工程信息管理中的溝通管理問題初探

【摘要】溝通管理是隸屬于工程管理中的信息管理，在工程管理中具有非常重要的作用，是進行各方面管理的紐帶。本文先說明溝通管理比較復雜，牽扯的對象較多，但在實踐的基礎上，經過研究分析尋找實現有效溝通管理的方法，最后通過建立工程管理中的溝通體制，使整個管理系統結構均衡，使工程實施和運行過程順利。

【關鍵詞】信息管理;溝通管理;溝通體制

【中圖分類號】F416.9【文獻標識碼】B【文章編號】1005-1074(2008)07-0016-01

溝通是信息管理中的很重要的部分，是信息傳遞，交換的動態過程。他不光存在于企業內部，更存在于項目各個參與方之間。因為工程實際的復雜性和各方權力義務存在某些方面的模糊性，致使工程管理中的溝通比較復雜，同時它也具有一些內部規律，我們只要掌握好它的特性，建立一套完善的溝通體制，保證項目管理中信息的通暢，就能為工程順利完成打好基礎。

1溝通管理具有的特性

工程項目是有多家單位共同參與完成，為了同一個工程的順利完成他們形成了一個組織，各個參與單位都有各自的利益訴求。在整個項目管理中對各參與單位進行溝通和協調就非常必要，同時也比較困難。但在實踐的基礎上，經過分析也可以找出它的規律性。工程項目管理組織是開放的復雜系統。項目的確立局部或全部涉及社會政治、經濟、文化等諸多方面，對生態環境、能源將產生或大或小的影響，這就決定了項目溝通管理應從整體利益出發，運用系統的思想和分析方法，全過程、全方位地對工程項目進行有效的管理。

2實現有效溝通管理的方法

要實現有效溝通，必須運用有效的方法，可以從以下幾個方面著手。

2.1首先是在組織中形成良好的吸引文化使組織成員對組織有一個認同，激發成員去溝通的積極性。其次在工程管理過程中建立一種雙向互動的溝通環境尤為重要。鼓勵大家多溝通，這種環境不僅指選擇能自由平等溝通交流的自然環境，同時也包括營造雙方彼此的信賴及開誠布公的環境氣氛。

2.2建立扁平模糊型結構溝通不僅僅是一種臨時性的技巧和方法，更是一種組織制度，并且最好有適合的組織結構。溝通管理與組織結構密切相關，溝通體制易受組織結構約束，從而使溝通出現障礙。溝通障礙導致信息流通障礙，觸發管理決策的呆滯。組織結構扁平化意味著部門間的界限模糊，組織網絡中團體功能的增強，團體內各成員間的相互依賴更加突出。團體功能的增強有利于內部信息的流動，有利于發揮成員的主觀能動性和創造性，有利于企業快速反應，搶占市場。

3工程管理中的溝通體制的建立

3.1完整的溝通管理體制的建立一個比較完整的溝通管理體制應該包含溝通計劃編制、信息分發、績效報告和管理收尾幾方面的內容:①溝通計劃決定項目干系人的信息溝通，即誰需要什么信息，什么時候需要，怎樣獲得;②信息發布使需要的信息及時發送給項目干系人;③績效報告收集和傳播執行信息，包括狀況報告、進度報告和預測;④項目在達到目標或因故終止后，需要進行收尾，管理收尾包含項目結果文檔的形成，包括項目記錄收集、和對項目的效果(成功或教訓)進行的分析以及這些信息的存檔(以備將來利用)。以上種種情形都要考慮到，分析后的結果要在溝通計劃中體現并能滿足不同人員的信息需求，這樣建立起來的溝通體制才會全面、有效。

3.2溝通載體和形式的選擇溝通的載體有口頭、書面、肢體語言。溝通的形式通常有書面溝通、口頭溝通、非言語溝通和電子媒介4種形式。書面溝通的優點是具有可以持久、有形和可核實性，但其耗費更多的時間和缺乏有效的反饋?？陬^溝通的優點是快速傳遞和快速反饋，但其在傳遞的過程中容易失真。非言語溝通主要包含著體態語言和語調，任何非言語溝通是和口頭溝通聯合一起的。電子媒介最大的優點是廉價和迅速，并同時可以傳遞給許多人。在不久的將來，電子媒介在工程管理的溝通中將起著越來越重要的作用。

3.3主動溝通、溝通的過濾和反饋在工程管理中提倡主動溝通，尤其是明確了必須溝通的時候。當溝通是項目經理面對用戶或上級、團隊成員面對項目經理時，主動溝通不僅能建立緊密的聯系，更能表明你對項目的重視和參與，這會使溝通的另一方滿意度大大提高，對整個項目非常有利。在工程管理中，工程管理者還必須消除溝通中過濾信息的一些機制和障礙，以保持溝通渠道暢通。項目經理應在溝通管理計劃中根據項目的實際情況，明確雙方認可的溝通渠道，如與用戶之間通過正式的報告溝通與項目成員之間通過電子郵件溝通。建立溝通反饋機制，任何溝通都要保證知識沒有偏差，并定期檢查項目溝通情況，不斷加以調整。

4結語

溝通是進行信息傳遞和交換地前提，它對于工程項目取得成功是必不可少的，它不光要求企業內部建立良好的溝通機制，也需要參與項目的各方構建通暢的溝通渠道，這樣才能保證項目取得圓滿的成功。