淺談檔案信息化建設面臨的問題及對策

周大申

1檔案信息化建設面臨的主要問題

1.1傳統的檔案管理觀念落后，制約了檔案信息化建設。目前，檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現狀”、“不講求社會效益和經濟效益”的舊觀念，還存在著“閉架借閱”、“你查我調”的做法。現代信息社會日新月異，新技術及相關學科理論的不斷滲透，使得檔案管理領域不斷出現新情況、新問題，特別是思想觀念落后、思想認識跟不上時代步伐，缺乏開放和創新意識，成為制約檔案信息化建設的重要因素。

1.2檔案保密和檔案安全受到挑戰。網絡環境下，影響檔案保密和檔案安全因素主要有：一是人為因素，檔案部門的安全意識和保密意識不強，往往在自己的檔案網頁上隨意發布信息。對發布的信息缺少嚴格的審查和管理；二是技術問題，當前電腦病毒橫行，又加上黑客的惡意攻擊，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。

1.3關于電子文件歸檔管理問題。當前檔案信息系統和網絡建設各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。另外，很多辦公自動化系統設計時沒有檔案管理者參與，或者因檔案管理者缺乏相關知識無法參與，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。

1.4高素質的檔案管理人才嚴重缺乏。信息技術的突飛猛進，促進了檔案管理的變革，原有的管理方式、方法、手段都不能適應信息化管理的要求，因而對檔案管理人員提出更高要求。然而檔案部門從業者整體素質不高，人才缺乏，難于適應信息化建設的要求。

2檔案信息化建設中應采取的對策

2.1轉變傳統觀念，積極為現代社會服務。首先，要破除“重管理設施購置、輕服務研究”的做法，樹立開放意識和創新意識，使得檔案管理有利于檔案信息的利用，服務于經濟建設，服務于社會。

其次，要變被動服務為“面向社會，多方聯系”的主動服務，拓寬服務渠道，改善服務功能，并用前瞻的眼光來研究利用者潛在的需求，積極主動地為利用者提供方便、快捷的信息服務，同時還要加強館際交流，加強宣傳和推銷自己。

最后，要加強檔案信息的開發利用。檔案是信息、是資源，沒有檔案就沒有信息，沒有信息就沒有服務的資源。因此，檔案部門還應進行深層次的加工開發檔案信息資源，為信息時代提供優質高效的服務。

2.2建立完善的安全管理制度。檔案管理的服務性決定了檔案館要盡可能多地開發檔案信息，以便提供利用，以達到檔案信息利用功能的最大化，實現檔案信息資源共享。然而，共享和安全是一對難以調和的矛盾，為此必須建立完善的安全管理制度。電子檔案的管理需要建立一整套嚴格的安全措施，從每一個環節解決信息失真的隱患。

首先，電子文件的制作過程要權責分明。電子檔案的制作人員需要對其制作的電子檔案全權負責。保證在他人調閱時只能以只讀形式查看。防止電子檔案被他人惡意篡改或由于誤操作引起的刪除或修改。如確需修改或補充時，要經過必要的審批手續，收集、積累過程中的一切變更都應記錄在案，確保在服務器的上機日記中可以查詢到，對收集積累起來的電子文件需要有備份文件。

其次，在硬件管理上要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，保持溫度和濕度，防止存儲介質的磁化，同時強化防盜措施的完善和維護。及時升級計算機服務器和數據庫的硬件設施，確保數字檔案信息數據庫在保存和傳輸過程中穩定、安全。

2.3健全與檔案信息化相關的標準規范。檔案信息化建設的目的是保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取檔案數據庫中的信息。這要求檔案數據庫中信息存儲與呈現必須實現標準化與規范化，兼顧國際標準，做到標準規范，避免檔案信息資源的重復開發、利用率低等問題，為實現檔案信息資源共享奠定基礎。

2.4培養和引進高素質的檔案管理人員。檔案信息化建設的核心內容，就是開發利用檔案信息資源，并與檔案管理工作有機整合。檔案信息化建設是一門專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能，全面了解和自覺執行檔案信息管理方面的法律、法規、制度和標準。因此，面對新的形勢，迫切需要造就一支高素質檔案隊伍。如果檔案管理者水平不高。缺乏創新意識，就會成為檔案信息資源開發的瓶頸。因此必須特別重視人才的培養，必須建立一支適應信息時代的復合型檔案干部隊伍，對在職人員進行各種形式的再教育，以適應新技術發展的需要，同時注意引進多方面的專業人才，充實檔案干部隊伍，建立復合型多層次的專業技術隊伍，以適應檔案管理現代化的需要，適應信息化時代的挑戰。