企業文檔一體化管理現狀對高職文秘專業人才培養的影響

摘要：隨著網絡信息技術的發展，目前，企業大都依托辦公自動化管理系統，實現文書管理與檔案管理的整合，秘書與檔案工作關系越來越密切，而且很多秘書都是企業的檔案管理員，兼管企業檔案信息資源，文書工作與檔案管理工作逐漸真正實現管理一體化，文秘人員的素質高低直接影響了文檔管理質量。這種現狀對職業定位于企業的高職文秘專業的人才培養模式帶來了極大的影響，促使它革新教學模式、人才培養方法等，以適應社會對文秘人才的需求。

關鍵詞：文檔一體化；高職文秘；人才培養

中圖分類號：F272.9文獻標志碼：Ａ文章編號：1673-291X(2008)18-0051-02

文檔一體化管理，就是將目前機關中的“文書處理”和“檔案管理”工作整合為一個既統一又分工，既聯系又有區別的管理過程。實現文檔一體化的實質是把現代秘書與檔案工作組織制度到具體工作流程真正整合，目的是為了統一網絡時代對電子文檔的設計、形成和維護三個階段的工序和規范要求。隨著信息時代的到來，我國開始實行了文管和檔管的一體化，推動了文書和檔案工作的進一步銜接，實現公文處理、文書立卷、檔案保管、提供利用的一條龍管理。文檔一體化的作用突出地表現在可以加速檔案工作的步伐，促進企業信息的發展，也有利于資源的優化和合理使用。

自動化環境下的文件處理理流程、管理理方法也與過去手工作業環境下的文件管理流程和管理方法是不同的，手工作業的最大特征是以物化的紙質文件作為處理對象，在對紙質文件的控制與組織管理中，文件管理方法的設計是以業務的流程“分工”作為基木特點，由于以計算機技術為核心的信息技術在文件管理部門的逐步運用，手工作業的以流程分工為特點的文件管理模式己經不能適應文件形成環境變化和文件管理新變化的需要。因此中小型企業單位，本著精簡、效益的原則，都是實行文檔一體化。因此，對于職業定位于企業的高職文秘專業來講，勢必要革新其人才培養模式，以適應社會需求。

一、網絡環境下企業文檔一體化管理現狀

為了探尋適合地方經濟需要的文秘人才培養方案，筆者走訪調查了地方主要企業，根據在浙北地區部分企業的調查發現：有很多小企業是沒有專門設立檔案室，都是由秘書辦公室兼管，檔案管理員是由秘書兼職。大中型企業大約七成設有檔案室，由專門的檔案管理人員管理；多數企業創建了辦公自動化管理系統，但辦公系統中有檔案管理功能的不到一半。歸納起來有以下幾點：

1.多數企業已基本實現辦公自動化。隨著計算機和網絡的發展和應用，多數公司及基層單位，辦公自動化水平提高，文件在形成和流轉中，起草、改稿、定稿、印制等運作過程是在計算機和通訊網絡中進行的，改變了傳統寫作方式和表現形式，并初步摸索文件的鑒定、分類、歸檔編號由軟件程序設定處理。檢索目錄、配套排列在以辦公室為中心管理體系的辦公自動化管理系統中一經形成。據調查，目前除了民營企業游離在外，已經應用辦公自動化系統的企業已達75%以上。

2.多數企業檔案室雖然也上網，但對計算機的應用單一，開發功能較簡單。與文書部門電子化管理相比，檔案部門的辦公自動化水平有些偏低，有的僅僅用于檔案目錄管理或文件打字貯存，利用效率低，造成人力、財力、物力的極大浪費，使現代設備不能物盡其用。在調查中發現，由于國家大力推廣文檔一體化，一些新興企業或實力強的企業在檔案部門的督導下，對企業文檔管理加大投資，購進先進的設備和管理軟件，但是實際應用效率不盡人意，使用效率較低。

3.所應用的軟件多、亂，缺乏通用性，無法統一，不能實現資源共享。現在市場上有很多的文檔管理軟件，功能的側重點不一，而且國家也沒有統一標準，很多企業對軟件功能不了解，隨意購買，廠家只是對檔案管理人員進行簡單的指導，因此，管理人員對軟件的功能應用單一，不能很好地發揮作用。此外，所應用的軟件企業與企業之間，沒有共同的通用平臺，不能實現資源共享，甚至所應用的軟件只適用于文件管理，對圖紙、聲像等特殊載體的科技資料管理缺乏實用的管理方法，這都影響了檔案系統整體水平的提高，制約了文檔一體化的進程，也使得企業檔案資源不能很好地發揮應有的價值。

4.檔案信息管理人員素質普遍偏低。從調查情況來看，許多企業的檔案管理部門缺乏現代高技術人才，尤其是檔案、信息處理的復合型人才更是少之甚少，大部分文檔管理人員計算機水平偏低，只是簡單地文字處理，專業技術知識缺乏，盡管引進了現代化設備，但不能發揮作用，就更談不上檔案信息化了。

二、對高職文秘專業人才培養的影響

在現代企業組織發展面臨的信息化、網絡化的新環境下，企業文檔管理已經開始突破傳統的關注事務性的管理層次，上升到通過文檔管理實現知識化管理的新的更高層次上面來。計算機時代給文檔管理帶來了新的機遇，也提出了新挑戰。結合調查分析和高職文秘教育現狀，本人認為，當前應著重強化提高文秘專業學生的綜合素質，學習計算機知識和多媒體辦公自動化技能，主動迎接知識經濟時代的挑戰，迅速從單一“辦文型”向復合“應用型”轉化，從文秘型向綜合型轉化。為了適用社會需求，高職文秘專業人才培養模式可從以下幾方面作調整：

1.轉變觀念，調整課程，減少理論性課程，增加實踐性課程比例。大多數高職院校為了順應潮流，僅看到了市場對文秘才需求的增長，跟風開設這一專業，但對文秘專業的課程設置缺乏深入的研究，對市場要求文秘人員具備的能力缺少了解，照抄照搬本科教育的大部分課程，比如，現代漢語、中國文學、文學概論、文書學、檔案管理學等理論課程，這些課程再加上幾門思想政治課已占了很大的比重，真正能突出高職文秘特點的主干課所剩無幾，沒有高職特色，在市場經濟中高職文秘學生處于競爭劣勢。因此，高職文秘專業應轉變觀念，調整課程體系，增加實踐性課程比例，以培養“技能型”的實用人才。目前，已有許多高職院校的文秘專業教學計劃中，開始增加實踐教學課時，有的已占到40%以上。只有這樣才能提高顯示出高職文秘人才的特色和優勢，適用文檔一體化趨勢。

2.落實計算機課程教學，切實提高學生辦公自動化水平。高職文秘專業都設有計算機課程，讓學生熟悉計算機知識和使用方法，但由于條件限制，學生的計算機應用能力不強，只是停留在文字和簡單的數據處理，而對于信息管理能力要求不高。辦公自動化課程由于缺乏實踐操作的設備，很多實踐教學內容無法完成，課程流于形式，學生辦公自動化水平不高。因此要采取得力措施，真正落實計算機課程，切實提高學生辦公自動化水平，以適用市場需求，增強競爭能力。

3.改革文書和檔案管理學教學內容和方式，傾向專業技能培養。傳統的文書學和檔案學注重理論傳授，老師也都是專業教師，缺乏實踐能力，課堂教學和教材也都是借鑒或采用本科教材，與實際脫節，使得高職學生缺乏特色，無法與本科生競爭。而實際社會需要的是有實際操作能力的技能型人才，因此，改革改革文書和檔案管理學教學內容和方式，向專業技能培養傾斜，使用自編實訓教材，邀請企業的一線的文檔管理專家走上課堂，講授實際知識。

4.充分提供實習機會，培養學生綜合信息管理素質。“走出課堂、走進企業、走上社會，產學結合”是近年來高職院校探索提高學生實踐能力的一種共識，但實踐一直是高職院校文秘專業頭疼的一個問題，尋找實習單位難度非常大。因此，高職院校文秘專業應根據實際情況“分段推進，內外結合，虛擬與實戰一體化”，建立“網狀散點式”的企學合作的文秘人才培養實踐實訓基地，充分發揮了實踐教學與職業素質訓導、職業技能訓練與考核等功能，憑借現代化的教學硬件，不斷開展實踐教學創新活動，構建仿真訓練系統和頂崗實習機會，營造出與訓練、生產、服務第一線現場相一致的職業活動氛圍，使學生秘書信息管理綜合能力不斷提高。

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