電子郵件需要規范

據統計，如今互聯網每天傳送的電子郵件已達數百億封。筆者從事傳媒工作，幾年下來，郵箱內也有了上千封電子郵件。每天處理很多的郵件，而郵件格式不規范，影響處理信息的效率。比如，有的郵件不寫主題、有的郵件主題與內容不符、有的郵件正文設置不自動換行等，對收件人閱讀郵件造成障礙，浪費時間。在企業管理中，電子郵箱是必不可少的通訊工具，而建設簡單、務實、高效的電子郵件文化，提升信息處理速度是非常必要的。

電子郵件文化，就是要規范使用電子郵件格式，提倡電子郵件文化禮儀，以提高處理郵件效率，節省時間為目的。網絡使人溝通快捷，寫電子郵件時則應慢下來，想到收信人會怎樣看這封Email，時刻站在對方立場考慮，將心比心，揖讓進退之態自然見于字里行間，而且顯得更彬彬有禮。電子郵件除正文繼承傳統書信規范外，主要有兩點需要規范：

電子郵件的主題設置

收件人看到電子郵件的第一信息來自郵件主題。通過主題能讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。主題設置的好壞直接影響收件人的閱讀效率，因此要做到“四忌一約定”。

一忌空。一封不寫主題的郵件，是非常失禮的一件事情，就像一個小朋友冒失上門而不通名報姓一樣，讓收件人摸不到頭緒；

二忌長。主題字數太長，正文的中心思想是說明白了，但現有電子郵箱不支持長名，遇到長名主題，網站系統會以這樣“……”省略符號代替，收件人看不明白，發送人也是白辛苦；

三忌多。一封信盡可能只設置一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于收件人日后整理信息。例如有三份稿件要寄往雜志社，我會分三次發送稿件及圖片，這樣便于編輯室查詢；

四忌特。主題上不要使用收件人看不懂的符號，或是隨便就用“特”、“急”、“緊急”之類的字眼。

對于企業、團隊或經常通信的朋友可以做一個約定——使用特定語句來寫明主題，更能提升處理信息的速度。這里試舉一例，如約定企業內部發送郵件時，主題前要加上部門名稱后再說明正文主題，“X部門——關于XXX”。對通信內容進行分類，進一步約定主題詞“會議”、“總結”等，這樣主題就可寫成“X部門——會議——關于XXX”。使收件人一目了然，利于信息管理，也便于以后查詢。

再如正文內容簡單，一句話就能在主題中說明白，也可約定一個結束符號，綴于主題后結尾，已告明收件人：可以不打開郵件，內容在主題中已說明了。這樣就可以節約收件人的時間，提高處理信息速度。

總之主題設置要簡單、扼要、明了、易懂。

電子郵件的回復、轉發、抄送

電子郵箱有很多實用的功能，方便使用者。自動回復就是這樣，可以使收件人不用重新輸入郵箱地址，就可快速處理郵件。如果你正在出差或休假，當然應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。但有很多人在日常工作中，把郵箱設置成自動回復，雖然能起到及時回復信息的作用，但也在不知不覺中給別人的郵箱增加了負擔。應該慎用郵箱的自動回復功能，在回復郵件時應遵循五項原則：

一是根據回復內容需要更改標題，不要RE（在回復郵件主題前的標記，大多為郵箱系統自行填加的，可更改）。當就同一問題多次回復討論時，你RE來，他RE去，來回三四次后，這個主題一定成了RE：RE：RE：……，郵件越RE越高，導致郵件過于冗長笨拙而不方便閱讀。這時應當對之前討論的結果進行小結，突出有用信息。或是干脆就拿起電話溝通。每種溝通方式都各有利弊，用電子郵件三四次說不明白的事情，最好更改溝通方式。

二是回復郵件內容簡單也要講究完整性。有的人在回復郵件時，光寫上“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼。如果收件人很忙或事隔多日，收件人不會很快清楚你是因為什么事情回復信息。我建議把需要回復事件簡述一遍，再說自己處理此事的結果，這樣就能使收件人獲得完整信息。越簡單的事情越要做好，更能體現一個人的職業素養。

三是回復要有針對性。認真閱讀郵件，當回復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案，進行必要的闡述，讓對方一次性理解。避免再反復交流，浪費資源。

四是轉發郵件要謹慎。對轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。如果有需要，還應對轉發郵件的內容進行修改和整理。

五是正確使用抄送。只給需要信息的人發送郵件，不要占用他人的資源。抄送中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如，按部門排列，按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助于提升你的形象，也使信息收件人方便閱讀、處理信息。

(責任編輯：郝幸田)