關于加強機關檔案工作的思考

檔案工作是黨和國家的重要工作，其“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”的作用，在和諧社會建設中十分重要。自1987年《檔案法》施行以來，我國檔案事業在開拓中創新，在創新中發展，取得了巨大的成就。隨著社會主義市場經濟體制的建立和完善，檔案事業在構建和諧社會中的特殊作用越來越突出。因此，加快檔案事業的發展，加強各級黨政機關檔案工作，增強公務員檔案意識，是保證機關檔案工作規范化，促進檔案事業可持續發展的重要途徑。

一、機關檔案工作的現狀及主要問題

目前，在機關檔案工作中，注重紙質文書資料的搜集、整理、歸檔，但對音像、圖片、錦旗、獎杯、證書等不同載體檔案的保護重視不夠。因此，造成了歷史上發生的許多重大事件沒有留下直觀的檔案記載。主要問題是：

(一)部分黨政機關對檔案工作的重要地位和作用認識不足。有的領導同志注重抓業務工作，在保障機關檔案工作財力、物力、人力方面重視和支持不夠。

(二)市縣機關檔案管理機構和檔案人員力量薄弱。據了解，多數市縣沒有設立檔案室和管理人員，如地名、科技、城建等專業檔案，按照國家和各省(市、區)有關管理規定，應當設立專門檔案館(室)機構和人員編制，長期以來難以落實。

(三)機關公務員檔案意識不強。部分同志對機關檔案工作的政策規定缺乏認識和了解，檔案資料收集、整理、歸檔、移交環節責任意識薄弱，自己的工作交別人辦，人員換崗、退休不如實移交文件資料等等。因此，造成文件資料歸檔不及時、不完整、丟失或損壞，許多檔案資料沒有納入到國家檔案保管的范圍。

二、加強機關檔案工作的對策

黨的十七大全面深入地闡述了科學發展觀，為檔案事業的發展帶來了新的機遇。因此，做好機關檔案工作，國家機關公務員要以科學發展觀為指導。在工作中不斷增強檔案意識，高揚“資政惠民”主旋律，實現機關檔案工作又好又快地發展。

(一)增強檔案責任意識。2007年12月，省委辦公廳、政府辦公廳《關于加強檔案工作的意見》指出：“從2008年起，各市、縣(區)都要對本區域檔案事業發展狀況進行綜合評估。”明確要求各級黨政領導、部門負責同志充分認識檔案作為公共資源對社會建設的重要價值，認識檔案作為大文化的重要內容是衡量一個地方文明程度的標志，目的也是增強檔案工作責任意識。首先，切實加強領導。將檔案工作與各項業務統籌規劃，列入領導議事日程，納入各個部門、單位重要工作管理的范圍。負責同志要注意研究檔案工作，關心、重視和支持檔案工作，克服官僚主義，切忌說大話、擺樣子。其次，建立健全組織。機關檔案工作的重點是抓好機構設置、基礎設施建設和人員配備。各個部門和直屬單位，無論其機構大小、工作任務差異，都應當建立工作機構，指定專人管理。第三，加強制度建設。在同級檔案行政管理部門的指導下，依據《檔案法》完善本部門、本系統相應的機關文書檔案和音像、圖片、錦旗等實物檔案管理制度和管理辦法，做到依法辦事，逐步實現機關檔案工作制度化、規范化、標準化。

(二)增強檔案保障意識。《檔案法》規定：“各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃。”因此，加強機關檔案工作不但要求領導重視，而且要有財力、物力、人力保障和制度保障。當前財力保障至關重要，它是優化機關檔案環境，促進事業興旺發展的保證。各個機關、單位每年都應單列檔案專項經費預算，譬如，機關檔案基礎設施建設、檔案保管、信息化等方面，如果沒有資金作保障，再周密的工作部署也難以落實。據有關資料統計，2007年，我省投入檔案數字化工程建設資金1520多萬元。石家莊、唐山兩市合計1000多萬元，遷安市一次撥款181萬元。有了財力保障，省館初步實現了館藏檔案計算機檢索和部分檔案全線利用，帶動了全省檔案信息化建設大發展。省民政廳檔案館近幾年爭取資金120多萬元，不僅提升了機關檔案和地名、區劃、勘界專業檔案管理水平，還開發利用檔案資源，編纂和出版了《河北省志·地名志》、《河北行政區劃變更大典》等9部專著、資料匯編4部。

(三)增強檔案保護意識。第一，貫徹落實《檔案法》。各級檔案行政管理部門要有組織、有計劃地在國家機關廣泛開展《檔案法》的宣傳教育，使廣大公務員認識檔案工作的性質、作用和任務。可采取人員培訓、輪訓的方法，重點對象是新錄用的公務員和軍隊轉業干部。還應當把檔案教育納入公務員素質教育的內容，將機關檔案工作列入公務員年度考核目標。第二，規范檔案資源管理。機關檔案的基礎性工作產生于各個業務之中，因此，國家公務員在履行職責時，一定要按照機關檔案工作的規定，對文件材料形成、積累、立卷、歸檔、移交環節一絲不茍，認真負責，切實保障國家檔案資源安全，提高完整率、準確率、歸檔率。第三，加強基層基礎檔案建設。目前，鄉鎮、街道辦事處機關檔案工作普遍較弱。尤其在和諧社會建設中，關乎民生“學有所教、勞有所得、病有所醫、老有所養、住有所居”，與人民群眾利益息息相關的文件材料非常多，需要鑒定、整理、立卷、歸檔，還要引導公眾建立“家庭檔案”。因而在加強基層基礎檔案資源保管、收集歸檔，增強檔案全民共享的服務功能任務繁重。去年，我省根據加強基層基礎檔案工作需要，又著眼未來長遠發展，要求“全省各鄉鎮要加強檔案工作”、“社區和有條件的村要設置檔案室”，將基層檔案保管好，利用好。強調各級發展改革、勞動和社會保障、民政等部門，按照各自的職責分工，加強以圍繞大局、服務民生為重點的基層基礎檔案工作。從全省目前發展的情況看，以上措施卓有成效，將努力實現基層基礎檔案建設科學發展。

三、加強機關檔案工作的建議

第一是創新發展思路。各級黨政機關和檔案行政管理部門，要以黨的路線、方針、政策和國家檔案工作法規為依據，貫徹執行“統一領導、分級管理”的原則。同時，要結合本地區、本單位的實際情況，明確發展思路、確定發展目標、突出發展重點。通過深入調查機關檔案資源情況、現場施行檔案工作業務指導等措施，實現機關檔案工作由經驗管理到科學管理的轉變，逐步提高檔案工作現代化管理水平。

第二是創新管理機制。機關檔案工作是黨和政府工作的一項重要內容，具有重要性、普遍性。《檔案法》和《河北省檔案工作條例》，雖然沒有明確黨政機關設置檔案機構的規定，但按照科學發展觀的要求，以及加強機關檔案工作需要，各級政府應把研究解決黨政機關和各單位增設檔案機構問題擺上日程，可根據各個部門承擔的任務、保管檔案數量等實際情況，合理確定人員編制。各級檔案、人事部門也應當深入研究、積極探索、統一思想，加快機關檔案體制改革的步伐。

第三是創新專業檔案管理制度。據資料顯示，目前全國約有20000個專業檔案館(如：地名、科技、測繪、城建)，而多數是條塊結合的管理體制。長期的檔案管理實踐表明，“條”、“塊”分割式的管理體制，常常出現“政出多門”，有關單位出現無所適從、工作扯皮等不良現象和問題，給檔案事業帶來不利影響。據了解，目前，全國建立起地名檔案專業館的省(市、區)有十四五個，有一部分是縣(處)級別的，但多數為科級。我省市、縣兩級建立檔案室的數量寥寥無幾，根本保證不了檔案的安全保管。因此，建立高效、科學的專業檔案管理制度勢在必行。應按照《檔案法》的規定，各專業主管部門及其檔案管理機構，應負責對本系統的檔案工作進行領導和指導，同時還要接受同級的地方檔案行政機關的業務指導、監督和檢查。各級檔案行政機關也要與時俱進，要從大力加強國家檔案資源建設出發，增強改革意識，逐步建立和完善科學的專業檔案管理制度。還要在檔案機構設置、人員編制、業務培訓、落實崗位補貼政策方面給予指導和大力幫助。