企業檔案數字化建設面臨的幾點問題

羅曉晶

1領導觀念的轉變

由于部分領導對數字化概念知之甚少，加之檔案本身不能為企業直接創造經濟效益，以及檔案工作自身的局限性，使多數領導從思想上對檔案工作不重視，造成企業檔案數字化的被動局面。

只有實現企業領導對檔案工作觀念的轉變，才能使其從宏觀的角度。對新形勢下檔案事業發展的，新要求給予充分的理解支持，把檔案信息化建設納入到企業信息化建設的總體規劃中。促進檔案信息化建設持續發展，最大限度地開發利用檔案資源。

2館藏資源整合

企業檔案信息化要求將包括紙質檔案、圖片檔案、電子檔案、實物檔案等各種不同介質、不同形式、種類繁多、數量巨大的檔案信息集成到統一系統中，這會極大地豐富企業檔案館館藏信息資源，為企業提供充足、合理、規范的資源利用帶來新的契機，同時因此而引發的問題也凸顯出來。

2.1館際間的整合。由于館藏資源的來源各異，各級各類檔案館的檔案文件各具特色，類別有交叉也有不同，管理系統也不盡相同。要將這些龐大、繁雜多樣的不同編碼格式、讀寫方式、載體材料的數字信息有機整合，實現其運行環境一體化管理，館際間必須加強交流、緊密聯系、協同作戰以建立高質量的檔案信息數據庫，才能達到企業檔案信息數據的統一、準確、完整、合理及規范利用。這對檔案工作從技術和管理上都提出了更高的要求。

2.2檔案館與企業其他部門的整合。檔案館必須加強與企業其他各部門之間的協作與交流，使檔案管理系統與企業各種業務信息管理系統實現無縫鏈接，形成一個多鏈條、多層次、多元化的立體網絡結構，將網絡收集到的應歸檔的各種類別的信息，按照檔案管理的要求進行快速、及時的數據處理，形成科學、有序、完整的企業綜合檔案信息資源，促進資源共享的同時又確保了信息的時效性，充分發揮企業信息的整體功能。

促進檔案館藏信息有機整合。不斷加強檔案信息科學化、合理化及可利用化進程，建立高智能的企業檔案信息數據庫，是檔案館信息化建設面臨的急需解決的問題。

3信息平臺的要求

傳統意義上的檔案是人們從事各項生產活動時形成的原始記錄，而當前信息化的新時代特色下，大部分的檔案文件是通過計算機及網絡技術形成的電子文檔，數字化信息的組織是通過編碼形式完成，其處理過程要通過技術設備得已存儲、顯現及傳輸。

3.1管理系統的要求。隨著企業信息化建設的不斷發展，計算機的府用已普及到企業的各個領域，但信息管理系統的開發還不夠成熟，有些軟件還存在軟件集成化程度低、兼容性差、數據共享難等問題。

3.2電子文檔的要求。由于沒有統一、規范的文檔庫標準，目前大量電子文檔格式均被一種或幾種軟件壟斷，甚至同一產品不同版本間不能實現完全兼容，各體系模塊之間相互獨立。大量的電子文檔信息在各軟件環境下無法自由流通，所謂的“信息孤島”現象空前嚴重。

檔案信息系統的成熟化、文檔庫技術標準化，是企業檔案管理信息化建設面臨的核心問題之一。

4信息安全的要求

企業檔案涉及企業秘密和行業利益，特別是涉及企業秘密的檔案關系到企業切身利益，甚至生存大計。企業檔案資源已成為比資產更為重要的戰略資源，檔案信息安全成為建設數字化檔案館過程中的重中之重。隨著信息技術的快速發展，信息安全的內涵不斷擴大延伸。

4.1主觀因素，信息安全的主觀因素主要來自物理安全和數字安全。物理安全指通過對計算機及其網絡硬件設施的保護，使得系統免受電磁泄露、通信干擾、自然或人為破壞及設備故障的困擾，確保計算機檔案管理信息系統硬件的正常穩定運行。數字安全是對信息在數據收集、存儲、檢索、處理、傳輸等過程的保護，保障檔案信息的機密性、完整性、唯一性及安全性，使檔案信息不被非法竊取、偽造、篡改以及密鑰攻擊等。

4.2客觀因素。有些檔案館實行了對不同用戶根據權限安全審計，提供不同的開放機制；機密性的、不開放的檔案存放于網絡服務器；進行數據備份、制作只讀光盤：建立網絡系統防火墻與物理隔離、入侵檢測、數據加密、系統控制等。但水漲船高，防范措施越來越強，網絡攻擊手段在數量日益泛濫的同時也越來越巧妙，越來越隱蔽，用戶防不勝防。

總之，如何切實有效防御網絡潛在風險，維護信息網絡安全，是檔案管理數字化建設所要面臨的重要問題。

5人員素質的要求

檔案隊伍嚴重缺乏高素質、高技能的專業技術人才，是企業檔案館普遍存在的問題。檔案人員專業素質疲軟是檔案信息化建設的“瓶頸”，將大大阻礙企業檔案館實現數字化管理的進程?！叭肆Y源是第一資源”。檔案部門要培養和吸納一批專業性強、素質過硬、技術保障、思想政治水平高、有創新意識的復合型人才，這將是檔案信息化建設中亟待解決的問題。