Ｗｏｒｄ２００７文檔的規(guī)范化操作方法

在日常使用Word2007的過程中，我們應(yīng)該盡量地能規(guī)范Word2007文檔，這樣不僅便于瀏覽，而且也使得文檔看上去更加美觀。如果你需要將 Word2007打印或者編訂的話，符合規(guī)范的文檔就顯得非常的重要。規(guī)范的文檔制作并非是困難的，只要你能掌握一些小技巧。

本文將為你簡單介紹如何規(guī)范Word2007文檔。說起來其實(shí)只需要三部分就可以：頁面的整體設(shè)定(方便打印和后期裝訂)、文字內(nèi)容樣式和段落的調(diào)整以及增添頁眉頁腳和其他頁面美化設(shè)置。

兵馬未動糧草先行：設(shè)定頁面

頁面設(shè)置包含了紙張和頁面邊距等設(shè)置，它可以對Word2007文檔整體進(jìn)行設(shè)置，從而保證了頁面間的一致性和規(guī)范性。

第一步 啟動“Word”后轉(zhuǎn)入到頁面布局選項(xiàng)卡。

第二步 點(diǎn)擊頁面設(shè)置右側(cè)的小圖標(biāo)后進(jìn)入到頁面設(shè)置窗口，這里可以根據(jù)需要選擇紙張方向以及裝訂線位置和預(yù)留寬度。

第三步 轉(zhuǎn)入到紙張選項(xiàng)卡就可以設(shè)定打印紙張了，在紙張大小的下拉菜單中根據(jù)打印紙的實(shí)際情況選擇即可。如所有頁面都將使用同樣尺寸的紙張打印的話，可以在應(yīng)用于內(nèi)選擇“整篇文檔”。

第四步 在版式選項(xiàng)卡中可以對頁眉頁腳進(jìn)行奇偶調(diào)節(jié)，如果首頁要作為封面的話，就要選中“首頁不同”了，另外在這里還可以根據(jù)需要適當(dāng)調(diào)整“距邊界”。

第五步 完成以上設(shè)定后點(diǎn)擊“確定”保存，回到頁面布局選項(xiàng)卡后選擇“分欄”就可以快速設(shè)定分欄樣式了，在下拉菜單中選擇“更多分欄”還可以在分欄窗口中手動設(shè)定列數(shù)。

第六步 如果你覺得以上的數(shù)字設(shè)定并不直觀的話，可以在頁面設(shè)置選項(xiàng)卡中直接選擇相應(yīng)調(diào)整快捷按鈕的下拉菜單。比如在頁邊距菜單就可以在提示的幫助下完成設(shè)定了，紙張和文字方向的設(shè)定相同。

第七步 點(diǎn)擊“頁面布局”選項(xiàng)的“段落”選項(xiàng)卡右下方的小圖標(biāo)后即可進(jìn)入段落設(shè)定窗口。

第八步 轉(zhuǎn)入到縮進(jìn)和間距選項(xiàng)卡，在縮進(jìn)的特殊格式里選擇“首行縮進(jìn)”，這時(shí)右側(cè)會自動選擇兩個(gè)字符。如沒有特別需要其他設(shè)置選擇默認(rèn)即可。

賞心又悅目：樣式調(diào)整

完成了上述的設(shè)定后就可以錄入或粘貼來自其他文檔的文本內(nèi)容了，要想使頁面繼續(xù)保持“規(guī)范”，那么頁面的樣式和段落調(diào)整就非常必要。

第一步 將光標(biāo)移動到需要調(diào)整的行或段落后，在開始項(xiàng)的“樣式”面板中就可以點(diǎn)擊上方的樣式縮略圖來實(shí)現(xiàn)快速調(diào)整樣式。

第二步 點(diǎn)擊“樣式”列表右側(cè)的下拉菜單就可以進(jìn)入到樣式列表窗口，選擇合適的樣式即可。

第三步 點(diǎn)擊更改樣式按鈕下方的圖標(biāo)即可進(jìn)入更改樣式菜單，在樣式集中提供了多個(gè)樣式風(fēng)格，根據(jù)需要選取即可。

第四步 盡管樣式庫非常豐富，但并不能保證就有你中意的，還好可以在字體面板右上方的字體下拉菜單中設(shè)定合適的字體，右側(cè)可以選擇字體大小。

第五步 在字體面板內(nèi)點(diǎn)擊底部為紅色橫線的A按鈕，就可以進(jìn)入顏色選取窗口，選擇滿意的顏色后關(guān)閉窗口。

第六步 選中需要修改顏色的文本內(nèi)容后，點(diǎn)擊上步提到的A按鈕就可以實(shí)現(xiàn)文本顏色的快速替換。同理B、I、U等按鍵也都可以進(jìn)行類似操作，另外選擇文本后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，在右鍵菜單中也可以調(diào)整字體樣式。

第七步 經(jīng)常用到的調(diào)整還包括修改對齊方式和編號等，移動光標(biāo)到需要編輯的段落后，選擇段落選項(xiàng)卡中的相應(yīng)按鈕就可以實(shí)現(xiàn)對應(yīng)的調(diào)整了。

最后一擊:頁面美化

有了前面兩部分的介紹，相信調(diào)整頁面和修改樣式已經(jīng)變得非常簡單了。而在規(guī)范Word2007文檔的最后階段，還是有一些頁面美化及方便打印查看的操作需要實(shí)踐。

進(jìn)入到“頁面布局”中的“頁面背景”面板，并點(diǎn)擊頁面邊框后進(jìn)入“邊框和底紋”設(shè)定窗口，在“頁面邊框”選項(xiàng)卡中可以為頁面設(shè)定方框、陰影、三維等多種邊框，選擇應(yīng)用于“整篇文檔”就可以為所有頁面添加邊框了。