企業要強化內部控制

　　摘要　筆者通過分析典型案例，闡述了任何企業要實現持續經營，必須強化內部控制的道理。
　　關鍵詞　內部控制；案例；啟示
　　
　　內部控制是指被審計單位為了保證業務活動的有效進行，保護資產的安全和完整，防止、發現糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實、合法完整而制定和實施的政策與程序。其實質是單位為了提高經營效率、保證信息質量真實可靠、保護資產安全完整、促進法律法規有效遵循和發展戰略得以實現等而由單位管理層及其員工共同實施的一個權責明確、制衡有力、動態改進的管理過程。內部控制是企業管理的重要組成部分，任何企業要實現持續經營，必須強化內部控制。
　　筆者最近了解到這樣一個案例：2003年初，某機器制造公司審計處對公司2003年報進行審計時發現這樣一個反常現象：公司2002年、2003年的產品銷售收入分別為4563萬元、5323萬元，呈上升趨勢；財務反映的廢舊物資銷售的數量分別是78萬元、45萬元，呈下降趨勢。而在正常情況下，生產過程中發生的邊角料等廢舊物資應該與生產規模同比例增長和下降，為什么財務數據反映的卻是不合理的趨勢呢?帶著疑問，審計處對公司物資處的廢舊物資的回收、銷售、收款等情況進行了重點審計。經審計，發現物資處處長、綜合室主任、倉庫主任、廢舊回收站長、計劃員等人為了小團體的利益，與某個體經營者串通，通過買通門衛、“開陰陽收據”等手法擅自降價將廢舊物資銷售給沒有業務往來、沒有簽字合同的個體經營者。并要求其將銷售貨款不交財務而直接交物資處。并截留了全部貨款。截至審計時，已經將私自出售、截留的銷售收入私分。這起案件給公司造成了一定的損失，雖然涉及的金額不算很大，但它暴露出來的內部管理問題卻是嚴重的。經審計，物資處廢舊物資的回收、分類、過磅、合同、出售、門衛檢查等業務流程環節出現了失控或有章不循的情況——內部控制出現了問題。
　　
　　一、超越內部組織分工原則處置業務
　　
　　根據公司內部職責權限，廢舊物資的出售業務需要計劃處(簽合同)、財務處(審計價格變動)等部門和主管領導的審批，但是2003年下半年大部分廢舊物資的出售違反了組織分工控制原則，雖然在物資處內專門設立了廢舊物資回收站，負責廢舊物資的回收和銷售，但很多廢舊物資業務沒有經過廢舊物資回收站，卻由物資處處長指定沒有此項業務權限的綜合室主任直接處理。
　　
　　二、違反了不相容職務分離控制原則
　　
　　按照不相容職務分離控制原則，某項經濟業務的授權批準職務，應與執行該業務的職務分離，但在廢舊物資出售業務處理中，出現了批準人(物資處處長)親自與客戶處理降價、交款等業務。又如，物資計量有過磅員專司其職，卻出現了綜合室主任參與廢舊物資過磅等現象。
　　
　　三、不遵守業務流程控制
　　
　　每一項經濟業務的完成都需要經過一定的業務流程環節。廢舊物資銷售業務的環節包括：業務批準一物資過磅一填單(包括磅碼單和結算單)－交款－辦出門單－門衛驗單放行(包括復檢或抽驗)。但是案件中廢舊物資銷售卻違反了業務流程。
　　
　　四、不遵守業務單據控制管理原則
　　
　　《磅碼單》和《產品、材料轉移結算單》有兩種，其中一種沒有編號，無法知道使用了多少、什么時間使用和誰領用的。由于單據管理不當，審計核查廢舊物資銷售業務時，竟出現了有廢舊物資銷售業務卻沒有《磅碼單》和《產品、材料轉移結算單》相對應的現象，無法核對銷售業務的真實情況。
　　
　　五、廢舊物資業務管理混亂
　　
　　廢舊物資的回收、登記、過磅、銷售等沒有做到點點相連、環環相扣，有的無記錄、無單據，缺乏連續性、完整性和有效性。回收和出售的數字統計與實際出入較大。由于物資處廢舊物資銷售業務記錄不完整，財務數據與物資處廢舊物資銷售業務記錄無法核對，物資處的廢舊物資回收記錄與各生產單位無法核對，因為各生產單位也沒有記錄。
　　
　　六、規章制度沒有起到作用
　　
　　公司專門制定了《廢舊物資回收利用管理辦法》，同時，涉及的相關制度還有《出入生產區管理制度》、《現金有價證券管理辦法》、《資產管理總則》等，但在這起舞弊案件中，相應的制度并沒有起到作用。這么多的違規廢舊物資從過磅、填單、合同、收款、門衛檢查等要經過多個業務環節和多個部門卻能順利出門。
　　企業的一切管理工作都是從建立和健全內部控制制度開始的，企業的一切決策都應在完善的內部控制體系之下運行。但是，有了內部控制制度，必須嚴格遵守并嚴格檢查執行情況，才能保證制度的有效運行。在這起舞弊案件中，廢舊物資業務處理涉及的回收、分類、登記、過磅、合同、出售、收款、門衛檢查等流程環節均出現了失控。內部控制之所以失控，不是沒有規章制度，而是有章不循、違章不究。另外，內部控制制度如果存在“蟻穴”，一定要及時修補完善，否則容易釀成大錯。比如，此起舞弊案件的手段并不高明，其之所以得逞，一個重要原因是票據管理有漏洞。作為銷售業務結算用的《產品、材料轉移結算單》等重要單據，竟然沒有編號，領用也沒人管理，完全違背了內部控制制度要求的憑證和記錄預先編號保持記錄的鏈條性、完整性原則。在內部控制方面，對人的要求不能只注重業務素質，還要注重道德素養，因為制度再完善，如果沒有合格的人來執行或者執行不到位，早晚是要出問題的。如果讓其鉆空子得逞一次，則將一發不可收拾，帶來更大的損失。如，轟動全世界的“巴林銀行倒閉案”，僅僅因為一名員工的職業道德操守有問題，進行違規操作，就斷送了一個歷史悠久、信譽卓著的企業，這個案件最主要的教訓就是內部控制的松散。也就是缺乏嚴密的、行之有效的內部控制。
　　還有太多類似的案例，典型的如我國的“瓊民源案”、“銀廣廈事件”、“巨人集團的倒閉”、“亞細亞的破產”以及美國的“安然事件”、“世通公司造假案”等案例，究其原因。大都是疏于內部控制。實實在在的經驗和教訓證明：事后控制不如事中控制。事中控制不如事前控制。如果規范管理、違章必究、控制到位，舞弊案件是可以避免或及早發現的。可惜的是有些經營者沒有認識到這一點，總是等到舞弊案件發生并造成損失后才尋找補救措施。
　　管理實踐證明，得控則強，失控則弱，無控則亂。這些舞弊案件充分說明了這個道