論Ｅｘｃｅｌ在學生成績管理中的應用

摘要：Excel是一個功能非常強大的表格數據管理軟件，它的數據計算和數據處理的各種功能能夠有效地處理人們日常工作中遇到的很多的數據表，本文主要從學校常見的學生成績表格的管理詳細闡述Excel的數據計算功能和圖表的插入以及數據表格的打印問題。

關鍵詞：Excel；公式與函數；圖表；頁面設置

中圖分類號：TP317.3文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2008)25-1608-03

Discussing The Application of Excel In Student Score Management

LIU Jian-zhi

(Hunan Vocational College of Commerce， Changsha 410205，China)

Abstract：Excel is a kind of powerful spreadsheet Data Management Software。All kinds of functions in data computing and data processing can effientlty process many data spreadsheet in usual work. This article explains the function of data computing and inserting of graphic and printing of data spreadsheet from usual student score table in detail.

Key words: excel；formula and function；graph；page establishment

1 引言

學生成績表是學生學籍管理的一個非常重要的數據表格，每個學期需要將學生的成績分別錄入到一表中，然后求出學生的總分、各科成績的平均分、等級、排名和各科成績在各個分數段的人數以及成績的分布情況圖等等，最后將成績表打印成冊分發到各班級，這些工作如果利用Excel來進行處理，會使這些復雜的問題變得非常簡單，可以大大提高你的工作效益。下面以圖1所示的成績統計表詳細闡述利用Excel如何處理成績表的系列問題。圖1是已經輸入好的學生成績原始數據的學生成績統計表，其中表格的第1行是表格的標題行，說明是怎樣一個內容的表格。第2行是成績表的一個說明，如2007-2008學年的第1學期，班級是06計應1-2班，操作日期。第3行是表格的具體欄目，相當于數據庫中的表的字段。第4至第101行是06計應1-2班的98個同學的成績。

■

圖1 學生成績統計表

2 成績統計表中的有關計算問題

在學生成績表統計中，往往要解決以下2個大問題：

(1)求出每個同學的總評平均分、總分、等級（如果總評平均分分數“>=90分”則為“優秀”，分數在“80-89分”之間為“良”，分數在“70-79分”為“中”，分數在“60-69分”為“及格”，分數“<60分”為“差”）。和名次。

(2)求出每門課程和總評平均分的平均分、最高分、最低分、>=90分人數、大于等于80而小于90分的人數、大于等于70而小于80分的人數、大于等于60而小于70分的人數、不及格人數。

上面的2個大問題都是涉及的有關計算問題，我們可以利用Excel的函數功能輕松地完成這些工作，其中這里要利用的函數有：求平均值函數AVERAGE（number1，number2，…）；求和函數SUM（number1，number2，…）；條件判斷函數IF（logical_test，value_if_true，value_if_1）根據邏輯表達式的真假值返回不同的結果，當邏輯表達式為真時，返回值1，否則返回值2；數值大小排位函數RANK(number，ref，order)，返回一個數字在數字列表中的排位；求最大值函數MAX（number1，number2，…）；求最小值函數MIN（number1，number2，…）；條件統計函數COUNTIF（range，criteria）計算區域中滿足給定條件的單元格的個數。

求每個同學的總評平均分：在圖1所示的表格的I4單元格輸入“=AVERAGE(C4:H4)”，然后利用自動填充的方法將公式復制到單元格I5-I101；

求每個同學的總分：在圖1所示的表格的J4單元格輸入“=SUM(C4:H4)”，然后利用自動填充的方法將公式復制到單元格J5-J101；

求每個同學的等級：在圖1所示的表格的K4單元格輸入“=IF(I4>=90，\"優秀\"，IF(I4>=80，\"良\"，IF(I4>=70，\"中\"，IF(I4>=60，\"及格\"，\"差\"))))”，然后利用自動填充的方法將公式復制到單元格K5-K101；

求每個同學的名次：在圖1所示的表格的L4單元格輸入“=RANK(I4，I$4:I$101)”，然后利用自動填充的方法將公式復制到單元格L5-L101；

求出每門課程和總評平均分的平均分：在圖1所示的表格的C103單元格輸入“=AVERAGE(C4:C101)”，然后利用自動填充的方法將公式復制到單元格D103-I103；

求出每門課程和總評平均分的最高分：在圖1所示的表格的C104單元格輸入“=MAX(C4:C101)”，然后利用自動填充的方法將公式復制到單元格D104-I104；

求出每門課程和總評平均分的最低分：在圖1所示的表格的C105單元格輸入“=MIN(C4:C101)”，然后利用自動填充的方法將公式復制到單元格D105-I105；

求出每門課程和總評平均分的>=90分人數：在圖1所示的表格的C106單元格輸入“=COUNTIF(C4:C101，\">=90\")”，然后利用自動填充的方法將公式復制到單元格D106 -I106；

求出每門課程和總評平均分的大于等于80而小于90分的人數：在圖1所示的表格的C107單元格輸入“=COUNTIF(C4:C101，\">=80\")-COUNTIF(C4:C101，\">=90\")”，然后利用自動填充的方法將公式復制到單元格D107 -I107；

求出每門課程和總評平均分的大于等于70而小于80分的人數：在圖1所示的表格的C108單元格輸入“=COUNTIF(C4:C101，\">=70\")-COUNTIF(C4:C101，\">=80\")”，然后利用自動填充的方法將公式復制到單元格D108 -I108；

求出每門課程和總評平均分的大于等于60而小于70分的人數：在圖1所示的表格的C109單元格輸入“=COUNTIF(C4:C101，\">=60\")-COUNTIF(C4:C101，\">=70\")”，然后利用自動填充的方法將公式復制到單元格D109 -I109；

求出每門課程和總評平均分的不及格的人數：在圖1所示的表格的C110單元格輸入“=COUNTIF(C4:C101，\"<60\")”，然后利用自動填充的方法將公式復制到單元格D110 -I110；

3 成績統計表中的圖表的插入

圖表可以使數據更易于理解，更容易體現出數據之間的相互關系，并有助于發現數據的發展趨勢。在圖1所示的學生成績統計表中現在要求將總評平均分的分布情況用圖表的形式顯示出來，并加相應的圖表說明，圖表中必須顯示各個分數段的學生所占的百分比。

Excel提供了很強大的圖表功能。由于要顯示各個分數段的學生所占的百分比，我們可以選擇Excel的圖標類型為三維分離型餅圖，具體操作步驟為：先選定單元格區域A106：A110和單元格區域I106：I110，單擊常用工具欄中的“圖標向導”按鈕，彈出圖2所示的“圖表向導”對話框，選擇圖表類型為餅圖，子圖表類型為分離型三維餅圖，單擊對話框中的下一步按鈕，再在彈出的“圖表向導”對話框中單擊下一步按鈕，則彈出圖3“圖表向導”對話框，在對話框中選擇“標題”選項卡，輸入圖標標題內容“成績分布比例圖”，再單擊“數據標志”選項卡，選擇數據標簽包括“百分比”（如圖3所示），然后單擊完成按鈕，則圖表創建出來，適當調整圖表的高度和寬度和設置圖表的字體大小及圖表區的填充效果，則可得到非常美觀的圖表。

■

圖2 “圖表向導”對話框1圖3 “圖表向導”對話框2

4 成績統計表的打印處理問題

成績統計表做好之后，往往需要將一些內容設置特殊的格式，比如需要將每門課程和總評平均分的分數不及格的分數設置為藍色字體，大于等于90分的設置為紅色字體或者將表格內容打印出來。

如果要將每門課程和總評平均分的分數不及格的分數設置為藍色字體，大于等于90分的設置為紅色字體，我們可以先選定相應的數據，單擊菜單格式-條件格式，則彈出圖4所示的“條件格式”對話框，在對話框中設置相應的條件和格式。

■

圖4 “條件格式”對話框

由于工作表內容較多，需要2頁以上的打印紙張，打印出來的表格的每一頁都需要有表格的1-3行的內容，此時需要對表格的頁面進行相應的設置，單擊文件-頁面設置，彈出圖5所示的“頁面設置”對話框，分別選擇“頁面”、“頁邊距”、“頁眉/頁腳”選項卡，適當設置紙張大小，打印方向，這里由于表格內容較寬，可以設置打印方向為“橫向”，然后設置紙張的上下、左右邊距和頁眉頁腳距離以及頁眉頁腳的文字內容等。選擇“工作表”選項卡，設置打印標題的“頂端標題行”為表格內容的1-3行，在“頂端標題行”文本框中輸入$1:$3（如圖5所示）。單擊常用工具欄中的“打印預覽”按鈕，則可以預覽打印的效果。如果預覽效果不滿意，可以做進一步的頁面設置，或者調整表格的行高列寬，直到滿意為止。

■

圖5 “頁面設置”對話框

從以上介紹可以看出，在Excel中處理成績表，不僅速度快，而且計算結果準確，能起到事半功倍的效果。

參考文獻：

[1] 杜茂康. Excel在數據管理與分析中的應用[M]. 北京：清華大學出版社，2005.

[2] 甘登岱，徐建平. 新編中文版Office 2000 三合一[M]. 北京：北京希望電子出版社，2005.