Ａｃｃｅｓｓ ２００３在醫療器械管理的應用

摘要：Access2003軟件具有強大的數據庫管理功能，同時又具有操作簡單，易于學習和使用的優點，十分適合醫院的基層人員在管理醫療械是使用。

關鍵詞：Access；醫療器械管理

中圖分類號：R197文獻標識碼：B文章編號：1009-3044(2008)22-835-02

Microsoft Access2003 （以下簡稱Access）是Office2003的一個套裝程序，普遍裝于近年出售的計算機中。Office200已經成為一個應用最廣泛的辦公軟件，Access2003也成為各計算機必備的管理數據庫。由于我們平常配發的各類數據庫管理軟件大多使用的是AQL等大型數據庫，基層工作人員計算機水平不高，不能進行二次開發，所以在具體到有特色的應用時，簡單易上手的Access就顯得十分好用。特別是其中文版是全漢化的窗口界面，具備一系列的工具來收集、檢索、顯示和打印數據，做到所見即所得的效果。對于一些特定場所的管理，具有功能強大，操作直觀方便、易學易掌握的優點。為適應基層醫院的醫療器械管理電腦化的需要，筆者結合鄭州大學第五附屬醫院設備庫房的具體情況，探索了應用Access軟件對基層醫院醫療器械管理的方法，結果表明：應用Access能夠適應基層醫院的醫療器械管理電腦化的需要，而且安全、可靠、簡便易行。

建庫流程：

啟動Access程序——創建管理數據庫——創建管理數據表——創建查詢文件——醫療器械管理及應用。啟動Access程序后，首先要創建醫療器械管理數據庫，然后創建存放醫療器械信息的數據表，基于數據表再創建信息查詢文件，這樣就可以達到大多數的醫療器械管理目的。

1 建立醫療器械管理數據庫

在Access啟動窗口中選擇“空數據庫”——單擊“確定”——在“文件名” 框中鍵入“醫療器械管理數據庫”——指明保存位置——單擊“創建”。Access隨即自動在指定位置創建了一個指定名的醫療器械管理數據庫。為了確保安全，僅讓有權限的工作人員使用該數據庫，應該為其設立打開密碼，方法是：點擊最上面一行的“工具” 欄——選“安全” ——“設置數據庫密碼”——輸入兩次密碼——單擊“確定”。

2 建立醫療器械數據表

打開已建的“醫療器械管理數據庫”——依次單擊“表” 標簽——“新建” ——“設計視圖”——“確定”。屏幕上部可見包含“字段列表”、“數據類型”、“說明” 組成的“設計網絡” 和下部針對選定字段的有關屬性列表兩部分組成的數據表“視網設計”。根據醫療器械數據庫所需要的有關宇段及字段類型，完成“醫療器械數據表” 的結構建立并保存。

3 建立各個查詢文件

根據器械管理的目的和需要，可以建立以下查詢文件。

3.1 初級查詢

醫療器械入庫情況：以“醫療器械數據庫” 為基礎，建立初級查詢（醫療器械的入、出庫情況），在其中增加“入庫金額（元）”、“出庫金額（元）”、“庫存量” 四個計算字段，從而實現對醫療器械數據庫使用和查詢以及為次級查詢做基礎。方法是：

1）打開“醫療器械數據庫”；

2）依次單擊標簽“查詢”——“新建”——“設計視圖” ——“確定” ——“表” ，選中“醫療器械數據表” ——“添加”——“關閉”；

3）在“設計視圖” 的字段列表框中，全選各個字段加到下部的“設計網絡” 中。然后在其后跟著的四個空字段的字段各位置處，將“[金額（元）] * [入庫數量]”、“[金額（元）] * [出庫數量]”、“[入庫數量]一[出庫數量]”分別用半角字符和半角標點符號方式原樣輸入。并將這四個位置出現的“表達式1”、“表達式2”、“表達式3” 用鍵盤輸入法分別改成“入庫金額（元）”、“出庫金額（元）”、 “庫存量”（注意：更改時“：” 及其后的內容不能改變），形成四個計算字段：

4）根據使用目的，在“設計視圖” 中，通過分別設置各個字段的“排序”、 “顯示” 和“準則”， 然后按“執行” 鍵即可得到除了“匯總” 功能之外的各種醫療器械出、入庫信息查詢的結果；

5）保存以上設計，命名為“初級查詢”。

3.2 建立具有時間參數的二級查詢和具有時間

參數及匯總功能的三級查詢由于Access的規定，只有先建立具備時間參數的二級查詢，才能在此基礎上建立同時具備時間參數和匯總功能的三級查詢。

1）建立二級查詢：

①在“查詢” 標簽中依次單擊“新建”——“設計視圖” ——“確定” ——“查詢” 標簽——“初級查詢” ——“添加” ——“關閉”。

②在“查詢設計視圖”的字段列表框中，分別雙擊與醫療器械入庫有關的各個字段（按使用者的需要決定），進入設計網絡中。

③在“入庫數量” 和“入庫日期” 的“準則”行中，用半角字符和半角標點符號輸入“< >0”和“>： [輸入起始日期]and<= [輸入終末日期]’’。保存并命名為“二級查詢l（某時段醫療器械入庫情況）”。

④重復以上① ，② ，③ 步驟，把②步中的“與醫療器械入庫有關的字段” 和③ 步中的“入庫日期” 和“入庫數量” 分別改成“醫療器械出庫有關的字段”、“出庫日期” 和“出庫數量”，保存并命名為“二級查詢2 （某時段醫療器械出庫情況）”。

⑤重復以上① 、② 步驟，但在② 步驟中要同時選取醫療器械出、入庫和庫存有關的字段，在之后的第一個空字段的字段名位置處，用3.1中的方法建立計算字段“庫存金額（元）”。保存并命名為“二級查詢3 （醫療器械庫存情況）”。

⑥根據我院的實際情況，將醫療器械分為A、B、C、D四類管理，建立查詢，重復① 步驟，選定“醫療器械名稱” 和“金額（元）” 兩項（其它項可以按使用者的需要增加）， 并在“金額（元）” 的“準則” 行中，用半角字符和半角標點符號輸入“>：100000”，保存并命名為“A類醫療器械明細表”； 同法， 只改“準則”，改為“>10000and<100000”，保存并命名為“B類醫療器械明細表”； 改為“10000”，保存并命名為“C類醫療器械明細表”。

2）建立三級查詢

①在“查詢” 標簽中依次單擊“新建” ——“設計視圖” ——“確定” ——“查詢”——選“二級查詢l（某時段醫療器械入庫情況）” ——“添加” ——“關閉”。

②在“查詢設計視圖” 的字段列表框中，分別雙擊“醫療器械名稱”、“簡寫”、“規格”、“入庫價”、“入庫數量” 和“入庫金額” （其它字段可按需要自選）。

③在“菜單” 欄中單擊“視圖” ——單擊“合計”， 在各個字段的“合計” 行中可出現“Group By”，由此實現對每個字段的分組歸類。

④在“購入金額” 和“入庫數量” 字段的“合計” 行中的右邊點擊下拉菜單中“Stun” 實現匯總。

⑤保存并命名為“三級查詢1（某時間段醫療器械入庫數量及采購金額匯總）”。

⑥重復以上① 、② 、③ 、④ 步驟，在字段“簡寫” 的“準則”行中用半角字符和半角標點符號方式輸入“[輸入醫療器械簡寫]”，保存和命名為“三級查詢2（某時段某器械入庫數量及購入金額匯總）”。

⑦重復以上① 、② 、③ 、④ 步驟，將① 步驟中“二級查詢l（某時段醫療器械入庫情況）” 改為“二級查詢2 （某時段醫療器械出庫情況）”，將② 步驟中的“入庫數量”和“入庫金額” 改為“出庫數量” 和“出庫金額”，保存命名為“三級查詢3 （某時段某器械出庫數量及出庫金額匯總）”。

⑧打開“三級查詢3 （某時段某器械出庫數量及出庫金額匯總）” ——單擊“菜單”欄中的“視圖”——單擊“設計視圖”——在“簡寫”字段的“準則” 行中用半角字符和半角標點符號方式輸入“[輸入醫療器械名稱簡寫]”，保存并命名為“三級查詢4 （某時段某器械現有金額及數量匯總）”。

⑨重復以上① 、② 、③ 步驟，將① 步驟中的“二級查詢l （某時段醫療器械入庫情況）” 改為“二級查詢3 （醫療器械庫存情況）”，在② 步驟中分別雙擊與器械庫存有關的字段。并在“庫存量”字段的“準則” 行中用半角字符和半角標點符號方式輸入“<>0”，在“庫存金額” 和“庫存量” 字段的“合計” 行中的右邊單擊下拉菜單中單擊“Stun” 實現匯總。保存和命名為“三級查詢5 （醫療器械庫存匯總）”。

⑩重復⑨ 步驟，在第一空字段名處用半角字符和半角標點符號方式輸入“實盤數： ”， 以便在盤點表中給出填寫某醫療器械的實盤數的空白列，并在“簡寫” 字段的“準則” 行中用半角字符和半角標點符號方式輸入“[輸入醫療器械名稱簡寫]，，保存并命名為“三級查詢6（某醫療器械盤點表）。至此在該器械管理數據庫中，建成了三級共13個常用的器械管理查詢文件（使用者可以根據自己的需要， 再建立其他查詢文件）”。

4 應用

4.1 醫療器械入、出庫操作

新購入醫療器械出庫或銷售的數據錄入，打開“醫療器械管理數據庫”——單擊“表” 標簽——單擊“醫療器械數據表” ——在末條記錄處輸入醫療器械信息， 以相同方法也可輸入器械盤點信息。

4.2 檢索與查詢

1）醫療器械信息檢索“醫療器械數據庫” 和各級查詢表中的各個字段的醫療器械信息，均可通過“編輯” 菜單中的查詢命令來進行檢索。

2）醫療器械信息查詢單擊“查詢” 標簽，根據工作需要選擇并雙擊我們已建立的“查詢文件”，根據屏幕提示輸入時間參數或醫療器械名稱簡寫參數，所需要查詢結果可以使用“打印” 命令進行打印輸出結果。例如，我們想查詢2007-3-01到2008-3-31間“彩色B型超聲診斷儀” 的入庫數量和出庫金額，可雙擊“查詢” 標簽中的“三級查詢2 （某時間某器械出庫數量和金額匯總）” 按屏幕提示輸入起始時間2007-3-01和終末時間2008-03-31，再輸入要查詢的器械名，查詢結果即刻顯示。

5 討論

1）以上我們只是介紹了使用Access進行的醫療器械的庫房管理，但在實際工作中， Access可以應用的地方還有很多，例如，我們用Access還制作了耗材的管理庫，在使用上也十分方便。這說明在計算機技術飛速發展的今天，我們人人都應該掌握一定的計算機技術，但由于計算機技術浩如煙海，所以我們只需要針對我們自己應用的需要學習到夠用的知識就可以投入使用，而不能等所有好的軟件都開發出來才進行信息化的管理。

2）算機還是輔助人來管理的，所以即使在使用計算機管理后，仍然要嚴格庫房制度，將每次的進貨和出庫都認真進行登記，才能做得到管理得當，否則，只能使管理陷入混亂。

3）針對將來的聯網數據庫的拿手，Access也預留了接口，可以通過“導人” 或“導出” 將不能聯網的大量數據進行傳遞與處理，使我們能及時得到準確的醫療器械信息和已用的醫療器械使情況，這樣 ，就可以為決策部門提供醫院綜合的設備情況，提高醫院宏觀管理和決策能力。