我那些完美活動以及完美的活動生涯

Judy Allen成功地在世界上30多個國家策劃和推出了許多令人難忘的活動，其中包括：迪斯尼“美女與野獸”開幕盛典晚會；諾曼·杰維森“屋頂上的提琴手”25周年慶祝儀式。她所策劃的活動范圍非常廣泛，既有僅限少數(shù)人參加的VIP活動，也有像新車發(fā)布會這樣動用數(shù)百萬美元和多種媒體技術(shù)的大型活動。

你是怎么做上活動策劃這一行的？一干二十多年，什么樣的魅力讓你孜孜以求地把自己修煉成了一個專家？一開始我從事旅游業(yè)，管理著一家旅行社。當時我們?yōu)榱税l(fā)展自己的業(yè)務，開始接待團體商務旅行，在旅行的過程中，為游客安排會議、談判

。我發(fā)現(xiàn)自己很享受為別人設計、策劃一件事情的樂趣。自己的想法、創(chuàng)意不再只是想想、一閃而過而已，它可以幫助別人實現(xiàn)一個目標，我要做的就是找到這些人，把自己的創(chuàng)意貢獻給他們。所以，我開始留意有沒有這么個地方能把我的趣和職業(yè)結(jié)合起來。

她是活動界的Model，是亞馬遜網(wǎng)站上四本關(guān)于活動的暢銷書作者，在她二十幾年的職業(yè)史中，她不但策劃推出了無數(shù)完美無瑕的活動，還用自己旺盛的熱情證明了活動是條完美無瑕的職業(yè)生涯。

很幸運，我一開始就進入一家可以承接數(shù)百萬美元大活動的公司，獲得了寶貴的實踐機會。最初兩三年，我從事活動設計、現(xiàn)場監(jiān)察、客戶溝通、培訓銷售人員的工作。那個時候，根本沒有關(guān)于這個行業(yè)的書籍、指南之類的東西，所有的經(jīng)驗或者說知識都來自于我們策劃執(zhí)行的每一次活動。我和我的同事經(jīng)常鼓勵自己，我們是最優(yōu)秀的，并努力把我們的想法付諸實際。很多想法實現(xiàn)了，它成為今天的經(jīng)驗，也有的想法不能實現(xiàn)，它成為今天的教訓。每一次都有欣慰，也有遺憾，那好吧，下一次我們一定不要遺憾，就這樣一場場活動地做了下來。

包括國際新聞。也許某個國家局勢緊張會影響到你的活動或者你將要邀請的來賓。到大型的新聞網(wǎng)站上注冊個ID，任何時候世界各地的突發(fā)新聞都會發(fā)到你的郵箱。重新梳理合同中關(guān)于活動取消是由的條款，活動有可能在最后一刻因為不可預見的情況，如海嘯、地震、颶風而被迫取消，你必須對合同中的相關(guān)規(guī)定了然于胸。分析一下當這些情況發(fā)生時有可能帶來的財務風險，研究保險條款，與你的供應商簽訂有時間彈性的合同。指派專人負責意外發(fā)生時的聯(lián)絡、溝通，這樣可以有效避免無端的猜測和錯誤信息傳達。當意外發(fā)生的時候，不要等著你的客戶給你打電話，你應該主動給客戶打，給他們提出相關(guān)建議，這樣可以讓他們知道你已經(jīng)掌握了情況，并在控制局勢。公司的律師聯(lián)系，參考相關(guān)的法律規(guī)定，保障自己的權(quán)利。我們生活在一個官司成風的年代，所有的變動、決議都要以書面形式保存，以供將來的取證。這些行動看起來繁瑣，而且所有的工作都有可能是“白忙”一場，但是當意外真正發(fā)生的時候，這是對活動本身、策劃者、客戶、供應商有力的保護。策劃一個活動似乎把策劃者所有的時間都吸走了，很多事情到最后都因為時間不夠而沒有做，比如一些應急的準備、細節(jié)的修飾，怎么還能擠出點兒時間？不是時間不夠用，其實有時候我們還能贏得時間，比如“美女野獸盛典”的場地選擇就為我們贏得了原本要聯(lián)系供應商、設計、制作的時間。真正的問題是我們把很多時間花在了不該花的地方。比如說客戶和供應商的來電。有時候客戶和供應商打電話詢問進度，提出要求，他們的目的是想知道我們是不是在積極努力地推進活動。可是，很多時候我們會花很大的精力去應對這樣的電話，派出專人拜訪客戶、供應商，說明情況，這些時間都是被無端浪費掉的。面對這樣的電話，我們要有清晰的判斷，只要你知道客戶真正要的是什么，你就不會因這些電話分散自己的時間和精力。“擠”出時間的辦法還有很多。比如說我會把自己的辦公室弄得很不“舒服”，沒有沙發(fā)，沙發(fā)顯然是邀請別人進來的信號；搬走多余的椅子，把午休時間端著咖啡來串門、閑聊的人擋在門外。午餐以后，我會出去散步，這樣不僅可以讓頭腦放松一下，還可以避免私人聊天的機會。要是有人來我的辦公室閑聊，我不會坐著不動，我會站起來。很多管理者都學過這樣的小竅門，站起身來是談話結(jié)束的暗號。如果來訪的人還不識相，那我就慢慢地??往門邊走，直到最后把來訪者禮貌地“領(lǐng)”出辦公室。我們也可以通過技術(shù)手段來節(jié)省時間。現(xiàn)在很多的活動策劃公司都利用自己的主頁向客戶、活動參者發(fā)布信息。只要活動參加者在網(wǎng)頁上注冊成為用戶，策劃公司就可以把活動的時間、地點、住宿安排、行程安排向參加者發(fā)布，還能及時了解來賓的特殊需要，及時發(fā)布變更通知。這樣一來，省掉了接電話、打電話、郵件往來的時間，更快、更有效。當你把所有時間都花在工作上的時候，你會發(fā)現(xiàn)時間永遠不夠。活動策劃人更應該學會“策劃”自己的工作和生活。我認識一位活動策劃人，他每天清晨都去打高爾夫，之后才會去辦公室，打高爾是他工作生活的分界線。我每天會很早起床，做瑜伽、冥想，還有一些增強體力的力量練習。哪怕再忙我也沒有失去自己的私人生活。你現(xiàn)在如何看待這個行業(yè)的？對剛?cè)胄械膹臉I(yè)者有什么忠告？做活動策劃是項激動人心的工作，意外也好，時間壓力、客戶壓力，它們都讓你的工作存在著不可預料的挑戰(zhàn)，在這個過程里，我們時刻都在挑戰(zhàn)自己的腦力、體力、應變力，這是份不會讓人衰老的工作。在我的職業(yè)生涯中接觸到各種類型的活動，不僅是在酒店、會所舉辦的活動，還包括視聽演出的舞臺表演，這都提高了我的職業(yè)技巧和專業(yè)知識。我并不想局限于活動策劃的某個方面，比如只做策劃或者只做執(zhí)行。我想盡可能了解更多，甚至于了解我們放到活動中的每一個元素的心理學背景，它們能給活動參者帶來怎樣的影響，通過合理運用這些元素達到我們期望的目標。對于剛?cè)胄械膹臉I(yè)者，面對不同的活動，掌握不一樣的局面非常重要，通過策劃、參加各種活動，通過行業(yè)聚會學習別人的經(jīng)驗，經(jīng)歷越多，你會思考越多，學到的也就越多。每個人的生活和工作都有長遠的或階段性的目標，不管怎樣，目標實現(xiàn)的時候，我們就不自覺地興奮。而做活動這一行，一年到頭要接手大大小小、不同類型的活動，行業(yè)特性就是為從業(yè)者，它會為你吸引到贊助商，贊助商愿意把自己的logo打在你的請柬上的、原本打算去的人都知道我們活動的消息。而且不僅僅是要制造一點轟動效果，這個場地也很符合我們設計、執(zhí)行方面的考慮，比如說，那里正好有一個我們需要的噴泉，不需要再去花錢去制作，這樣就可以把預算省在別的地方，比如去制作一片魔幻色彩的森林景觀，在樹上掛著代表愛情的心型圖案。我們還要培訓那里的工作人員，讓他們在最短時間內(nèi)具備接待上千名來賓的能力。培訓內(nèi)容細致到如何用餐巾把刀叉包裹好，讓來賓能在人來人往的現(xiàn)場一下子拿到。這看起來不值一提，但是要知道，刀叉掉在地上會讓來賓尷尬，破壞現(xiàn)場氣氛，不容易拿到也許會造成人們的擁擠、碰撞、摔倒之后就是更嚴重的狀況。不要想當然地認為會所里的服務生在你的活動中也是合格的，最終往往會有失去客戶、丟了信譽的危險。其靠自己死撐，不如找一個有大型活動經(jīng)驗的專家，聘請專家的花費你活動失敗可能帶來的損失相比簡直不值一提。他們不僅可以幫助你渡過難關(guān)，他們一起工作也能加速你的學習。

腦子里有了向?qū)＜艺埥踢@根弦，你就可以不用輕易放棄一些看似自己能力不能及的活動，有專家的建議和指導，你會做得更快，學得更快，我們都是這樣成長起來的。

對一個活動策劃者來說，方方面面都要考慮到，他到底需要想得有多細？用請柬打個比方。現(xiàn)在很多活動邀請來賓，一個電話一封電郵就搞定了，或者買現(xiàn)成的請柬，貼上打印好的標簽。還有必要專門為活動設計請柬嗎？跟策把他們和你的活動捆綁在一起。此外，大家都用標簽和打印的時候，手寫信封更讓人覺得親切；寄出請柬的時候也給自己寄一份，如果投時間耽擱了，這樣你會第一個知道。

如果我們忽略了請柬上的這些細節(jié)，第一，你的贊助商會很不爽，第二，你邀請的來賓也會想，我為什么要浪費自己的時間去參加一個連請柬都沒整明白的活動？ 活動沒有意外才是最大的意外，意外真的無法避免嗎？

再完美的計劃總會遇到意外，因為有很多因素不可控，比如說天氣。“9·11”和SARS后，一些安全因素也變得難以預料。重要的不是意外會不會發(fā)生，而是事前有沒有準備，事后怎么處理。一個活動策劃者應該時刻關(guān)注新聞，不僅是本地的或者行業(yè)新聞，還包括國際新聞。也許某個國家局勢緊張會影響到你的活動或者你將要邀請的來賓。到大型的新聞網(wǎng)站上注冊個ID，任何時候世界各地的突發(fā)新聞都會發(fā)到你的郵箱。重新梳理合同中關(guān)于活動取消是由的條款，活動有可能在最后一刻因為不可預見的情況，如海嘯、地震、颶風而被迫取消，你必須對合同中的相關(guān)規(guī)定了然于胸。分析一下當這些情況發(fā)生時有可能帶來的財務風險，研究保險條款，與你的供應商簽訂有時間彈性的合同。指派專人負責意外發(fā)生時的聯(lián)絡、溝通，這樣可以有效避免無端的猜測和錯誤信息傳達。當意外發(fā)生的時候，不要等著你的客戶給你打電話，你應該主動給客戶打，給他們提出相關(guān)建議，這樣可以讓他們知道你已經(jīng)掌握了情況，并在控制局勢。公司的律師聯(lián)系，參考相關(guān)的法律規(guī)定，保障自己的權(quán)利。我們生活在一個官司成風的年代，所有的變動、決議都要以書面形式保存，以供將來的取證。這些行動看起來繁瑣，而且所有的工作都有可能是“白忙”一場，但是當意外真正發(fā)生的時候，這是對活動本身、策劃者、客戶、供應商有力的保護。

策劃一個活動似乎把策劃者所有的時間都吸走了，很多事情到最后都因為時間不夠而沒有做，比如一些應急的準備、細節(jié)的修飾，怎么還能擠出點兒時間？

不是時間不夠用，其實有時候我們還能贏得時間，比如“美女野獸盛典”的場地選擇就為我們贏得了原本要聯(lián)系供應商、設計、制作的時間。真正的問題是我們把很多時間花在了不該花的地方。比如說客戶和供應商的來電。有時候客戶和供應商打電話詢問進度，提出要求，他們的目的是想知道我們是不是在積極努力地推進活動。可是，很多時候我們會花很大的精力去應對這樣的電話，派出專人拜訪客戶、供應商，說明情況，這些時間都是被無端浪費掉的。面對這樣的電話，我們要有清晰的判斷，只要你知道客戶真正要的是什么，你就不會因這些電話分散自己的時間和精力。

“擠”出時間的辦法還有很多。比如說我會把自己的辦公室弄得很不“舒服”，沒有沙發(fā)，沙發(fā)顯然是邀請別人進來的信號；搬走多余的椅子，把午休時間端著咖啡來串門、閑聊的人擋在門外。午餐以后，我會出去散步，這樣不僅可以讓頭腦放松一下，還可以避免私人聊天的機會。要是有人來我的辦公室閑聊，我不會坐著不動，我會站起來。很多管理者都學過這樣的小竅門，站起身來是談話結(jié)束的暗號。如果來訪的人還不識相，那我就慢慢地往門邊走，直到最后把來訪者禮貌地“領(lǐng)”出辦公室。我們也可以通過技術(shù)手段來節(jié)省時間。現(xiàn)在很多的活動策劃公司都利用自己的主頁向客戶、活動參者發(fā)布信息。只要活動參加者在網(wǎng)頁上注冊成為用戶，策劃公司就可以把活動的時間、地點、住宿安排、行程安排向參加者發(fā)布，還能及時了解來賓的特殊需要，及時發(fā)布變更通知。這樣一來，省掉了接電話、打電話、郵件往來的時間，更快、更有效。

當你把所有時間都花在工作上的時候，你會發(fā)現(xiàn)時間永遠不夠。活動策劃人更應該學會“策劃”自己的工作和生活。我認識一位活動策劃人，他每天清晨都去打高爾夫，之后才會去辦公室，打高爾是他工作生活的分界線。我每天會很早起床，做瑜伽、冥想，還有一些增強體力的力量練習。哪怕再忙我也沒有失去自己的私人生活。

你現(xiàn)在如何看待這個行業(yè)的？對剛?cè)胄械膹臉I(yè)者有什么忠告？做活動策劃是項激動人心的工作，意外也好，時間壓力、客戶壓力，它們都讓你的工作存在著不可預料的挑戰(zhàn)，在這個過程里，我們時刻都在挑戰(zhàn)自己的腦力、體力、應變力，這是份不會讓人衰老的工作。

在我的職業(yè)生涯中接觸到各種類型的活動，不僅是在酒店、會所舉辦的活動，還包括視聽演出的舞臺表演，這都提高了我的職業(yè)技巧和專業(yè)知識。我并不想局限于活動策劃的某個方面，比如只做策劃或者只做執(zhí)行。我想盡可能了解更多，甚至于了解我們放到活動中的每一個元素的心理學背景，它們能給活動參者帶來怎樣的影響，通過合理運用這些元素達到我們期望的目標。對于剛?cè)胄械膹臉I(yè)者，面對不同的活動，掌握不一樣的局面非常重要，通過策劃、參加各種活動，通過行業(yè)聚會學習別人的經(jīng)驗，經(jīng)歷越多，你會思考越多，學到的也就越多。

“這是一個激動人心的工作，無拘無束，沒有極限，活動的手段、方式以至于場地日新月異，沒有想不到的，只有做不做得到和合不合適的問題。”