美國商業性文件中心的發展歷程和演變特點

美國既是文件中心的發源地，也是最早建立商業性文件中心的國家。商業性文件中心從20世紀40年代末起源，走過了60年發展歷程，成為一種運用高科技手段為眾多客戶提供多種專業化服務的現代化企業。目前，商業性文件中心在美國發展成為一種成長型產業，類似于國內所說的“朝陽產業”。筆者查找了多篇有關商業性文件中心的英文文獻，對美國商業性文件中心的發展歷程進行分析梳理，試圖探究其演變特點。

美國商業性文件中心的發展歷程

（一）20世紀40年代：起源

20世紀以來，文件數量急劇增長是各國普遍現象，美國也不例外。30年代，美國尚未出現正規的文件管理，聯邦政府機構以及私人企業大多按照自有意愿保存文件。但聯邦政府此時意識到有必要控制巨量文件。1934年成立的國家檔案館將鑒選需保存的政府文件作為其首要任務。為達到此目的，國家檔案館1937年開展了一次針對政府文件的全面調查，結果表明政府文件管理缺乏統一的制度和程序。

40年代美國卷入二戰后，聯邦政府機構及其職能活動大量增加，政府文件也出現了史無前例的爆炸式增長。國家檔案館1941年設立“文件管理項目”，用來規劃、指導聯邦政府機構文件管理；1945年制定“通用文件處置表”，作為政府機構系統處置文件的準則。1948年，聯邦政府授權國家文件管理理事會研究并推薦政府文件管理項目的優化方案。上述努力導致文件管理成為一種專門化的管理活動。

文件大量產生也直接促成40年代政府文件中心的建立。1941年海軍部設置了造價低廉的臨時庫房，集中保存平時已不常使用、卻也不宜銷毀或向檔案館移交的大量半現行文件。這就是文件中心的源起。設計文件中心方案的是國家檔案館工作人員Emmett Leahy，時任海軍部文件協作主管。他因為文件中心成效良好而受到海軍部嘉獎。不久，文件中心在其他政府機構推廣。

政府文件中心的成功及推廣，帶動美國商業界認識到建立商業性文件中心的必要性。設計海軍部文件中心方案的Emmett成為吃螃蟹的第一人。他于1948年建立了商業檔案中心，這是美國首個商業性文件中心。

（二）20世紀50~60年代：起步

50~60年代，美國商業性文件中心開始起步，表現為建立城市范圍開始擴展。中心早期主要出現在紐約和費城等東北部城市，后來擴展到其他大城市，如芝加哥和洛杉磯等。

起步階段，商業性文件中心多以“搬運和倉儲公司”形式存在。搬運和倉儲公司提供文件管理和保存服務具有一些優勢，它們擁有庫房和運輸工具，并與許多大公司和大機構都建立有業務聯系。后來許多成功的商業性文件中心都是從這種公司起家的。

（三）20世紀70年代：快速發展

70年代，美國商業性文件中心快速發展。其原因主要有三，一是經濟開始復蘇，商業迅速發展。二是字處理軟件出現和使用加劇了文件數量增長。三是聯邦、州、地方政府的法律法規不斷出臺，規定眾多類型的文件都必須保存以滿足法律和審計要求。面對經濟快速發展和文件數量急劇增加，許多小企業開始重視文件管理，但苦于成山的文件堆滿昂貴的辦公室。由此，商業性文件中心有很強的市場需求。Pierce-Leahy and Bekins文件管理公司從Bekins搬運和倉儲公司的一個部門起家，成為最早一批商業性文件中心。該公司幾經變遷，成為Iron Mountain（美國最著名商業性文件中心之一）的前身。

這一階段，中心表現出對現代化技術和設備的青睞。其業務除文件保存和檢索外，還包括用電腦新技術為客戶提供數據庫信息。一些中心雇用數據錄入人員幫助建立大型數據庫，以提供文件檢索、數據查考、文件和案卷盒定位查詢等多項服務。

（四）20世紀80年代：組建聯盟

80年代，美國商業性文件中心發展勢頭強勁，開始組建聯盟組織。1980年，商業性文件中心協會成立。第一批會員來自美國和加拿大，前者居多。如有明利阿波利斯市Mohawk商業文件中心；芝加哥文件管理公司；底特律Leonard兄弟文件服務中心；芝加哥文件公司；波士頓Iron Mountain集團；加拿大STACS文件管理公司，等等。

商業性文件中心協會反過來推動了商業性文件中心進一步發展，80年代美國幾乎所有城市都建有一個或多個中心。這種勢頭影響了其他國家，商業性文件中心在世界各地紛紛建立。而80年代商業性文件中心在美國逐步成為全國性的知名產業。

（五）20世紀90年代：爆炸式增長

90年代，美國商業性文件中心呈現爆炸式增長勢頭。考察這一時期商業性文件中心協會會員數量情況，就能明顯看出增長速度。據統計，1991年會員公司為380個；90年代末增加到500個；2004年超過了650個。事實上，并非所有商業性文件中心都會成為協會會員，因此中心實際數量大大超過數百個。

（六）21世紀：優化整合

20世紀90年代后期，美國商業性文件中心出現優化整合趨勢。中心本是營利性機構，必會注重成本、講求效率和追求利潤。在全球企業重組、兼并、收購風潮盛行的大環境下，商業性文件中心也掀起了整合浪潮。大型商業性文件中心紛紛收購或并購小規模的中心，最典型的案例是20世紀90年代末、21世紀初Iron Mountain對Pierce-Leahy公司價值1.1億美元的并購。2000年2月并購完成時，公司客戶數量上升到了115，000位。

商業性文件中心整合是行業競爭優勝劣汰的必然結果，也取得了良好成效。以Iron Mountain為例，目前它已成為在北美洲、南美洲、歐洲、亞洲和大洋洲建有600多個分支機構的跨國公司，擁有12萬客戶，產值超過23億美元，年收入1.2億美元。2008年在美國財富1000企業中排名第722位。

美國商業性文件中心的演變特點

考察美國商業性文件中心60年發展歷程，其演變特點可概括為起步較為迅速，擴張相對持久，穩步邁入理性發展軌道。換言之，中心經歷了三個發展階段——20世紀40~60年代為起步階段，70~90年代為擴張階段，21世紀為理性發展階段。不同階段的演變有著具體表現及成因。

（一）迅速起步——追求文件管理經濟高效的必然產物

從商業性文件中心起源不難看出，它是由政府部門帶動、以追求經濟高效為目標的文件管理機構。政府機構首創文件中心的原因主要有二，一是迫于文件數量急劇增長的壓力，二是希望文件管理既成本低廉又不降低管理效率。海軍部的臨時庫房正是因為滿足了文件管理經濟高效的需求，才會在聯邦政府推廣并發展成為聯邦文件中心。最早建立商業性文件中心和最早建立海軍部文件中心的恰是同一人，說明商業性文件中心與聯邦文件中心一樣，都是追求文件管理經濟高效的必然產物。

商業性文件中心起步迅速，主要是因為企業追求文件管理經濟高效的動力十分強勁，甚至超過政府機構。盡管商業界在政府部門帶動下建立商業性文件中心，但企業基于追求利潤最大化、效益最優化的本質需求，無論是實施文件管理活動，還是建立文件管理機構，都必然要求成本最為經濟合算，效率最為合理優化。而且在商業社會中，市場必然發揮調節作用，影響商業性文件中心的建立速度和發展規模。這一點不同于聯邦文件中心，聯邦政府是借助法律和行政手段，統一規劃政府系統內文件中心的設立，最終將聯邦文件中心數量控制為14個。但商業性文件中心不受聯邦政府約束，其建立和發展速度完全取決于市場需求。

商業性文件中心起步迅速還表現為地域范圍擴展較快，從東北部城市很快蔓延到其他地區。這種地域擴展首先集中在大城市，原因自然是大城市經濟和商業發展較快，企業數量眾多，因而對中心的市場需求更強烈一些。

（二）持久擴張——與經濟高速增長同步和對技術高度重視

20世紀70年代起，商業性文件中心呈現擴張勢頭。從70年代快速發展，到80年代組建聯盟，特別是90年代爆炸式增長，表明中心擴張相對持久，跨越了數十年。造成擴張的原因眾多，最重要的是得益于經濟和商業的高速增長。

美國經濟復蘇始于70年代，到80年代進入快速發展時期。經濟和商業高速增長不僅推動了企業數量增加，也導致商業活動中紙張消費和文件數量大幅增長。美國森林和紙業協會90年代末發布了一組1989~1998年商業合同和書面文件使用量的統計數據：1989年為300萬噸，1990年為310萬噸，1991年為340萬噸，1992年為350萬噸，1993年為360萬噸，1994年為390萬噸，1995年為400萬噸，1996年為430萬噸，1997年為460萬噸，1998年為480萬噸。這組數據體現了商業活動紙張消費數量的持續增長，也從另一側面反映出文件數量持續增加。商業性文件中心與經濟和商業發展緊密關聯，只有在經濟高速增長環境下，中心才會出現較為持久的擴張。

導致商業性文件中心爆炸式增長的另一重要因素是90年代外包現象盛行。政府機構、企業、社會組織由于規模壓縮或精簡合并的要求，盛行將一些業務——打印、復制、快遞、文件管理進行轉包或外包。文件保管就是被普遍視為適合外包的業務或項目，越來越多的政府機構、公司和組織開始選擇將文件保存在商業性文件中心，享受其專業服務，這也進一步推動了其擴張。換個角度來看，外包的盛行恰恰是商業性文件中心服務專門化和社會化的體現。

商業性文件中心70年代就表現出對技術的高度重視，甚至是依賴。及時引進先進技術運用于文件管理和服務，是中心的普遍做法和一貫作風。80年代對中心影響較大的技術有條形碼和光盤存儲。條形碼主要用于文件及其目錄查詢。一些商業性文件中心還運用復雜的條形碼軟件程序進行庫房管理，效果良好。光盤存儲終結了中心使用縮微膠片的歷史。到90年代，中心采用了更多新技術——保險庫、電子保險庫、災難防御和意外防備系統、計算機相關服務等開展業務和提供服務。保險庫具有防火防盜、恒溫恒濕功能，安全性良好。電子保險庫是一種數據備份系統，借助庫房的中心電腦，經客戶允許，檢查客戶局域網的日志，并形成30天的緊急備份。中心還可幫助客戶設計全面的災難防御與意外防備系統，不僅提供數據備份，自身還可成為客戶災難防御計劃中的一個安全地點。計算機相關服務的內容是為客戶保存和運送計算機及其配件。中心通常擁有先進的條形碼軟件程序、安全適宜的庫房以及迅捷的快遞服務，這都有利于為客戶保存計算機及其配件，并在客戶需要時及時送達。

商業性文件中心之所以高度重視技術，主要是出于市場競爭的考慮。在擴張階段，美國乃至全球都涌現出科技迅猛發展的態勢，技術在各行各業的應用十分普遍。文件管理的技術含量也日益提高。商業性文件中心作為現代化企業，勢必充分利用先進的電子、信息、通訊和網絡技術，提供優質、高效的專業化文件管理和服務，才可能贏得客戶，取得競爭勝利。而且，美國科技發展的領先地位也為中心的技術優勢提供了有利條件。這樣一來，商業性文件中心注重技術既有本質需求，又有保障條件，同時也是其一以貫之的突出特點。

（三）理性發展——穩步追求規模效益和技術優勢

從90年代末起，美國商業性文件中心穩步邁入了理性發展階段。之所以說是理性發展，是因為整個行業更加注重規模效益并著力保持技術優勢。

商業性文件中心掀起優化整合浪潮是整個行業注重規模效益的表現。盡管中心出現爆炸式增長，但商業界認識到并非越多越好。大型商業性文件中心紛紛收購或并購小規模的中心，目的是保持中心數量和規模的穩定適宜。

進入21世紀，商業性文件中心依然注重新技術應用，實現自身理性發展。對中心影響較大的新技術主要有射頻認證條形碼和全球衛星定位技術。前者功能很多，有查詢和目錄控制功能。其條形碼標簽包括一個無線電傳輸器和天線，當使用計算機查詢時，條形碼會發出“回應”，或對系統就文件存址、數據領域、著錄內容以及其他相關信息做出反應。如果一份文件或一個案卷盒在沒有登記的情況下被搬離指定地點，系統會發出警報。此外，商業性文件中心普遍使用射頻認證技術進行目錄控制，全球衛星定位技術也在中心廣為應用，主要用于文件運輸和傳送。從中心出發的每一部運輸車運行位置都可以在中心計算機屏幕顯示的地圖上及時查找，便于中心安排和調度運輸車輛。運輸車上也裝有車載衛星定位系統，運輸目的地會在車載液晶顯示屏上及時顯示。中心與運輸車輛之間能保持及時聯系。

盡管新技術帶來了許多便利和成效，但中心對技術應用的關注更趨于理性。計算機載體的穩定性和持久性通常是其關注問題之一。早在1998年，美國《商業周刊》就計算機數據丟失甚至喪失的現象曾做過報道。數字文件的長久保存已成為當前需要攻克的難題。麻省一家公司研制出名為“紙盤”的產品，在紙張上輸出打印用點和符號表示的數字文件。據公司介紹，這種紙盤可像傳統的高品質紙張一樣保存數百年。商業性文件中心對這一變通技術表現出濃厚興趣，盡管沒有后續信息說明中心是否采用了紙盤，但計算機載體穩定性、安全性和持久性障礙促使中心對技術的采用將更加慎重。

商業性文件中心的理性發展還表現為對自身發展前景的謹慎看待。中心存在60年了，已經和正在經歷很多變化和挑戰。一些新技術可能會影響其發展前景。如無紙辦公的實現能否導致商業性文件中心的消失，在業界和學界尚有爭議。但事實證明，無紙辦公對于許多公司和機構而言仍是難以實現的目標，紙張與電子載體將會并存相當長一段時間。而且，商業紙張消費量依然持續增長。只要有文件保存和管理的需要，商業性文件中心就有存在的必要。但商業性文件中心已經理性地認識到，只有著力保持技術優勢、完善服務質量和提高客戶滿意度，自身才能贏得更大的生存和發展空間。

備注：參考文獻略。

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院