ＷＯＲＤ交叉引用功能的應(yīng)用分析

摘要：文章介紹了微軟公司的產(chǎn)品Word里面交叉引用概念及在論文參考文獻(xiàn)標(biāo)注中的應(yīng)用，并通過交叉引用的轉(zhuǎn)換宏代碼說明交叉引用的靈活技巧。

關(guān)鍵詞：交叉引用；宏；參考文獻(xiàn)；Word

中圖分類號(hào)：TP391文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044(2008)16-21305-02

Application on Cross-reference of Microsoft Office Word

DAI De-bao

(College of International Business and Management， Shanghai University，Shanghai 201800，Chian)

Abstract:The paper illustrates the concept of cross-reference function in Microsoft word product， and discusses its application in noting the reference citation in a thesis or a paper. The macro codes are given to tell how to transform cross-reference notes to real number notes.

Key words:Cross-reference; Macro; Reference; Word

1 什么是交叉引用

微軟中文版WORD2003的幫助文件里面對(duì)交叉引用定義為，交叉引用是對(duì)文檔中其他位置的內(nèi)容的引用，例如，“請(qǐng)參閱圖表1”。可為標(biāo)題、腳注、尾注、書簽、題注、編號(hào)項(xiàng)、表格、公式、圖表等創(chuàng)建交叉引用。

由此可見，交叉引用在文檔編輯中至少有以下兩大作用：

(1) 前后呼應(yīng)。這一作用是即繼承傳統(tǒng)人解讀思維，又適應(yīng)現(xiàn)代人的閱讀方式。在傳統(tǒng)鉛字排版的印刷圖書或著作中，人們?yōu)榱烁用鞔_說明和解釋問題，經(jīng)常會(huì)使用圖、表、腳注、尾注、公式等，為了增強(qiáng)行文的邏輯性，會(huì)使用不同層次的標(biāo)題。而且行文為了減少不必要的重復(fù)可能會(huì)將讀者的視線轉(zhuǎn)移到相應(yīng)的圖、表、公式、注釋或標(biāo)題上，就會(huì)使用類似，請(qǐng)參見……。WORD中的交叉引用除了能夠達(dá)到上述的排版效果外，還可以附帶超級(jí)鏈接，即在WORD的電子文檔閱讀中，讀者可以使用鼠標(biāo)點(diǎn)擊交叉引用處的文字直接跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的引用元素，這是在現(xiàn)代大家都使用計(jì)算機(jī)工作和學(xué)習(xí)的環(huán)境下必要的功能。

(2) 形變而神不變。前后呼應(yīng)的效果是文章排版和閱讀的需要，方便讀者閱讀，即是為讀者著想的。而第二個(gè)作用則是專門為作者準(zhǔn)備的。因?yàn)閷?shí)際引用原處的標(biāo)題、標(biāo)注、編號(hào)項(xiàng)、公式、圖表等內(nèi)容或編號(hào)會(huì)發(fā)生變化，而引用處也要求能夠使得引用指向內(nèi)容不變，這便是在編輯狀態(tài)下交叉引用的重要作用。如果文章短小，引用不會(huì)太復(fù)雜，修改也方便；但對(duì)于文章篇幅較長的學(xué)位論文、專題著作、學(xué)術(shù)研究報(bào)告，交叉引用會(huì)給作者帶來很大的方便。下面以論文參考文獻(xiàn)的標(biāo)注來詳細(xì)說明交叉引用功能應(yīng)用。

2 交叉引用在論文參考文獻(xiàn)標(biāo)注中的運(yùn)用

參考文獻(xiàn)是各個(gè)學(xué)科研究作品里面不可或缺的組成部分，一是體現(xiàn)作者在進(jìn)行專題研究時(shí)對(duì)一定范圍內(nèi)的研究狀況的了解，以反映專題研究價(jià)值；二是保持對(duì)原作者的尊重，尊重別人的智力勞動(dòng)成果；三是體現(xiàn)了作者一定的法律意識(shí)，盡量明晰所引用作品的出處，以免因?qū)斫缍ú磺宥鹪V訟官司；四是體現(xiàn)了對(duì)讀者負(fù)責(zé)的精神，以幫助讀者能夠力所能及地保持對(duì)原文原意的理解。所以現(xiàn)代期刊和著述都習(xí)慣地要求給出引用部分的相應(yīng)格式的參考文獻(xiàn)，一般是“作者. 篇名. 期刊名/出版社/網(wǎng)址. 日期.”。詳細(xì)的還要求注出引用部分所在頁面范圍。

參考文獻(xiàn)在作品里面一般被安排在正文的后面，并通過正文標(biāo)注告知讀者某一句或某一段直接或間接引用的出處。現(xiàn)在流行的參考文獻(xiàn)標(biāo)注方法有兩種：一是“在引文處，對(duì)引用的文獻(xiàn)，按它們?cè)谡撐闹谐霈F(xiàn)的先后用阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編序，將序號(hào)置于方括號(hào)內(nèi)，并視具體情況把序號(hào)作為上角標(biāo)，或作為語句的組成部分”[2]；二是“在文中引用文獻(xiàn)（包括引用原文）時(shí)，不作注釋（無論是腳注還是尾注），而是在引用處加一括號(hào)，括號(hào)中注明：(1)作者姓名;(2)出版年份(不注月份)，包括刊物的出版年份;(3)如有必要，注明頁碼”[1]。早期文獻(xiàn)前者見多，后期文獻(xiàn)標(biāo)注的第二種情況也很多見。

這是為什么？值得推測(cè)的原因可能出現(xiàn)在參考文獻(xiàn)的排序問題上。為了能夠方便讀者查看的具體引用出處，一般需要對(duì)后面的參考文獻(xiàn)進(jìn)行編號(hào)。如果忽略或不對(duì)作者姓名進(jìn)行排序，使用前面一種標(biāo)注形式比較簡單、方面。這樣在參考文獻(xiàn)著錄部分就會(huì)看到中英文交替而呈現(xiàn)的雜亂無章的局面，為了避免這種情況的出現(xiàn)，就需要按照作者姓名進(jìn)行排序。讀者可以很快根據(jù)排序的順序號(hào)或原作者的姓名找到相應(yīng)的出處。然而對(duì)于前者隨之而來的問題是參考文獻(xiàn)著錄的編號(hào)會(huì)隨排序變化而變化，正文引用編號(hào)指向便不正確了，再重新修改對(duì)于長篇文章或引用較多的文章來說幾乎不可能。而使用后一種方法，便可避免這樣的問題，按照作者無論怎樣排序，應(yīng)為引用只與作者姓名、參考文獻(xiàn)發(fā)表時(shí)間有關(guān)，而與編號(hào)無關(guān)，所以引用指向不會(huì)因參考文獻(xiàn)的重新排序而變得混亂。但這樣也不是說沒有問題，當(dāng)相同的作者在同年有兩篇或多篇作品時(shí)，引用指向就不明確，處理時(shí)還要加編序號(hào)。所以在借助編輯軟件的交叉引用功能，使用前一種方法，便可解決上述所有問題。下面介紹詳細(xì)的步驟。

(1) 建一個(gè)兩列的表格，第二列用于動(dòng)態(tài)添加參考文獻(xiàn)，通常格式是：“作者姓名，文獻(xiàn)名，出處名（刊名或出版社名），刊登期次年月或出版年月”，當(dāng)然不同的出版社或期刊編輯部可能會(huì)在局部細(xì)節(jié)處要求不同；

(2) 對(duì)參考文獻(xiàn)表格第一列使用“自動(dòng)編號(hào)”；

(3) 正文引用參考文獻(xiàn)標(biāo)號(hào)時(shí)，使用“插入”菜單的“交叉引用”命令：“引用類型→編號(hào)項(xiàng)”，“引用內(nèi)容→段落編號(hào)”。如：“□□□□□□□□[8] ”，其中“8”為交叉引用編號(hào)，“□”表示省略的文字；

(4) 這樣反復(fù)按照前面步驟添加參考文獻(xiàn)及引文標(biāo)號(hào)。當(dāng)需要進(jìn)行參考文獻(xiàn)排序時(shí)，使用WORD“表格”菜單的“排序”功能對(duì)表格參考文獻(xiàn)記錄第二列按照“拼音”排序，則表格記錄重新按照作者姓名排序；

(5) 使用“編輯”菜單的“全選”命令，然后按下“F9”鍵，進(jìn)行“域更新”，或關(guān)閉文檔后重新打開即可實(shí)現(xiàn)正文引用處的參考文獻(xiàn)引文標(biāo)號(hào)更新。

值得說明的是，參考文獻(xiàn)使用表格形式的用意是使得正文處參考文獻(xiàn)引文標(biāo)注的編號(hào)容易查找。因?yàn)榈谝涣械木幪?hào)后沒有其他文字，而正文處其他地方的使用的項(xiàng)目編號(hào)或自動(dòng)排序后因有文字在交叉引用的對(duì)話框里面很明顯。所以也建議在正文或其他地方不要使用類似參考文獻(xiàn)表格式的排序。

3 交叉引用的宏變換

書稿或論文寫完后，最后對(duì)參考文獻(xiàn)進(jìn)行排序，重新進(jìn)行域刷新或關(guān)閉文檔在打開，便可以看見參考文獻(xiàn)的標(biāo)注也全跟著參考文獻(xiàn)重新排序編號(hào)的變化而改變了。那么最后問題是，往往期刊編輯部或出版社都會(huì)向作者索要電子文檔，而且可能對(duì)其進(jìn)行修改，如果編輯將文檔局部內(nèi)容拷貝到另外文檔中，那麻煩就大了，重新打開文檔，會(huì)發(fā)現(xiàn)許多加粗的文字：“錯(cuò)誤！未找到引用源”。故最后還有一道工序就是恢復(fù)交叉引用標(biāo)號(hào)為實(shí)際所見的數(shù)字標(biāo)號(hào)，而不是變灰的“域”標(biāo)號(hào)。如果篇幅不長，引用數(shù)量不多，可以手工更改過來；但是對(duì)于長篇文章或著作引用狀況，手工更改的工作量會(huì)讓人望而卻步。這時(shí)可以利用VBA編程進(jìn)行統(tǒng)一更改。程序如下：

‘以下宏的作用是將交叉應(yīng)用變成實(shí)際數(shù)字

Sub fieldrep()

Dim ii， fcount， klog ‘ ii－循環(huán)變量， fcount－文檔域的數(shù)目， klog－域結(jié)果數(shù)值

Dim fcode， fresult ‘fcode－域代碼， fresult－域結(jié)果

fcount = ActiveDocument.Fields.Count

For ii = 1 To fcount

If ii <= fcount Then

fcode = Trim(ActiveDocument.Fields(ii).Code)

fresult = ActiveDocument.Fields(ii).Result

klog = Val(fresult) > 0 And LCase(Left(fcode， 3)) = \"ref\"

If klog Then

If MsgBox(\"確定替換嗎？\"， vbYesNo， \"提示\") = vbYes Then

ActiveDocument.Fields(ii).Select

Selection.TypeText Text:=fresult

fcount = fcount - 1

End If

End If

End If

Next

End Sub

上述方法的原理是遍歷當(dāng)前word文檔的所有的域，查找所有交叉引用的域（klog=true），并用相應(yīng)的域值或域結(jié)果（即實(shí)際數(shù)字標(biāo)號(hào)）替換相應(yīng)的域。使用方法是在word工具菜單→宏→宏面板上創(chuàng)建宏，名稱可輸入為Fieldrep，然后進(jìn)入編輯狀態(tài)，復(fù)制上述程序段，點(diǎn)擊運(yùn)行，便可實(shí)現(xiàn)上述功能；也可以進(jìn)入word工具菜單→宏→Visual Basic 編輯器，然后在左邊項(xiàng)目工程窗口里右擊菜單插入模塊，然后將上述整體代碼拷貝到該模塊中，其中包括首尾得“Sub fieldrep()”及“End Sub”語句。然后將光標(biāo)放在該宏代碼段內(nèi)，點(diǎn)擊右向三角圖標(biāo)“?”運(yùn)行宏即可。

4 結(jié)束語

上述內(nèi)容說明信息時(shí)代的今天一方面計(jì)算機(jī)軟硬件給人們工作、學(xué)習(xí)乃至生活帶來極大的便利，另一方面只有人們不斷的學(xué)習(xí)和熟悉計(jì)算機(jī)軟硬件的知識(shí)，才能使得先進(jìn)的工具物盡其用。微軟Office及其他各種平臺(tái)應(yīng)用工具軟件包含了許多潛在的功能，多了解一些，即可以使得工作盡善盡美。

參考文獻(xiàn)：

[1] 《經(jīng)濟(jì)研究》參考文獻(xiàn)索引及附錄體例[J]. 經(jīng)濟(jì)研究， 2007， 42(7):159-159.

[2] 彭蓮好. 參考文獻(xiàn)的標(biāo)注與著錄分析[J]. 圖書館建設(shè)， 2004(4):90-93.