創建高效企業檔案信息化管理與網絡化管理系統管見

隨著科技的發展。檔案事業發展也進入了一個數字化和網絡化的時代。網絡技術成果的應用推動了無紙化辦公的發展，也加快了檔案信息化管理的步伐。如何運用先進的技術，建立高效企業檔案信息化管理與網絡化管理系統，是現有企業檔案管理的一件不可忽視的大事。

一、做好企業檔案信息化管理

(一)標準化的檔案管理軟件是信息化的基礎。

所謂標準化的檔案管理軟件是指符合國家檔案標準規范的，適用于機關、企事業單位和各類檔案館用于對檔案信息化和檔案實體進行輔助管理的各種類型計算機應用軟件系統。標準化的檔案管理軟件應具備以下幾項主要功能：

1、數據庫管理系統的靈活性。檔案信息管理要對所需的信息進行數據聚集。數據庫的建立是檔案信息化的前提要實現檔案的網絡檢索。就要建立檔案信息數據庫。包括建立以全宗為單位的案卷目錄數據庫、專題文件目錄數據庫等。其管理形式是實現目錄管理和原文管理。由于不同類別的檔案需要著錄的文件項目各不相同，故數據庫管理系統應具有一定的靈活性、擴展性，數據庫的設置應有建立、刪除、修改等功能。只有靈活的數據庫管理系統，才能充分挖掘出檔案信息資源的潛力，滿足不同檔案類型的需要，實現最大化的檔案信息數據聚集，為企業檔案信息化管理奠定基礎。

2、文件檔案管理一體化。實現辦公自動化環境下的文件，檔案一體化管理。要求重新設置合理的工作流程。將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統中，即實現前端控制，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況。檔案管理軟件所設置的接口與企業文書部門連接。實現文檔一體化管理?！髽I文書部門的文件由計算機形成。計算機輔助歸檔，由檔案人員進行整理鑒定并確定密級和保管期限。然后進入正式文件庫。利用這一手段確保了電子公文及時高效、安全保密地運行：也使文書部門文件整理與歸檔工作一次完成，避免了大量重復勞動，大大提高了工作效率：檔案人員也不必再次進行歸檔文件目錄輸入，可以節省大量人力和時間進行企業檔案信息資源的開發工作。另外，檔案管理部門也可以通過辦公自動化系統隨時掌握文書、業務部門的管理動態，及時進行指導。從而實現檔案的超前性、預見性管理。

3、檔案全文存儲與檢索。應用標準化的檔案管理系統，檔案部門可以將原有的檔案原件掃描后存儲到計算機上，并在他人需要查閱檔案耐快速獲取所需信息，實現檢索準確性和正確性。

4、檔案業務管理自動化。企業檔案業務工作包括檔案統計、鑒定、銷毀、借閱、催還及參考資料編研工作。需要檔案人員定期、不定期地進行檔案基本情況統計、檔案借閱歸還統計、銷毀清冊登記、超期檔案催還工作，歸檔技術文件進行分析為企業領導決策提供依據。應用標準化的檔案軟件，可以隨時隨地進行各種數據的統計、設計、打印各種報表，進行借閱登記、催還提醒等，讓檔案人員從繁雜的日常事務中解脫出來，標準化的檔案管理軟件可真正實現檔案業務辦公自動化。

(二)檔案信息化管理要以人才為依托

檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然趨勢，檔案人員作為檔案工作的主體，對檔案事業的興衰起著決定性的作用。人員素質高低直接影響檔案信息化的進程。因此。就需要我們有一大批對計算機技術熟練、業務素質高的檔案管理工作者。有一大批堅持創新、勇于創新的檔案工作者。要培養知識全面、一專多能、有開拓精神的復合型檔案管理人才，需從以下幾方面入手。

1、加強基礎理論和業務技能培訓。檔案人員首先應具備扎實的檔案學基礎理論知識，這是必備的知識體系，還應懂得文件與檔案的管理原則、熟悉檔案工作的規律分類方法及有關的技術，這是檔案工作者必須掌握的技能，各級檔案部門都開展過多種教育培訓。如崗位培訓、專業學歷教育等，通過培訓把理論與實際工作有機地結合起來，從而提高業務技能，拓寬視野。

2、加強現代化信息技術的培訓。

為了保證檔案目錄數據庫建設能夠符合規范要求，要加強對檔案輸入人員的繼續教育培訓。隨著計算機的普及大部分檔案人員都具有一定的計算機應用知識，所以培訓重點應放在數據的規范采集、軟件正確運用及網絡知識運用等方面。通過培訓，使他們能夠掌握計算機技術在檔案工作中的應用，掌握檔案管理應用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家。確保檔案管理系統平穩、正常運行。

二、檔案工作的網絡化管理日益成為趨勢。

現有多數企業中。大多公司以多元化產權制度存在，如母公司與子公司、集團公司與股份公司等。在做好基層單位檔案信息化管理的同時，集團檔案工作的網絡化管理正成為趨勢，檔案主管部門對所屬單位要以計算機現代化網絡技術為支撐，采用切合企業檔案自身特點的管理模式。打造檔案工作網絡化管理的平臺。

(一)要建立符合集團自身需要的網絡化管理模式，既體現了獨立性，又表現出集中性的特點。

1、各基層單位在保持各自日常檔案工作獨立運作的同時。上級主管部門要通過網絡傳輸遠程異地實時地進行業務監督與指導，實施相對集中的網絡化管理機制和工作方法。

2、由構建一個由主管單位檔案部門建立的網管中心進行統一維護和管理檔案信息資源共享平臺。

3、在網絡環境下。營造一個各單位檔案部門之間可通過網上的互動，進行信息傳遞、業務交流與協同工作的軟件環境。

4、主管部門可通過網絡進行各種業務培訓、舉辦專題討論、組織網上檢查、總結評比等活動、通過以上幾點，將傳統封閉式'的、孤立的、單純的檔案管理工作的方式，改造為各單位檔案部門緊密聯系的網上互動開放的、主管部門相對集中管理的網絡化工作方式，科學靈活地把保持所屬各單位獨立的檔案管理工作與主管部門相對集中的管理機制有機結合起來，從而疏通了主管部門與各單位檔案部門之間的溝通和信息交流的渠道，強化了對各單位的檔案工作的遠程異地實時監督指導機制，從而提升管理層面，提高企業整體現代化管理水平。

(二)堅持網絡化管理原則。

1、統一性原則。采用統一軟件對檔案及檔案數據進行計算機處理和網絡化管理：采用統一平臺，運用同一系統。實現高效、準確、穩定的應用環境；采用統一管理，把各單位的檔案信息納入相同結構的數據庫中進行管理：采用統一標準，建立和健全各項規章制度，使各項運作規范化。

2、專人管理原則，對建立檔案信息管理系統的網管中心，要由檔案主管部門專人負責，對各接人單位的日常檔案工作進行遠程異地實時的監督與指導。這樣由主管部門負責管理的網絡化管理平臺，通過網絡建設、系統集成、檔案管理系統軟件技術。形成了一個現代化、完善的檔案工作網絡化管理體系，強化了對所屬各單位的檔案工作監督指導力度。