淺談物資管理系統需求分析

摘要：該文主要從性能需求和功能需求兩方面對物資管理系統進行了分析，對如何開發一個優秀的物資管理系統具有一定的借鑒意義。

關鍵詞：物資管理；需求分析；管理信息系統

中圖分類號：TP315文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2008)33-1365-02

Research on Demand Analysis of Material Management System

YANG Li-qin

(Railway Wagon Transport Branch Co. of China Shenhua Energy，Shenmu 719316，China)

Abstract：This article mainly has carried on the analysis about two aspects，the performance demand and the function demand， on the material management system， and how to develops an outstanding material management system to have some significance.

Key words：material management; demand analysis; management information system

1 引言

需求分析是軟件定義時期的重要階段，它的基本任務是準確地回答“系統必須做什么？”這個問題。雖然在可行性研究階段和初步設計過程中人們已粗略了解了用戶的需求，但許多細節問題尚未考慮到，它并不能代替需求分析。需求分析的任務還不是確定系統怎樣完成它的工作，而僅僅是確定系統必須完成哪些工作，也就是對目標系統提出完整、準確、清晰、具體的要求。

需求分析的結果是系統開發的基礎，關系到工程的成敗和軟件產品的質量，因此我們在此處強調基于企業經營發展戰略和企業診斷的需求分析，防止單純的從技術到技術的需求分析。

2 物資管理系統的性能需求分析

設計一個物資管理系統的目的不僅是要完成通用的物資信息管理的功能，還應該能夠為企業領導層具體的決策、管理業務提供更大的便利，其最終目的是提高企業的管理水平和自動化水平，不斷增加企業的經濟效益，增強企業的市場競爭能力，因此需要具備良好的性能，滿足實際工作的需要是十分必要的。

物資管理系統的具體性能目標如下：

1） 系統的快速反應

物資管理涉及的信息流量大，且信息來源分布于集團各不同部門，首先要保證的就是系統的反應速度。在設計與實施中要采用先進的網絡技術和系統，并在應用軟件的選擇或編制中盡可能采用較先進的系統和技術，最大限度地提高系統的響應速度，以便于快速查詢。

2） 系統良好的可維護性和開放性

系統設計應面向未來的發展，提供各種必要的標準接口，以使用戶可以根據需要隨時添加必要的設備和系統，擴充系統功能。要充分考慮到企業到組織機構和業務流程的調整等變化。

3） 充分保證系統的安全性

物資管理系統面向整個企業，許多信息具有高度的安全性要求，因此，必須建立一整套的系統安全保密措施，規定一系列訪問系統的、不同級別的權限，嚴格杜絕非法訪問。

4） 友好的人機界面

系統的用戶不可能是專業的計算機技術人員，甚至對計算機了解甚少，所以必須提供清晰、友好的系統界面，提高系統的可操作性和人機交互功能，最大限度地方便用戶的使用。同時系統應能提供方便的聯機在線幫助功能。

5） 考慮到企業以后信息的集成

企業要實現真正的管理現代化，必須走出信息孤島的尷尬境地。因此企業在進行信息化建設時就必須考慮到在建系統和以后系統的集成問題，這樣才能使企業在信息系統建設上面的投資不至于很快的就被淘汰。

3 物資管理系統的功能需求分析

通用的物資管理系統應具備的主要功能有：

1） 用戶管理

任何一個系統都要有嚴格的安全和保密措施，以便充分保證系統數據的安全性和使用者的利益。該系統將用戶按預先定義好的組和角色進行管理。用戶管理員可以根據需要對創建的用戶進行分組并且分配角色。該系統的組和角色都是根據系統的功能定義好的。但是以后如果企業根據需要又增加了一個功能模塊，系統也可以很方便的創建一個相應的用戶組，然后創建出屬于該組的用戶。

2） 庫存管理

庫存或存貨就是指企業在生產經營中為滿足現在和將來需求而儲存的物資。它包括的范圍很廣，既可以指生產企業為生產需要儲存的原材料、生產過程中出現的半成品、己經生產完畢的成品，也可以指批發、零售商為滿足銷售需要而儲備的消費品，還可以指維修、服務行業為經營需要而儲存的零配件。庫存管理是企業物流管理的重要內容，也是現代物流管理成敗的關鍵。庫存管理決策與企業的物流系統的其他決策密切相關，它不僅對倉儲系統，而且對整個企業的物流系統都起著十分重要的作用。由于存在供求之間時間上的不同步，由于生產、經營中存在不穩定因素，由于規模經濟的存在，對于絕大多數的企業而言就需要庫存來減緩這些因素對企業造成的消極影響，同時使企業享受規模經濟帶來的成本節約，提高客戶的滿意程度。最終提高企業的經濟效益，提高企業競爭能力。

一般的庫存管理系統應具有如下功能：

a、基礎資料設置：包括設置企業的倉庫檔案、貨位檔案、存貨檔案等；

b、出入庫業務：對出入庫的物資進行記錄保存；

c、盤點業務：定期對在庫物資進行盤點；

d、賬簿查詢：可以查詢出入庫流水賬和庫存臺帳；

e、儲備分析：查詢短缺存貨和超儲的存貨；

f、統計分析：對收發存進行匯總。

3） 采購計劃與執行管理

隨著物資管理內涵日益拓寬，采購功能在企業越來越重要。要真正做到低成本、高效率地為企業服務，采購需要涉及到企業的各個部門。采購的功能是：選擇企業各部門所需要的適當物料，從適當的來源，以適當的價格、適當的送貨方式(包括時間和地點)獲取適當數量的這些原材料。采購功能引起物料向企業內流動，故而也稱內向物流，它是企業與供應商相連接的環節。采購部門負責向供應商發出進貨指令，一旦送貨延誤可能引起整個企業的生產銷售混亂，造成巨大損失。而功能完善、運行良好的采購程序可以大大減少企業由于此類問題造成的損失，增加企業的利潤。

總的來說，企業采購的目標可分為四個方而：獲取企業所需數量和質量的產品和服務；以最低的成本獲取這些產品和服務；確保供應商提供盡可能最好的服務和最快的送貨；鞏固與供應商之間良好的供需關系；尋求替補供應商。為達到這些目標，采購部門必須實施的基本功能包括：制定采購計劃、說明書；確定適當的采購質量、數量、送貨要求(時間、地點)標準；選擇供應商(適當的來源)；商談采購條款和條件(適當的價格)；制定和簽發采購訂單。

一般的庫存管理系統采購計劃與執行管理的功能如下：

a、基礎設置：管理供應商檔案；

b、采購計劃管理：首先根據企業采購的時間段制訂若干個采購計劃周期。然后根據生產計劃由計劃部門制訂采購需求計劃，經審核后生成采購需求。各個部門的采購需求經匯總生成某個計劃周期的總的物料需求。物料需求再同現存量以及安全庫存量比較，得到物資的采購計劃，然后根據采購計劃日期所在的采購周期進行匯總生成一定周期內的采購計劃。采購計劃經審核后即可進行采購任務。另外還包括采購計劃資金的預算。主要是預算出各采購計劃周期內物資需求的總數量，總的參考成本等等。以便為財務部門提供相應的數據支持；

c、采購計劃執行：包括采購計劃執行的維護，采購計劃未到貨物的查詢，采購計劃超期到貨的查詢等。

4） 物資合同管理

企業對計劃分配物資的訂貨，要與供貨單位簽訂合同，從市場采購的物資，凡是訂購量大，供應條件比較復雜的，一般都采用合同形式，使供需雙方的經濟關系固定下來，物資訂貨合同是供需雙方為實現物資購銷，明確相互權利和義務而簽訂的具有法律效力的書面協議。合同的管理貫穿于從簽訂合同開始到合同執行完畢的整個過程，包括對合同執行過程的組織、檢查和監督。

物資訂貨合同管理是物資計劃管理的延伸，也是為物資計劃管理服務的，計劃人員根據計劃管理輸出的采購參考信息，制定采購計劃，與供貨單位簽訂訂貨合同。這部分合同以及上級批轉的根據物資申請計劃返回的訂貨合同，即是合同管理的輸入。合同管理的輸出又反饋給計劃管理，為后者提供預計到貨信息，從而又為物資計劃的制定提供必要的依據信息。合同管理從其本身看，主要用途是對訂貨合同的統計、查詢和合同執行、監督、輸出必要的表格。

一般的庫存管理系統合同管理的功能確定如下：

a、合同的輸入、修改、刪除、清空、查詢；

b、合同執行維護：監督合同的執行情況；

c、供應商報價管理：供應商根據自己注冊的用戶名登錄系統的報價模塊，對自己所供應的商品進行網上報價，便于采購人員貨比三家，選擇最為合適的供應商進行采購。

4 小結

物資管理是ERP系統，特別是大中型物資系統的重要一環。物資已成為企業很重要的一個管理對象，它在整個企業的生產、經營、管理中的流動，就形成物流，物流是否合理、是否暢通，對企業的生產經營活動有著直接的影響，物資管理水平的高低直接影響著企業的成本。因此，對物資管理系統進行需求分析具有十分重要的意義。

參考文獻：

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