怎樣做好檔案利用服務工作

劉淑玲

1檔案提供利用工作要在正確的指導思想下開展

1.1增強服務意識，加強檔案管理的服務功能。檔案工作者應該自覺地樹立服務意識，明確服務方向。不能把利用工作簡單地看作是守攤、調卷，誰來要什么，就依據制度給找什么，而根本不去思考和研究服務方向和重點。檔案工作者要做到使自身的工作適應時代發展的要求。首先就必須解放思想，開動腦筋，充分認識服務的重要性，研究利用工作的重點和難點。其次，創新工作思路，加強理論學習，突破舊思想、舊習慣，把檔案利用的重點放在社會主義經濟建設事業中，放在科學研究和技術發展方面，這樣才可以全面地為黨和社會主義各項事業服務。

1.2妥善處理利用與保密之間的關系。首先，要正確認識二者之間的關系及其對檔案工作的影響。檔案在什么情況下可以提供利用，在什么情況下保密，對哪個層次的人提供利用，應在遵守相關檔案法律法規的前提下，用是否服從黨和國家的利益作為衡量標準。其次，要對檔案的內容進行研究和審查，注意其保密期限，保密范圍和密級，減少煩瑣的批準手續。現在許多檔案管理部門保存的檔案中，歷時年久的為數不少。檔案密級和范圍對涉及到科學研究的檔案資料保密范圍不宜過寬，密級不宜過高，利用制度也不宜過嚴。應該做到既堅持必要的保密制度，又要排除檔案利用的障礙。

2端正態度，充滿熱情，了解社會所需，積極主動地為利用者提供服務

2.1認識工作的重要性，增強工作熱情。長期以來，檔案利用工作只能根據利用者的需要進行，檔案管理人員有一定的被動性，其實檔案管理的真正價值決定了檔案管理人員必須有強烈的服務意識，檔案管理工作比較枯燥，工作環境寂寞，每個管理人員應該真正熱愛這份工作，沉得下心，耐得住寂寞，端正工作態度，以滿腔熱情做好這份工作，時刻把服務放在第一位。

2.2了解“家底”，開展針對性的服務。管理人員，特別是年輕的檔案管理人員，從走進檔案館的那天起，就要盡快熟悉自己的“家底”，了解社會需要，掌握利用規律，從而能夠做好檔案利用工作。

檔案館往往集中保存了機關內各個機構的歷史檔案，這些檔案的復雜成份和細致內容，就利用者而言，不可能做到詳盡了解。在這種情況下，檔案部門在利用工作上是否積極主動，對于充分發揮檔案的作用，是極為重要的。因此，檔案館要通過創新工作思路，采用多種方式，提供檔案的利用。

3在傳統的利用方式的基礎上，創新工作模式，多種形式開展檔案利用，以體現檔案館的真正價值

傳統提供檔案利用的方式，一般有借閱型、咨詢型、證明型。但是，這三種方式基本屬于被動地提供利用。要讓檔案真正為社會主義事業服務，可以嘗試新的服務方式。

3.1宣傳型。就宣傳方式而言，可細分為：一是舉辦展覽。檔案館配合黨和國家以及社會上一些重大的政治活動、紀念活動，可以舉辦各種類型的展覽，供社會各階層、各行業的人員參觀，以方便廣大利用者。展品宜用復制品，若必須展出原件時，最好是陳列在玻璃柜內或采取相應的保護措施，展覽的時間不宜過長，以防檔案被損壞。展覽還應堅持保密原則，凡涉及保密范圍或不能公開的檔案史料不能展出。二是利用廣播、電視、網絡、報刊等新聞媒體進行宣傳報道。報道要精心策劃，通盤考慮，明確報道的目的。以滿足社會發展及編史修志的需要。三是可以編輯出版相關的參考資料，介紹館藏，以利于社會各界的利用，特別是學術界的研究。

3.2編研型。編研工作是一項獨立的業務工作，一個檔案館編研水平的高低從一定程度上反映出檔案館工作人員水平的高低。工作中提供原件，容易對其造成損壞，而用編寫的參考資料和匯編的檔案史料提供利用，就可以消除一些弊端。

編研工作畢竟不是原檔案材料的展現，這就要求編研人員，有正確的政治觀點，堅持實事求是的科學態度。編研前認真研讀史料，掌握確鑿的史實，查明歷史事實，正確反映歷史，不溢美，不隱惡。凡涉及國家控制使用的檔案，原則上不得選用。另外。編研中還要注意內容的充實和完整，對事物的發生、發展、變化、終結的全過程要寫明，以便為利用者提供較為完整的系統材料。最后，還要注意體例，分清章節，有條有理，合乎邏輯，結構嚴謹，自成體系。

3.3網絡型。通過一定的技術手段，把紙質檔案轉化為數字檔案，以便機關工作人員足不出戶便可以咨詢、查閱所需的檔案材料。但同時也要注意保密，真正做到既能從網絡上提供利用，又不顧此失彼，給黨和國家造成損失。

創新型的方式還有很多。無論用何種方式，其目的是為了更好地發揮檔案館的服務功能，煥發出檔案館的活力，將館藏的信息資源充分轉化為生產力，從而實現檔案信息的共享，實現檔案管理的真正目的。