單位的歸檔、立卷工作才能發(fā)揮監(jiān)督、指導(dǎo)作用，確保檔案工作順利進(jìn)行。

二、企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展創(chuàng)新的重要資產(chǎn)

企業(yè)檔案是不是企業(yè)資產(chǎn)呢？所謂資產(chǎn)是指所有者付出一定經(jīng)濟(jì)代價(jià)而擁有的能夠給其帶來(lái)權(quán)益的物質(zhì)或精神財(cái)產(chǎn)。資產(chǎn)的定義包含三個(gè)要點(diǎn)：其一，它從屬于一定的所有者；其二，它是所有者付出一定的經(jīng)濟(jì)代價(jià)而占有的；其三，它能夠給所有者帶來(lái)權(quán)益，這種權(quán)益表現(xiàn)為給所有者帶來(lái)經(jīng)濟(jì)收入或者合法權(quán)利的享受。那么，什么是企業(yè)檔案呢？企業(yè)檔案是指自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧的經(jīng)濟(jì)實(shí)體在經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)開(kāi)發(fā)及產(chǎn)品生產(chǎn)活動(dòng)中直接形成的具有原始性和歷史性的文件或文獻(xiàn)。從這個(gè)定義中我們可以看出，企業(yè)檔案完全具備了企業(yè)資產(chǎn)的三個(gè)特點(diǎn)：一是它從屬于一定的所有者；二是企業(yè)檔案在形成和保管過(guò)程中，企業(yè)自身付出了一定的經(jīng)濟(jì)代價(jià)，如：檔案形成者的勞務(wù)支出、檔案保管支出、檔案管理人員的工資支出等;三是企業(yè)檔案為企業(yè)帶來(lái)了一定權(quán)益，如：通過(guò)轉(zhuǎn)讓技術(shù)資料，帶來(lái)了收益；通過(guò)對(duì)歷史技術(shù)資料的研究，改進(jìn)了生產(chǎn)技術(shù)，提高了經(jīng)濟(jì)效益等。因此，完全可以說(shuō)，企業(yè)檔案也是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分。而現(xiàn)實(shí)情況是，相當(dāng)多的企業(yè)并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案的資產(chǎn)價(jià)值，在企業(yè)改制過(guò)程中往往受不到重視，無(wú)謂地丟失、毀棄，或無(wú)償轉(zhuǎn)讓，造成了不應(yīng)有的損失。因此，筆者認(rèn)為，在企業(yè)改制過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)把檔案管理納入企業(yè)資產(chǎn)管理中，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡快起草、完善檔案資產(chǎn)評(píng)估方面的法律法規(guī)，解決改制企業(yè)檔案的歸屬與流向問(wèn)題，這樣才能維護(hù)好企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，保證國(guó)有資產(chǎn)不受損。

企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中，離不開(kāi)業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的各種有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像、實(shí)物等載體形式的歷史記錄，離不開(kāi)由這些歷史記錄承載的企業(yè)檔案信息。企業(yè)檔案以其自身特有的自然魅力，與企業(yè)相依并存。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理科研等各項(xiàng)活動(dòng)和成果的記錄，不僅反映了企業(yè)過(guò)去、現(xiàn)在的狀況，而且更為重要的是，其中包含的經(jīng)濟(jì)、科技、管理等方面的豐富信息具有為企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)服務(wù)的潛能。在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，其成功的經(jīng)驗(yàn)，失敗的教訓(xùn)，無(wú)不凝聚在文字、數(shù)據(jù)、音像等各種形式的檔案載體上，作為企業(yè)的財(cái)富，它們是非常重要的一種資產(chǎn)。為此，必須樹(shù)立和增強(qiáng)檔案是資產(chǎn)的觀念，使有關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)重視檔案資產(chǎn)，并實(shí)施科學(xué)管理，防止檔案資產(chǎn)流失，根據(jù)本單位及社會(huì)有關(guān)方面的需求，對(duì)這些信息通過(guò)信息加工、報(bào)道交流、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)咨詢以及日常提供利用的方式，將其發(fā)掘出來(lái)，同企業(yè)的資產(chǎn)、人力、技術(shù)相結(jié)合，使其不斷增值，使其成為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新的增長(zhǎng)點(diǎn)。因此，企業(yè)檔案是企業(yè)的巨大財(cái)富，是潛在的重要資產(chǎn)。

企業(yè)檔案資產(chǎn)除了具有企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的屬性外，還具有其專有性、地域性、時(shí)間性和可復(fù)制性。研究企業(yè)檔案的資產(chǎn)屬性，是為了適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)企業(yè)管理提出的新要求，使企業(yè)檔案管理真正符合企業(yè)發(fā)展的需要，成為整個(gè)

企業(yè)管理的有機(jī)構(gòu)成之一，而不游離于企業(yè)管理環(huán)節(jié)之外。

三、企業(yè)檔案作為資產(chǎn)管理的意義

企業(yè)實(shí)施檔案資產(chǎn)管理，具有如下的實(shí)踐意義：有利于克服不適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的各種思想弊端，從有形資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)兩方面全面加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理；有利于建立健全以知識(shí)產(chǎn)權(quán)為核心的各種規(guī)章制度，以便在企業(yè)內(nèi)部貫徹實(shí)施；有利于提高全員對(duì)檔案資產(chǎn)的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)檔案資產(chǎn)的有效利用，防止檔案資產(chǎn)流失；有利于開(kāi)展企業(yè)檔案資產(chǎn)的評(píng)估工作，逐步使其走上規(guī)范化、法制化軌道；有利于從檔案方面強(qiáng)化企業(yè)形象的塑造，為企業(yè)評(píng)先晉級(jí)提供科學(xué)的依據(jù)；有利于建立檔案管理信息化和信息管理檔案化的機(jī)制；有利于提高企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的整體水平，更好地為企業(yè)的科研、生產(chǎn)、技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)；有利于企業(yè)的深化改革和現(xiàn)代化企業(yè)制度的確立與完善，對(duì)企業(yè)起到促進(jìn)和推動(dòng)作用。

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)成為市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主體要在競(jìng)爭(zhēng)中求生存圖發(fā)展，也要求檔案工作管理機(jī)構(gòu)做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。企業(yè)要提高經(jīng)濟(jì)效益，離不開(kāi)良好的檔案管理工作。檔案是企業(yè)科學(xué)決策的重要依據(jù)，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的憑證，企業(yè)只有把檔案作為資產(chǎn)管理，才能夠充分發(fā)揮檔案在企業(yè)資產(chǎn)運(yùn)作過(guò)程中的作用，充分調(diào)動(dòng)企業(yè)的所有有形的或無(wú)形的資產(chǎn)，為企業(yè)贏得更為廣闊的生存空間。

（作者單位：西安市地下鐵道有限責(zé)任公司）