報刊集萃

構建重組企業檔案工作機制的若干探索

屠素芬在《上海檔案》2008年第六期上撰文，闡述了上海醫藥（集團）總公司構建重組過程中檔案工作機制改革的做法和經驗：

第一，積極應對產權變動新挑戰，轉變觀念，把握機遇，變被動為主動。一是變集團檔案工作的單一體系為多元體系，即以總裁—總裁辦—檔案室—業務部門組成的集團總部業務管理體系，以集團—事業部—企業組成的業務管理體系和以集團—子公司、直屬單位組成的業務管理體系；二是堅持以企業經濟為中心，保持企業檔案工作與企業經濟同步發展；三是堅持依法治檔；四是進一步強化檔案工作的現代化管理；五是進一步優化檔案人員的知識結構，使其向專業化、信息化、效能化、職業化的方向發展。

第二，充實隊伍，建章立制，狠抓業務，實現集團檔案工作規范化。事事堅持統一領導、分級管理的原則，要求每個立檔單位建立檔案管理工作體制，設立檔案工作崗位，配備專兼職檔案工作人員；二是“推行文檔一體化計算機系統”管理，抓緊集團檔案工作數字化建設，盡快提供面向全公司、統一的檔案管理信息平臺；三是堅持集中統一管理原則，對檔案管理實行優化整合，采取檔案實體由形成單位保存、檔案目錄向上一級移交一套的做法；四是堅持“以我為主”的原則，將公司、企業自身形成的材料和與本單位有直接關系的外來文件作為歸檔的重點，確定與各類不同性質企業相適應的歸檔范圍。

第三，層層落實，保質保量，做好轉制破產企業檔案的鑒定清理工作。

第四，圍繞企業經濟工作，拓寬檔案信息開發利用渠道，把檔案轉化為企業財富。

第五，建立檔案協作組，加強企業間檔案工作的溝通，整體提高檔案管理水平。

我國電子文件管理現狀調查與思考

二OO八年第六期《檔案學通訊》張寧的文章，通過對多家具有代表性的機構的調查研究，深入剖析了我國電子文件管理活動中存在的問題。（一）電子文件歸檔方法的不恰當，比如電子文件生成量與歸檔量的比例遠遠低于傳統狀態、沒有明確的保管期限表、歸檔范圍不明確等，直接危及文件信息資源的有效收集。（二）電子文件管理理念的不正確，如對電子文件憑證性和真實性的質疑直接影響文件信息資源的質量。（三）電子文件管理方法的不科學，直接威脅文件信息資源的長期存留。（四）電子文件管理制度的不健全，直接損害文件信息資源的整合與利用。（五）電子文件管理系統功能的不完善，直接影響文件信息資源的管理水平。

“電腦依賴癥”讓脖子提前幾十年“老化”

現在，電腦已經在人們的工作、生活中占據重要位置。然而，從健康的角度來說，埋首看顯示屏是不符合頸椎的生理結構的。頸椎生理結構前突，最適合的生理位置是頭部在中立位且略有后伸，否則就容易造成頸椎韌帶勞損，引發頸椎病。

辦公室、家居電腦擺放位置不正確，已經成為誘發頸椎病乃至腰椎病的一大原因。很多單位、公司的辦公桌呈L狀，電腦大多擺放在身體側面的桌臺上，有些更糟糕，索性將電腦擠到辦公桌的右端。上班族工作一忙，情急之下來不及將轉椅調到正對電腦的位置，常常扭著身體或者轉頭去看電腦。這樣不僅頸椎容易出問題，腰肌也會受損。辦公室常見的另一誤區是“人高臺矮”，工作時總需彎腰低頭。此外，鼠標擺放位置距離身體太遠，操作者常需要手臂斜伸去握鼠標，也不合適。

正確的做法應該是將坐椅放低，顯示器升高，放在身體正前方，視線呈水平位，最好在屏幕正中。有些職業常需低頭，則應在工作間隙見縫插針，讓脖子放松一下。

如今，床上電腦桌成為“宅男”、“宅女”新寵。使用者在床上平躺或倚著靠枕，通過調整桌面的傾斜角度，視線幾乎和電腦屏幕垂直，比較接近坐著看電腦時的狀態，被認為可保護頸椎和腰椎。有了床上電腦桌，有人索性一躺就是一整天不“挪窩”。不過即使這樣，還是不能長時間使用，“肌肉和韌帶依然處于受牽扯的緊張狀態，每過半小時最好起身活動一下，或者改變姿勢，不然脊椎還是會出問題。”《廣州日報》2008.11.18

我國民營企業檔案工作探析

黃項飛在2008年第六期《檔案管理》上撰文，在分析了我國民營企業檔案工作現狀的基礎上，提出了推進民營企業檔案工作全面、健康發展的對策。作者認為，我國民營企業檔案工作的現狀大致可歸結為兩點。一是民營企業檔案工作處于自發的狀態，部分企業已有相當的發展水平；二是民營企業的整體檔案管理呈橄欖形狀，水平不均衡。一般而言，規模大的企業好于規模小的企業，明星企業好于一般企業，創立時間長的企業好于創立時間短的企業，效益好的企業好于效益差的企業。很多規模企業的企業主已經具有相當的檔案意識，在實踐中認識到檔案是企業極為重要的核心資源，并已經開展檔案管理工作，但沒能得到及時的指導，其水平有很大的局限性。

作者提出了推進民營企業檔案工作全面發展的四條對策。（一）開展心理引導，激發建檔熱情。一是管理意識引導，民營企業的檔案意識只有植根于宏觀管理觀念的土壤，才可能生長發育，忽視檔案工作，民營經濟的管理便成了無本之木；二是逆向思維引導，很多時候我們無法正確估計出檔案到底為企業產生了多大的直接效益，但卻能從反面告訴企業主，滯后的檔案工作必定是制約民營經濟發展的“短板”。（二）勇于開拓創新，實現多元服務。檔案部門為民企提供服務，應更多地注重于宏觀上的政策與技術的引導，而不應拘泥于繁重而不現實的具體業務環節，要不斷開拓創新，努力探索出一些新路子、新方法：一是充分運用檔案網站的傳播優勢，開辟內容豐富、信息新穎的民營企業檔案工作服務專欄，呈報最新的法規、標準，傳播先進經驗，普及檔案知識；二是有針對性地編寫業務指導材料和工作指南，送發到企業，指導建檔工作；三是根據民營企業的意愿，為企業培養檔案人員和招聘選拔檔案人才；四是積極推進檔案中介組織服務。（三）堅持依法治檔，注重監管方式。切忌采取簡單粗暴的工作方法，要做到在監管中不干擾民營企業的生產經營活動，有利于促進民營企業加強管理，提高經濟效益，有利于國家和社會有保存價值檔案的安全保管，科學利用，合理流向。（四）拓展管理范圍，推行多元模式。一是要樹立檔案管理范圍與企業競爭需要相適應的觀念，二是要樹立檔案管理手段與企業信息化進程相適應的觀念。

信息監理之于檔案信息系統建設

周美蘭在《中國檔案》二OO八年第七期撰文，針對當前檔案信息化建設過程中信息監理普遍缺位的問題，論述了信息監理的概念、檔案信息系統建設中信息監理的必要性及其監控重點等問題。所謂“信息監理”，就是信息工程建設監理受業主方（有的稱建設方或用戶）委托，代表業主方的利益，依法對該單位信息工程項目的全過程（包括其中不同階段）進行監督管理，并站在第三方的立場上，公正地對待開發方，協調業主和開發方的關系，按質量按進度完成該信息工程項目的監理。

作者認為，信息監理的實質是，在信息項目實施過程中，用專業的信息項目監理單位代替非專業的項目實施機構，對信息項目進行科學的管理，以確保信息項目實施的有效性和科學性，達到項目實施好、快、省和取得最大投資效益的目的。

信息監理的監控重點有六個：一是把握好系統建設的技術方向和軟硬件選型的合理性和適應性，有效地降低項目的建設風險；二是監督承建方在項目實施小組中的人員配備；三是提前考慮實施的各種風險和不可控因素，并在實施方案中加以控制；四是客觀實施計劃，通過和檔案部門、承建方的充分溝通，確定合理的階段性細化目標和計劃，并保證每個階段目標的相互銜接，最終確保總體目標的實現；五是穩定系統運行，避免局部和全局發生沖突，以保證系統穩定運行；六是建好檔案部門、承建方和監理方三者之間的溝通機制。