奧運檔案工作實踐與思考

一、奧運檔案工作的基本特點

1、廣泛性。奧運檔案涉及范圍極其廣泛，全區絕大部分單位都有奧運檔案產生。根據檔案的形成特點和規律，在保證檔案完整和有機聯系的基礎上，區檔案局將奧運檔案劃分為十五大類，即組織協調、工程建設、環境整治、安全保障、賽事、窗口服務、志愿者服務、新聞宣傳、文化活動、信息保障、環境保護、食品衛生、安全生產、公共衛生和其他等類，涵蓋了奧運會全過程，具有很強的可操作性。

2、階段性。奧運檔案工作具有明顯的階段性特點。一般分為三個階段，各階段呈現不同的特點。前奧運階段，即7年左右的籌備期，重點是奧運場館建設及環境整治形成的檔案。奧運階段，即奧運會舉辦期間，重視奧運會舉辦時各類賽事活動和各項保障工作的文件收集。后奧運階段，關注奧運檔案的歸檔和利用。

3、創新性。奧運檔案工作對檔案局而言是一項全新的工作，沒有現成的經驗和模式，需要開拓思路，不斷探索和調整。只有創新思路，以理論統領認識、指導實踐，再以實踐豐富理論，才能使奧運檔案工作更加科學有效。

4、同步性。隨著奧運會籌辦工作、賽時保障工作的陸續開展，奧運檔案工作有條不紊地同步扎實推進。2007年3月，北京奧運會石景山區組織工作委員會成立。委員會下設八個指揮部和一個辦公室。2008年5月，石景山區奧運工作指揮中心成立。隨著奧運工作的進展，組織機構和工作職責不斷變化，檔案工作也處于調整適應狀態。

5、邊緣性。奧運工作是一項階段性工作，奧運檔案工作僅僅是其中的一部分。相對其他奧運工作而言，其直接性、緊迫性、全局性較弱。大部分涉奧單位在奧運會前、會中都易將工作重點放在與奧運會的召開有直接關系的重點工作上去，奧運檔案工作很容易被邊緣化，從而影響奧運檔案收集的齊全完整。

二、區檔案局（館）為做好奧運檔案工作所采取的措施

1、加強領導，為奧運檔案工作提供保障。奧運籌辦工作啟動以來，區領導對奧運檔案工作給予高度重視。2007年，區委、區政府辦公室聯合制發了《關于加強我區奧運工作檔案管理的意見》，明確了奧運工作檔案的管理責任和規范要求。今年以來，區委區政府有關領導多次對奧運檔案工作做出重要指示，聽取匯報，出席區奧運檔案工作會議，多次指示要加強對奧運會籌辦和召開過程中各項工作的記載，形成完整、系統的奧運檔案。同時，我們還注意加強與區奧運工作相關單位、特別是重點單位的交流溝通，也得到了區相關部門領導對奧運檔案工作的重視和支持，保證相關單位奧運檔案工作的扎實開展。

2、全面部署，進一步提高各單位對奧運檔案工作的重視程度。區檔案局與區奧運辦、08辦聯合召開了全區奧運檔案工作會議，全面部署我區奧運檔案工作，明確了各單位的工作任務和責任，使奧運檔案工作列入各單位奧運工作議事日程。

3、文件指導，明確不同階段奧運檔案工作的重點和要求。區檔案局先后制發了《關于進一步加強石景山區奧運工程檔案管理的通知》、《關于石景山區奧運工作檔案分類、收集、整理、編目、移交工作的通知》、《關于進一步加強奧運會期間奧運工作文件材料、音像資料和實物收集歸檔工作的通知》、《關于進一步做好北京奧運會、殘奧會有關聲像、實物等檔案資料收集工作的通知》四個指導性文件，明確了各類奧運工作檔案的分類要求、收集范圍、整理標準、編目要求、歸屬流向和移交時間，針對不同階段奧運檔案工作的重點提出了指導性意見，保證了全區各階段奧運檔案工作有章可循。

4、培訓監督，為做好奧運檔案工作提供技術支持。區檔案局有針對性地對全區檔案人員進行了奧運檔案工作專題培訓，深入區奧運辦、08 辦、各奧運工作專項指揮部及相關單位進行一對一業務指導，提高檔案人員專業技能，保證奧運檔案的規范。同時，成立了奧運檔案收集監督指導小組，由局館長親自帶隊，深入區奧運指揮部、團委、文委等十余個涉奧重點單位監督檢查奧運檔案收集情況，協調解決了奧運檔案收集過程中遇到的問題和困難，確保了奧運檔案收集工作的順利開展。

5、有序征收，確保奧運檔案資料齊全完整。為保證奧運檔案完整收集、妥善保管，區檔案局成立了奧運檔案征收集工作小組，制定了詳細的征收集計劃和方案，明確了責任分工，有計劃、有步驟地開展奧運辦、08辦等奧運會臨時機構全部奧運檔案的接收進館工作，確保臨時機構形成的奧運檔案在奧運會后、機構撤銷前一個月內全部接收進館。全區其他奧運工作相關單位在奧運工作中形成的聲像檔案、實物檔案，根據《石景山區人民政府關于重大活動檔案管理暫行辦法》（石政發[2002]47號）的規定，于2008年10月底前收集整理完畢移交區檔案館。區檔案館還通過石景山電視臺、《石景山報》等媒體播發征集通告，面向社會全面啟動奧運相關聲像、實物檔案征集活動，保證了我區珍貴的奧運檔案文化遺產的完整保存。

6、統籌管理，編制奧運檔案專題目錄庫。為適應檔案信息化建設發展需要，確保奧運檔案數據的有效性，實現奧運檔案信息資源共享，區檔案館建立了奧運檔案專題電子目錄數據庫。各相關單位按照文書、實物、科技、音像等門類檔案分別編制奧運檔案電子目錄，上報區檔案館統一編制奧運檔案專題目錄庫。為奧運會后充分利用奧運檔案中的人文資源、教育資源開展各類主題宣傳教育活動，提供了必要的支持和保障。

三、奧運檔案工作的階段性成果

7月24日，區08辦首批74卷奧運工作檔案進館。10月21日，區奧運辦、區奧運工作指揮中心的實物檔案、音像檔案和文書檔案全部移交進館。截至目前，區檔案館已收集到各類涉奧實物檔案資料600余件，照片檔案7157張，音像檔案131盤。

同時，區檔案局承擔了10月17日至31日在北京國際雕塑園舉行的《石景山奧運之旅主題展覽》的實物展覽工作。展覽以時間為序，以奧運籌辦的主要工作和重大活動為主線，通過500余件奧運實物檔案資料生動再現了我區人民參與奧運、奉獻奧運、服務奧運、享受奧運的精神風貌，以及全區各單位為奧運會成功舉辦做出的突出貢獻。歷時半個月的展覽共吸引了來自全區機關、部隊、學校、社區及個人參觀者10萬余人，多次接待上海、青海等外省市領導參觀訪問，得到了社會各界的廣泛好評。這也是奧運會后北京市區縣檔案局（館）利用奧運實物檔案資料舉辦的第一個展覽。

四、奧運檔案工作存在的問題及對策分析

（一）存在的問題

檔案收集、分類和整理等一些具體環節尚需完善。調研發現，最為突出的，一是奧運檔案收集整理面臨很多困難。奧運會形成的文件和檔案數量較大，由于檔案人員兼職過多，很多單位缺乏充足的人力從事奧運檔案工作。二是部分單位檔案人員頻繁更換，一些新檔案員缺乏檔案工作基礎知識，致使奧運檔案的收集、整理、保管存在困難，工作效率、工作水平難以提升，奧運檔案培訓工作還有提升的空間。

（二）對策分析

1、加強宣傳工作，進一步提高對奧運檔案工作的重視程度。積極爭取組織、人事部門的支持，將檔案宣傳教育列入今后領導干部任職培訓和公務員培訓的內容，全面提升領導干部和工作人員的檔案意識，提高對檔案工作的重視程度，合理安排檔案人員的工作，保證檔案人員有足夠的精力從事檔案工作，在時間緊、任務多的情況下，保證奧運檔案盡快完整歸檔。

2、加強監督指導，提高工作實效。在下一階段的工作中，區檔案局作為檔案行政管理部門將繼續加強與涉奧單位的協調，形成各部門、各單位大力協同、密切合作的工作機制。同時進一步加強對奧運檔案工作的后期培訓和監督指導，積極深入基層，支持和幫助基層檔案人員解決困難和問題，團結一心，打好收官之戰。

3、樹立先進典型，發揮示范輻射效應。奧運檔案工作的卓有成效離不開各單位涌現出的一大批扎實肯干、無私奉獻的優秀干部。區檔案局將重點抓好先進典型的培樹工作，發揮他們的感染作用和輻射效應，鼓勵引導更多的干部做好檔案工作，推進全區檔案事業的全面發展。

4、整合開發資源，推進奧運檔案利用工作有序開展。“后奧運時期”，奧運檔案工作的重點將轉移到奧運檔案的開發利用上。據統計，截至10月初，各單位利用奧運檔案制作畫冊、撰寫編研材料共37冊，提供利用270人次，537卷次。可以預見，奧運檔案的利用價值才初見端倪，還有巨大的科技價值、人文價值有待發掘。在開發利用奧運檔案的同時，提升檔案工作的受關注度，擴大檔案工作的影響力，從而促進和推動檔案事業的可持續發展。

作者單位：北京市石景山區檔案局（館）