新建地方高校圖書招標采購實踐與探索

　　摘要：分析新建地方院校圖書采購現狀和招標采購的優勢，結合我院圖書采購工作實際，探索搞好高校圖書招標的方法和措施。
　　關鍵詞：新建地方高校；圖書館；圖書；招標采購
　　中圖分類號：F253.2 文獻標示碼：A
　　
　　隨著高等教育的發展，高校圖書館空前繁榮，圖書經費大幅增加，以前分散、零星采購方式已經不適應圖書采購需要。為搞好圖書采購工作，增加采購的公正、公平性，杜絕腐敗行為發生，圖書實施招標采購勢在必行。
　　
　　一、我院圖書館的基本情況
　　
　　我院是由多所學校合并組建的地方綜合性本科院校，近幾年招生規模不斷擴大，辦學水平不斷提高。從2001年以來每年用于圖書購置經費都在100萬元以上，現有紙制圖書就有200萬冊，圖書館規模不斷提高，在教學、科研中的作用越來越大，已經成為魯西北最大的文獻中心。
　　
　　二、地方高校校圖書采購的特點和傳統采購模式的主要問題
　　
　　1．圖書采購的特點
　　作為一所綜合性地方院校，涉及文、理、工、農、醫、管理等49個本科專業，需要圖書涉及面廣，種類繁多；采購分期、分批進行，學術性圖書多；對圖書的連續性、到書速度和到書率要求高。
　　2．傳統采購模式的問題
　　采購隨意、分散，采訪人員的主觀判斷起決定作用。現在出版社、書商、圖書種類大幅增加，憑采訪人員個人掌握發行信息，了解出版社和供應商情況，開發高效的采訪渠道，難度很大。采購工作不透明，容易產生腐敗現象；長期從固定書商進貨，圖書種類單一。雙方關系松散，合作建立在互信基礎上，一旦產生糾紛，受損失的是學校。圖書折扣挪作它用，浪費十分緊缺的圖書經費。
　　
　　三、招標采購的優勢
　　
　　(1)可以擴大采購范圍，有助于選擇技術、經濟實力強的書商；
　　(2)通過合理競爭，降低價格，提高服務質量和使用效益，按實樣付款，保證圖書經費專款專用；
　　(3)增加采購過程的透明度，避免盲目決策和腐敗現象的發生，減輕采訪人員壓力。
　　
　　四、圖書招標工作的探索與實踐
　　
　　要做好圖書招標工作，必須從館藏和教學科研出發，從計劃制定—招標采購—驗收入庫三個環節入手，制定科學合理的計劃，嚴格招標程序，加強驗收入庫。
　　1．提高認識，加強制度和機構建設
　　把圖書采購作為一項關系到人才培養和高校發展的大事，宣傳館藏建設對教學科研的重要作用，加強圖書采訪工作研究；制定了《圖書經費使用管理辦法》、《圖書招標采購辦法》等規章制度，使圖書采購有法可依。成立圖書采購工作委員會，由分管院長、圖書館館長、系（部）負責人。負責：（1）制定招標制度和辦法；（2）組織領導招標工作；（3）監督招標結果執行情況。
　　2．制定科學的采購計劃
　　采購計劃是招標工作的基礎和前提，是采訪的依據，制定計劃必須以圖書館文獻建設為依據，避免隨意性、盲目性和結構、種類的不合理性，考慮圖書與一般物資的區別。成立由院領導、圖書館、學科帶頭人、教師代表、學生代表組成的圖書采購計劃工作小組，負責計劃制定、論證、審批。利用校園網開通了網上圖書申報系統，公布書目信息，通過圖書網絡系統申報所需圖書，對申報情況及時反饋：可以購買的確定購買時間、數量，不能購買的說明原因。
　　3．盡早、廣泛發布招標信息
　　根據法律規定，公開招標的公告時間不得少于20日。我院處于欠發達的德州市，當地缺乏實力強大的書商，為吸引更多外地書商，我們的公告時間為30日，并對已經合作過的和從其他途徑了解的書商發出邀請，爭取盡可能多的書商參加投標。
　　4．編制招標文件
　　招標文件作為招標和投標的依據，包括項目名稱、內容、要求，對投標人和投標文件要求，開標與評標、合同簽定、付款方式等。核心是招標項目內容和要求：（1）明確規定書商應根據《社科新書目》、《科技新書目》組織書源，對重點出版社圖書及采到率提出明確要求；（2）明確采購進度。書商中標后，合同履行時間的增長會使圖書折扣增加，有些書商故意拖延采購進度，必須對采購進度和金額作出規定，如每月8%—10%；（3）嚴格圖書及附屬品質量。如不得增大復本量，光盤等附屬品必須保質保量，杜絕盜版書及不健康圖書。（4）服務質量。書源提供能力、執行定單能力、差錯率、定單反饋、互動情況、MARC數據提供提出明確要求。對于圖書的加工服務，根據我院實際情況要求適當服務。鑒于我院圖書經費緊張，對圖書貼條碼、蓋章、防盜磁條、編目分類、書簽等盡量自己完成，以降低成本。
　　5．制定合適的評標辦法
　　圖書招標的評標辦法既要克服“重折扣，輕服務”，也不要過分強調全面、高標準的服務，使招標失去經濟效益。按百分制評分：折扣占40分，服務占40分，資質、信息占20分。評標重點包括：文獻提供能力，文獻訂到率，到貨周期，訂購數據的反饋，編目數據的反饋，實力、業績和誠信度，信息、網絡技術，如不滿足定書種類、定準率、到書時間、到書率要求，可以否決；明確不保證最低折扣或最全面服務中標。
　　6．加強對圖書市場和供應商的考察
　　現在我國出版社有500多家，出版物類型和價格多樣，圖書品種已年14.8%的速度增長，圖書發行形成新華書店、出版社、民營書店競相發展的態勢。要從如此眾多的出版物中選擇合適的圖書，必須對圖書市場有全面、深入的了解，可通過現場考察、側面了解、參加定貨會等方式，深入調查了解供應商基本情況、綜合實力、經營傾向、信譽等，正確判斷其投標承諾。
　　7．評標
　　（1）評委組成
　　根據《中華人民共和國招標投標法》及有關法律規定，評委為5人以上單數，要求技術專家不少于2/3，我院圖書招標的評委組成為：院領導1人，圖書館館長、分管副館長各1人，圖書采訪2人，教師代表2人、資產、紀委各1人共9人。為做好評標工作，可選派一些圖書館工作人員列席會議，提出意見，但沒有投票權。
　　（2）采用綜合評標法
　　書商的圖書和服務質量應作為評標的首要標準。“最低價中標法”不適合圖書招標。綜合評標法比較合適，根據制定的評分辦法，評委獨立對每個有效投標人標書進行評價、打分，然后匯總每個投標人各項因素的得分相加得出總分，分數高者為預中標單位。根據所購圖書的數量、種類和書商經營特色選擇2到3家書商。
　　8．合同的簽定
　　合同是供需雙方明確權利和義務的書面協議。合同必須符合國家法律，條款要嚴謹、嚴密，具可操作性。要有違規賠償和終止合同條款，用來約束雙方行為，考慮雙方利益，杜絕“霸王合同”。我院合同由招標辦組織圖書館、紀委、財務、法律顧問與商家共同簽定。明確：（1）采訪數據、編目數據、到書率、加工服務等有具體的條文；（2）明確各學科中核心出版社的圖書訂到率；（3）寫清合同終止條款及賠償條款，要求其交納履約保證金；（4）合同內容經學校法律顧問審查同意；（5）付款方式，圖書驗收合格后付90%款項，經6流通、使用6個月無質量問題付余款。
　　 9．加強驗收工作
　　圖書招標不能列出詳細的書目，驗收工作尤為重要。圖書館采訪人員要按照合同要求選擇圖書。（1）確保購進教學、科研所需圖書；（2）嚴把圖書質量關，杜絕盜版書；（3）嚴禁隨意增加復本量；（4）不得隨意拖延圖書到貨時間；（5）存在質量問題，廠商及時、無條件換貨或退貨；（6）不購進實效性強的過期圖書。
　　10．加強與中標書商的協調和溝通
　　高校圖書館需要訂購的圖書種類繁多，雙方的溝通、協調影響圖書的招標的最終結果，圖書館對供貨商的特色、能力有所了解；供貨商對圖書館所需書目信息、服務項目、工作目標有詳盡的了解，以增強服務的針對性。出現問題要及時協調，避免推委、扯皮，以免給雙方造成更大的損失。
　　11．留出部分資金，用于零星采購
　　留出少部分資金用于零星采購，以滿足教學、科研的特殊需求。采購招標不能購到的地方志、論文集、年鑒和內部出版物；折扣很高的大型從書、工具書；教學、科研急需的文獻資料等。
　　圖書招標最終目的是用有限的資金采購盡可能多的優質圖書，以服務教學和科研，招標只是一種形式。要把圖書質量放到首位，以構建圖書館科學藏書體系為目標，積極探索和實踐圖書招標采購工作。
　　作者單位：德州學院
　　
　　參考文獻：
　　[1]吳錦榮.高校圖書館圖書采購招標新論[J].圖書館，2