利用Ｅｘｃｅｌ制作工資條的若干方法

[摘 要] 根據(jù)工資表進(jìn)行工資條的制作和發(fā)放是財會人員的日常工作之一，但是如果方法不當(dāng)制作起來就會很麻煩#65377;利用Excel的強(qiáng)大功能進(jìn)行工資條的制作有多種方法，可以方便快捷地制作出美觀的工資條#65377;本文通過結(jié)合實例分別介紹不用公式#65380;使用公式#65380;郵件合并#65380;使用VBA編程等4種制作工資條的方法，供財會人員借鑒#65377;

[關(guān)鍵詞] Excel;公式;郵件合并;宏;VBA

[中圖分類號]F232[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194(2008)14-0017-04

工資條是發(fā)放工資時交給職工的工資項目清單，其數(shù)據(jù)來源于工資表#65377;由于工資條是發(fā)放給職工個人的，所以每個月發(fā)放的職工工資條應(yīng)該包括工資中各個組成部分的項目名稱和具體的數(shù)值#65377;利用Excel進(jìn)行工資條的處理非常靈活，因此備受會計人員的青睞#65377;本文就制作工資條的幾種方法進(jìn)行介紹#65377;

方法一:不用公式，直接用Excel制作工資條

對于普通公司員工來說，可以不用公式，直接讓Excel按人頭打出工資條，方法簡單，適合Excel新手使用#65377;

假定公司有員工100人，工資數(shù)據(jù)在A2:L101區(qū)域#65377;在工作表的第一行A1:L1區(qū)域為工資項目，如圖1所示#65377;我們需要的工資條是第一行為工資項目，第二行為各員工的工資，第三行為空行，以便打印后裁剪分割#65377;

第一步:先選中A列，點擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【插入】命令，插入一個輔助列#65377;在A2#65380;A3#65380;A4單元格分別輸入數(shù)字“2”#65380;“5”#65380;“8”#65377;選中這3個單元格，拖動填充柄向下至A101單元格，為所有的工資數(shù)據(jù)添加序號#65377;

第二步:復(fù)制A1:M1單元格，然后在A102單元格單擊，并粘貼#65377;選中A102:M102單元格，將鼠標(biāo)定位于填充柄，按下右鍵，向下拖動填充柄至M200單元格#65377;這樣就復(fù)制了99個工資項目，加上第一行的那個，正好100個#65377;

第三步:在A1單元格中輸入數(shù)字“1”，在A102#65380;A103#65380;A104單元格分別輸入數(shù)字“4”#65380;“7”#65380;“10”#65377;然后選中A102:A104單元格向下拖動填充柄，至A200單元格，為所有的工資項目添加序號#65377;

第四步:在A201#65380;A202#65380;A203分別輸入數(shù)字“3”#65380;“6”#65380;“9”#65377;然后選中這3個單元格，向下拖動填充柄至A300單元格，為作為間隔的空行添加序號#65377;

(注:前4步分別在工資數(shù)據(jù)#65380;工資項目#65380;空行前添加了相互間隔的序號#65377;)

第五步:根據(jù)A列序號，升序進(jìn)行排列，就得到了所需要的工資條#65377;最后選中A列數(shù)據(jù)，點擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【隱藏】命令，將該輔助列隱藏起來，工資條的最終形式如圖2所示#65377;

方法二:僅需一個公式用Excel制作工資條

第一步:打開如圖1所示的“工資數(shù)據(jù).xls”文件，在“工資表”中存放工資的原始數(shù)據(jù)，共有L列#65377;第一行是工資項目，從第二行開始是每個人的工資#65377;在sheet 2中設(shè)置工資條#65377;首先將sheet 2改名為“工資條”#65377;

第二步:分析#65377;工資條由3行構(gòu)成:一行對應(yīng)工資項目，一行對應(yīng)一個人的工資數(shù)據(jù)，然后是一個空行用來方便分割#65377;這樣3行構(gòu)成一個工資條#65377;

工資項目處在行號除以3余數(shù)為1的行上;空行處在行號能整除3的行上#65377;以上兩行不難設(shè)置，關(guān)鍵是工資數(shù)據(jù)行，涉及sheet 1與 sheet 2中數(shù)據(jù)的對應(yīng)關(guān)系，經(jīng)分析不難看出:“工資表中的數(shù)據(jù)行=INT((工資條中的數(shù)據(jù)行+4)/3)”#65377;

第三步:在“工資條”的A1單元格中輸入公式:“=IF(MOD(ROW()，3)=0，＂＂，IF(MOD(ROW()，3)=1，工資表!A$1，INDEX(工資表!$A:$L，INT((ROW()+4)/3)，COLUMN())))”#65377;如圖3所示#65377;

該公式運用IF函數(shù)，對MOD函數(shù)所取的引用行號與3的余數(shù)進(jìn)行判斷#65377;如果余數(shù)為0，則產(chǎn)生一個空行;如果余數(shù)為1，則固定取工資表中第一行的內(nèi)容;否則運用INDEX函數(shù)和INT函數(shù)來取工資表對應(yīng)行上的數(shù)#65377;

第四步:確認(rèn)后選擇A1單元格，把鼠標(biāo)放在A1單元格的右下角，鼠標(biāo)變成“+”時，向右拖動鼠標(biāo)自動填充至L列，這樣工資條中的第一行就出來了#65377;選定A1:L1，把鼠標(biāo)放在L1單元格的右下角，鼠標(biāo)再次變成“+”時，向下拖動鼠標(biāo)自動填充到數(shù)據(jù)的最后一行，工資條就全部制作完成了#65377;

第五步:最后來設(shè)置格式#65377;選定A1:L2設(shè)上表格線，空行不設(shè);然后選定A1:L3，拖動L3的填充柄向下自動填充，這樣有數(shù)據(jù)的有表格線，沒有數(shù)據(jù)的沒有表格線;接著調(diào)整一下頁邊距，取消網(wǎng)格線，結(jié)果如圖4所示#65377;

方法三:利用Word的郵件合并功能制作工資條

Excel具有電子表格#65380;圖表和數(shù)據(jù)庫等功能，但是，它不能像數(shù)據(jù)庫軟件那樣逐條打印記錄#65377;Word可以通過多種方式共享Excel數(shù)據(jù)，作為Excel數(shù)據(jù)輸出的載體，彌補(bǔ)Excel的不足#65377;本部分仍以圖1“工資數(shù)據(jù).xls”文件為例，在“工資表”中存放工資的原始數(shù)據(jù)#65377;

第一步:創(chuàng)建Word主文檔#65377;在Word中新建一個文件，按照應(yīng)打印工資項目的名稱，制作出一個表格，表格下設(shè)置一行分隔線，將其保存為“主文檔”備用，如圖5所示#65377;

第二步:使用共享數(shù)據(jù)#65377;打開Word主文檔，右鍵單擊工具欄，選擇【郵件合并】命令，打開【郵件合并】工具欄#65377;單擊【設(shè)置文檔類型】按鈕 ，選擇“目錄”選項;然后單擊【打開數(shù)據(jù)源】按鈕 ，在打開對話框中找到存放的工資數(shù)據(jù)，打開【選擇表格】對話框，選中包含有數(shù)據(jù)的工作表即“工資表$”，單擊【確定】按鈕(如圖6所示)#65377;

第三步:將光標(biāo)插入表格第一個項目的位置(例如，“姓名”下的單元格)，單擊【郵件合并】工具欄中的【插入域】按鈕 ，打開【插入合并域】對話框#65377;單擊【數(shù)據(jù)庫域】選項，再選中【域】列表中的“姓名”選項，單擊【插入】按鈕就可以將姓名合并域插入到表格中;然后依次完成其他工資項目的插入域操作，如圖7所示#65377;

第四步:完成以后，單擊【郵件合并】工具欄中的【合并到新文檔】按鈕 ，即可在打開的對話框中選擇合并記錄的范圍#65377;如果需要生成所有員工的工資條，可以選中【全部】選項#65377;單擊【確定】按鈕就會在新文檔窗口生成工資條，如圖8所示#65377;

方法四:使用VBA制作工資條

在Excel中使用VBA通過編寫小程序來制作工資條也是一種比較快捷的方法，但是這種方法對會計人員的要求較高，必須有一定的編程基礎(chǔ)才能做到#65377;當(dāng)然在Excel中使用VBA編程生成工資條的方法有多種，因為不同的程序設(shè)計思路會產(chǎn)生不同的程序，本部分僅就最簡單實用的一種思路和方法進(jìn)行介紹#65377;

第一步:打開“工資數(shù)據(jù).xls”文件，sheet 1仍為如圖1所示的“工資表”，將sheet 2工作表改名為“工資條”，選擇【工具】菜單下的【宏】下的【Visual Basic編輯器】，在彈出的代碼窗口中輸入以下VBA程序:

Sub 制作工資條( )

Dim r1 As Integer， r2 As Integer， r_end As Integer

r_end = Worksheets(＂工資表＂).Range(＂A65536＂).End(xlUp).Row

r2 = 1

Worksheets(＂工資表＂).Activate

For r1 = 2 To r_end

Range(＂A1:L1＂).Copy Worksheets(＂工資條＂).Cells(r2， ＂A＂)

r2 = r2 + 1

Range(Cells(r1， 1)， Cells(r1， 1).End(xlToRight)).Copy Worksheets(＂工資條＂).Cells(r2， ＂A＂)

r2 = r2 + 1

Next

Worksheets(＂工資條＂).Activate

End Sub

第二步:保存退出后，運行宏:選擇【工具】菜單下的【宏】，選中編制的“制作工資條”單擊【執(zhí)行】，即可在“工資條”表中生成如圖9所示的結(jié)果#65377;

“本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請以PDF格式閱讀原文”