Ｅｘｃｅｌ單元格格式轉換實用技巧

摘要：了解Excel單元格數據格式的含義及數據格式轉換的方法，并利用數據格式轉換功能解決在實際工作中遇到的Excel文本型數據轉換為數值型數據和文本型數據轉換為時間型數據等問題。

關鍵詞：Excel；格式轉換；數值；文本；時間

中圖分類號：TP311文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2008)16-21358-02

The Technique of Cell Format Conversion in Excel

YAN Bing

(Henan Polytechnic Insitute， Library， Nanyang 473009， China)

Abstract: To know the meaning of cell data format conversion and methods of data format conversion， using the data format conversion to solve the problems of converting text format into numeric format or text format into time format In daily work.

Key words: Excel; format conversion; numeric; text; time

隨著信息化程度的提高，目前各行各業都用上了自己的實用軟件。Excel作為一個功能強大的電子表格軟件，可以幫助人們組織、計算和分析各類數據。因此，大多數軟件都提供了Excel導入導出數據的功能。但是人們在操作過程中會經常出現類似如下的棘手的問題：轉存人Excel后的數據無法正常進行函數計算，Excel文件導入數據庫失敗等。造成這些問題的主要原因單元格格式不匹配。通過對單元格的數據格式進行轉換就能解決這些問題。

1 文本型轉換為數值型

我們經常會發現文本型數字用函數計算時出現錯誤信息；筆者所在單位的學籍管理系統曾經出現過導出的學籍信息Excel文件經過修改后無法導入系統，經過研究發現原來是因為相關數值的單元格式為文本型，導入到Access后數據無法識別。要解決這些問題，就要將文本型轉換為數值型，以下是幾種常見的文本型轉換為數值型的方法。

1.1 利用“智能標記”

在默認情況下，Excel 2003將文本格式的數字自動檢查為“錯誤”。在文本單元格的左上角出現一個綠色三角提示符，當選中這些單元格時在附近并出現一個按鈕。單擊該按鈕后便彈出一個快捷菜單。在其中選中“轉換為數字”，完成了數據的轉換。如果文本型數據沒有出現該綠色三角提示符，可以先檢查一下是否啟動了“錯誤檢查選項”，啟動的方法是：在“工具”菜單上，單擊“選項”命令，打開“選項”對話框，再單擊“錯誤檢查”選項，確保選中了“數字以文本形式存儲”框，確定后即可。

1.2 利用“選擇性粘貼”

在數據所在工作表選中某個空白的單元格（確保該單元格數據類型是常規型或數值型），輸人數字l，復制該單元格。再選中需要轉換的單元格區域，在“編輯”菜單（或在選定的數據區域單擊鼠標右鍵，彈出快捷菜單）中單擊“選擇性粘貼”，彈出“選擇性粘貼”對話框（如圖1），在“運算”區域下選擇“乘”，單擊“確定”，完成數據的轉換。（在空白單元格分別輸入“0，0，1”，然后在“選擇性粘貼”對話框中，對應選擇“運算”下面的“加，減，除”選項，然后點確定返回，也可以實現轉換。）

圖1 選擇性粘貼

1.3 利用“公式”

假定數據位于A列，在A列的右側插入一空白列B，在所插入的列的第一個單元格B1中輸入公式“=VALUE(TRIM(CLEAN(A1)))”，在B列中，選擇包含A列中數據的單元格右側的所有單元格。在“編輯”菜單上，指向“填充”，然后單擊“向下”。新列B包含A列中文本的值，選定同一區域后．單擊“編輯”菜單上的 “復制”。單擊單元格A1，然后在“編輯”菜單上單擊“選擇性粘貼”。在“粘貼”選項中選擇“數值”，單擊“確定”來將轉換的值重新粘貼到A列的頂部。最后刪除B列，完成數據的轉換。

1.4 利用“數據分列”

選中需要進行轉換的單元格所在的列，然后點擊 “數據”菜單，選中“分列”，出現“文本分列”對話框，在“原始數據類型”下，單擊“分隔符號”，然后單擊“下一步”；在第二步“分隔符號”下，單擊以選中“Tab鍵”復選框，然后單擊“下一步”。在第三步在 “列數據格式”下，單擊“常規”。單擊“高級”，相應地設置“十位分隔符”和“千位分隔符”。單擊“確定”，完成數據的轉換。

在以上的四種方法中，如果數據排列在單個列中，使用“數據分列”效果較好；“選擇性粘貼”和“公式”較為靈活，“智能標記法”適用于少量數據或者連續數據。

2 文本型轉換為日期型

很多軟件導出的Excel文件日期型數據都被轉換為20071102這樣的形式的文本型數據。在日常的工作中我們常常也需要在表格中輸入大量的日期數據，我們通常省略“-”簡便輸入20071102這樣的日期型數據， 但是Excel只認為 2007/11/02 或者 2007-11-02為日期型數據，所以20071102被識別為文本型，即便是將單元格格式設為日期型也不能夠解決問題，20071102與2007-11-02進行運算將得出不同的結果，因此我們必須將文本型數據轉換為日期型數據，下面介紹三種文本型轉換為日期型的方法。

2.1 利用“自定義格式”

選中需要進行轉換的單元格區域，單擊右鍵，選擇“設置單元格格式”，打開“單元格格式”對話框，進入“數字”標簽，在“分類”列表中選擇“自定義”選項，然后在右側“類型”下面輸入自定義代碼“##-##-##”，點擊“確定”，完成數據的轉換。

圖2單元格格式

2.2 利用“公式”

假定數據位于A列，在A列的右側插入一空白列B，在所插入的列的第一個單元格B1中輸入公式“＝Text(C1，\"#-00-00\")”，在B列中，選擇包含A列中數據的單元格右側的所有單元格。在“編輯”菜單上，指向“填充”，然后單擊“向下”。新列B包含A列中文本的值，選定同一區域后．單擊“編輯”菜單上的 “復制”。單擊單元格A1，然后在“編輯”菜單上單擊“選擇性粘貼”。在“粘貼”選項中選擇“數值”，單擊“確定”來將轉換的值重新粘貼到A列的頂部。最后刪除B列，完成數據的轉換。

2.3 利用“數據分列”

選中需要進行轉換的單元格所在的列，然后點擊 “數據”菜單，選中“分列”，出現“文本分列”對話框，在“原始數據類型”下，選中“分隔符號”，然后單擊“下一步”；在第二步“分隔符號”下，選中“Tab鍵”復選框，然后單擊“下一步”；在第三步在 “列數據格式”下，選中“日期”，在后面的下拉框中選擇“YMD”，單擊“確定”，完成數據的轉換。

以上三種方法中，公式法適用比較靈活，對于不連續的數據轉換有較好的效果；自定義格式和數據分列比較適用于整列的數據轉換，表面上看自定義格式法雖然將輸入的數字轉換成了日期形式，但是，仍然是普通的數字格式，不能用日期函數對其進行處理。

3 結束語

雖然說選擇性粘貼、數據分列、公式等都屬于比較基礎的操作，但是如果我們能夠靈活運用這些的基本操作，不僅可以避免很多錯誤，更可以達到提高效率，事半功倍的效果。

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注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內容請以PDF格式閱讀原文。