對企業電子文件管理流程變化的探討

杜新瑞

1電子文件管理流程在時間上的變化

1.1歸檔。紙質文件的歸檔時間一般分為兩類，一是文件形成后第二年上半年歸檔，主要適用于行政管理文件：二是項目結束后歸檔，主要適用于科技文件。這種情況在電子環境中發生了變化。歸檔時間明顯提前。

1.2鑒定。歸檔是鑒定工作的一項執行活動，歸檔的提前必然要求鑒定工作的提前。根據業務流程圖中所展示的電子文件生成節點，明確電子文件的種類：結合機構的主要職能活動、重要工作內容和關鍵的工作步驟，將這些職能、工作、環節中生成的電子文件作為有價值的文件保存，其他文件酌情考慮；將上述結果反映在電子文件保管期限表中，并將電子文件保管期限表納入管理系統，即按照規定的文件種類(名稱)、區分這些不同種類(名稱)文件價值的依據、保管期限，開發自動鑒定的功能模塊。文件一旦生成，系統便將文件與保管期限表的條款對照判斷，然后文件才能進入正常的處理流程：如果系統不能自動判斷文件的保存價值，系統則及時提醒文件管理人員或檔案人員需要做人工鑒定。

1.3著錄。為了保證著錄信息的準確。減少重復勞動，要求在文件形成時由形成者完成一些著錄項目的編制工作，這一功能最好設計到電子文件管理系統中，由系統給形成者提要求，不完成此工作，無法進入下一個流程。

2電子文件管理流程在內容上的變化

2.1簡化。快速運算和高密度存儲是計算機的長處，利用這些長處，可以幫助文件管理者做很多事情，從而減少工作量，如實體整理。實體整理是對文件實體分門別類，實現館(室)藏排列的有序化。紙質文件管理中，這是工作任務最為繁重的一部分，因為實體整理的結果與調閱查詢直接相關。而電子文件信息存儲的高密度導致了文件存儲空間的減少，實體整理僅指為對脫機保存的磁盤、磁帶、光盤的簡單歸類，整理的結果與聯機檢索中的信息查詢無直接關系。

2.2復雜。電子文件在部分流程內容簡化的同時，另外一些流程的內容則有所增加。包括：

一是信息整理。信息整理是與實體整理相對的一個概念，指從文件內容反映的主題概念出發對文件的種類加以區分，目的在于為用戶提供多個檢索途徑，紙質環境中，信息整理的目的是解決實體單線排列和檢索角度多元化的矛盾。而電子文件具有信息與特定載體之間的可分離性，在計算機聯機設備中，不存在所謂的文件“單線排列”，可以實現信息的一次輸入，多次邏輯輸出，每次輸出的依據都可以不同。數據庫技術和網絡技術的綜合應用。為電子文件信息的組織提供了很大的空間。

二是鑒定，為了同時保證電子文件的有用性和可用性，使得到保存的電子文件具有實現其價值的可能，鑒定工作需要完成這樣三項判斷工作：某信息集合是否是電子文件、文件所含內容具有多長時間的保存價值、文件的技術狀況是否能夠保證其內容價值的實現，即鑒別、內容鑒定和技術鑒定。其中，鑒別和技術鑒定是電子文件鑒定工作的新內容，鑒別的任務是將電子文件從機構信息流中挑選出來。機構內部可能存在多個信息系統，這些系統中保存有多種數據信息，并不是所有的信息都是文件信息。技術鑒定包括電子文件真實性檢測、完整性檢測、可讀性檢測、無病毒鑒定和介質狀況檢測。

三是著錄。著錄是時間和內容都發生顯著變化的管理活動。由于電子文件有可讀性的要求，在技術不斷升級的情況下，不可能只通過靜態保存的方法來保管歸檔文件，需要對之不斷地進行復制和遷移。電子文件不可能不變，在變中維護其真實性的方法之一就是對文件和文件管理活動的著錄，所以電子文件的著錄不僅是編制檢索工具的手段，同時還起到維護電子文件真實性的作用。這決定了電子文件著錄的信息源不僅是文件內容本身，還包括生成、管理電子文件的活動。著錄必然貫穿電子文件整個生命周期，不同的活動形成不同的著錄項目，如在形成階段完成文件的生成系統、形成者、編制目的等。

2.3集成化。一是邏輯歸檔工作與檢索工作的集成。邏輯歸檔是歸檔的一種方式，是指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的電子文件向檔案部門移交的過程。也就是說，文件形成部門僅將存儲歸檔電子文件的邏輯地址通知檔案部門，使檔案部門能夠通過網絡直接查閱該電子文件。為此，歸檔文件的著錄信息及存儲地址等信息應自動保存到檔案部門的數據庫中，而該過程同時也是存儲檢索信息的內容。

二是歸檔與鑒定的集成。即歸檔驗收時文件技術狀況檢測與技術鑒定的集成。經內容分析后為具有保存價值的電子文件，還需要檢查技術狀況，即進行技術鑒定，才能完成鑒定工作的任務。

三是保護與其他流程之間的集成。電子文件安全，特別是信息安全保護的內容包含在其他流程中。無論是哪項業務流程，相關的業務人員都必須有相應的權限，權限驗證是該流程的第一步，而權限驗證同時是保護工作重要內容之一。