萬全準備可能會出錯的一定會出錯

奧美公關顧問曾負責過新加坡節、惠普筆記本發布會等活動

實際上，籌辦活動更像在策劃一場現場直播的表演。它是一場沒有安全網的高空走鋼絲表演，一旦開始就沒有任何彌補的機會。你不能像拍電影一樣，喊：“卡”。不過，你雖然無法通過劇本預知未來，不過，你還是能通過細密的思慮來做足準備工作，確保讓突發降低到最低，至少能游刃有余地應對。

“不要忘記墨菲法則：可能會出錯的事情一定會出錯。”這是Judy Allen 對所有活動策劃和執行者的忠告，也是王楠多年來從事公關工作篤定的經驗之談。

對于可以把活動中所有癥結歸結到前期準備上的王楠來說，活動中任何很難彌補的突發狀況，一定是由于前期的準備不夠充分。

你經歷過最匪夷所思的活動突發狀況是什么？我比較幸運，雖然做活動多少都會有些意外，但是基本上都不影響大局，能很好地去解決。不過我倒是參加過業內一個朋友做的新車上市活動，出現的一系列問題讓我挺震驚的。

一般來說，新車上市發布會都非常盛大，汽車廠商會投入很多資金做宏大的場面，邀請來賓的等級也比較高。那個活動選在了北京798，一個既能出大場面又很雅致的地方。不過現在想起來，那個活動簡直就是一場災難。首先，發布會有一部分安排在戶外，活動公司還特制了一個很漂亮的玻璃簽到板，來賓可以從不同角度看到新車和廠商的Logo。唯一的問題是，夏季天氣變化大，突發的狂風暴雨幾乎在一瞬間把那面玻璃板刮倒在地上，“啪”地一聲全碎了，還好當時旁邊沒有人，否則后果就更嚴重了。

然后就是室內的情況，由于798 場地的頂棚不是很嚴密，結果“外邊下大雨，屋里下小雨”，在計劃中最炫的環節——汽車揭幕中，還出現了這樣的窘況：為了突出這款新車主打的戶外和運動特性，策劃團隊專門在活動現場搭一個水池，讓車緩緩開到水池里，再由池中央的平臺把車托起來，營造一種從水中脫穎而出的感覺。創意很棒，作為一款國內外合作品牌的汽車，公司也特意邀請了重量級的外方和中方兩位老板共同揭。但是當這兩位老大走到水池邊上的時候，他們驚奇地發現，要掀開車上的綢布并和汽車合影，只能站到水池里！我眼睜睜看著那兩位大老板站在水池猶豫了一下，然后對視，無可奈何地踩下了去——其中的一位還拎了一下褲角……

發生這樣的情況雖然有天災因素，但是我覺得從職業公關角度來想，有80%以上的責任在人。夏天的活動首先就應該考慮到會下雨；在考察場地時，就應該想到頂棚是否防雨；如果不防雨，應該提前幾天就關注天氣預報，想一些補救措施。另外，在設計水池的時候，應該充分考慮到站在什么位置才能讓人輕松并美觀地把布掀開，什么角度能夠讓攝像機或照相機捕捉到完美的合影鏡頭，如何在水池里搭建人的通道……這種大型活動，最起碼帶客戶走一遍場地，按真實的流程彩排一次，如果之前做過這些工作，我想這樣災難性的場景就不太可能出現了。在活動準備過程中，你如何避免同類狀況的發生？

做活動時，你經常會需要合作方給你支持，比如場地提供方、現場搭建公司、活動背板制作公司雖然你會經常通過打電話或者開會和他們反復確認自己想要的東西，但是很多時候，你沒有辦法以你的專業程度來要求供應商。比如你即使跟印刷供應商明確地說出你要什么樣、多大、什么質地的背景板，可是最后拿到手里的，還有可能是一個因存放不當，有很多褶皺的背景板。另外還可能有一些供應商在完全不通知你的情況下，私自更改原來的設計，常常當到了會場才能發現這些問題，這是我最頭疼的。所以我的做法是，面對不太熟悉的供應商，親自或安排團隊中的同事到印廠盯樣，直到確保紙張、顏色等沒有問題才OK。或者要求提前比較長的時間看樣品，總之不能等到進會場了，一切不能彌補后才發現問題。

你覺得應該以什么樣的心態來面對活動現場遇到的突發狀況？用

不驚。和公關中著名的危機公關一樣，不好的事情也有可能轉化成機會，不一定是絕境。只要有這樣的心態，很多東西都可以去克服。作為全場指揮，我們的壓力是雙重的，當現場出現意外時，你肯定會有緊張和焦慮的心理，但想想看，如果你的客戶覺得到目前為止這個活動還挺好，但是看到了你“猙獰”的表情，會怎么想？心一定一下子揪起來，覺得出事了。而且活動現場的總控就像球隊教練一樣，如果場上的球員已經打得很急躁了，你比他們還著急，他們又怎么能很好地工作呢？你覺得保證活動順利進行的關鍵是什么？

充分準備，仔細考慮每一個細節。

另外就是在活動現場，除了給每一個項目安排專門的固定負責人，同時還要安排靈活機動的自由人，千萬不要臨時說，讓A組的人去B組幫忙，必須安排自由人去補缺口，這樣才可以在處理很多機動小問題的同時，不引起更多問題。比較重要的是，你一定要讓客戶知道，有任何問題隨時都能夠找到你，這樣他才不會滿場亂抓人，讓整個秩序變得混亂。

“雖然無法通過劇本預知未來，你還是能做足準備工作。不要忘記墨菲法則：可能會出錯的事情一定會出錯。”