會計信息流程的優化

［摘 要］不同單位的會計信息需求不同，其處理流程亦會有所差異。筆者對傳統數據處理流程與信息化流程作一比較，設計了基于信息化的會計處理流程，并加以優化，使其符合關系規范化等原則，更趨于合理。

［關鍵詞］ 會計信息系統；賬務處理；信息流程

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）16-0028-03

成本及會計子系統的獨立性體現了會計對“過程的控制和觀念的總結”，表明會計通過價值反映企業的資金流，同時又產生大量的信息流。不同單位的會計信息系統的功能會有所差異，其處理流程亦不同，筆者對此加以研究。

1 傳統數據處理流程與信息化流程的變化

數據處理方式從手工操作轉變為信息化操作后，傳統（手工）會計產生了一系列變化［1］。以記賬憑證賬務處理程序為例，其區別如下：（1）手工系統中，其賬務處理程序基本流程是原始憑證→記賬憑證→賬簿→報表，這是由于報表的編制必須依賴序時分類的賬簿記錄，而不可能根據零星的業務來編制。實現會計信息化后則擺脫了手工的限制，可根據憑證直接匯總得到發生額等數據，其流程變為憑證→報表。（2）手工系統的核心在于對賬，計算機則強調錄入數據的完整和真實。在手工方式下，總分類賬與明細分類賬是平行登記的（這種做法與數據的兩次錄入非常相似），平行登記的賬簿需定期核對，當不存在數據錯位、漏記、串戶、重復登賬等錯誤時，其結果應是相符的。信息化后，由于數據的來源相同，明細賬與總賬之間的核對工作就沒有必要了。但是，如果輸入了錯誤的數據或者輸入過程中產生的差錯沒有得到糾正，則得不到正確的輸出；因此，對于新輸入的數據，應先將其存儲于臨時憑證文件中，只有經過檢測后，才作為正式的會計資料轉存起來。（3）手工系統存在數據的大量重復，信息化則強調發揮計算機的優越性。會計憑證是賬務處理子系統的數據源，從一定的意義上說，它所包含的信息量幾乎等于各種明細賬、總賬及會計報表所包含的信息量之和；亦即，從信息量的角度來看，后者并沒有比前者增加什么。但由于手工處理設置了明細賬、總賬等環節，使得記賬憑證上的數據被多次轉抄。同一數據的大量重復，不僅造成存儲浪費，還極易導致數據的不一致。手工會計下，常出現賬證不符、賬表不符的現象，這與手工方式下數據的大量重復有直接關系。信息化后，根據關系規范化原則［2］，各種賬簿不再作為專一的存儲，僅僅變為系統的不同輸出，既簡化了設計，又節約了資源。（4）原系統信息提供不及時。信息化后，由于計算速度很高，可以隨機輸出任一會計信息，因此會計信息的時效性大為提高。尤其當月末或年末，因為發生調賬事項而不能夠及時結賬時，將下一期的會計憑證輸入到臨時憑證文件中，并不影響當期未結賬會計數據的正確性。

2 基于信息化的流程設計及其優化

圖1是某生產單位的會計信息流程示意，整個系統由5部分組成：第一部分是各個獨立核算子系統，包括工資核算、材料核算、固定資產核算、成本核算、銷售核算等，分別完成各個子系統的數據處理和數據分析；第二部分是賬務處理部分，主要完成初始化、憑證的輸入、審核、記賬、結賬、銀行對賬、跨年記賬以及往來管理、項目管理、部門核算、領導查詢等功能；第三部分是自動轉賬部分，解決各個子系統和賬務系統之間的控制和數據傳遞；第四部分是內部評價與監測，通過價值核算達到對企業經營“過程的控制和觀念的總結”，利用價值指標進行數據處理、預測未來、輔助決策，主要包括進銷運存管理、合同管理、勞動統計管理等功能；第五部分是財務報告，分別向各利害相關者提供財務報告，包括資產負債表、損益表、現金流量表以及主營業務收支明細表、利潤分配表、應交增值稅表等報表和財務分析報告。

上述各個部分之間存在極其緊密的聯系，不僅存在數據傳遞關系，而且存在系統間的控制關系，包括調用控制、時序控制等。

上述流程中，消除了原始系統中的賬簿等數據重復存儲的部分；實現了會計數據采集輸入的自動化，尤其自制憑證部分的數據來源；自制轉賬憑證直接記賬，不再審核，遵從“上游審核過的數據沒必要在下游進行二次審核”的設計原則；增加了預測未來、輔助決策部分，實現數據資源共享；各部分之間的數據傳遞、調用盡量實現自動控制而非人工控制。

主要參考文獻

［1］ 張世舉 等． 計算機會計學［M］. 北京：石油工業出版社，2001.

［2］ 李俊德． Visual Foxpro⒍0 入門與應用實例［M］. 北京：清華大學出版社，1999．