檔案信息化管理給檔案人員提出的新要求

王懷亮

電子環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理工作的全新變革帶給我們的不僅僅是技術(shù)上的巨大進(jìn)步和工作效率的極大提高，更重要的是，它引發(fā)了我們工作方式乃至思維方式的重大轉(zhuǎn)變，人是電子文件和檔案管理工作的主體，在洶涌而來(lái)的一體化浪潮中，檔案管理工作人員發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

1電子環(huán)境下檔案工作人員素質(zhì)要求的新特點(diǎn)

1.1技術(shù)性。靠一張紙、一支筆制作、生成文件的時(shí)代已經(jīng)過(guò)去。現(xiàn)代辦公環(huán)境中，文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)必須以高科技為依托，應(yīng)落在用計(jì)算機(jī)編程語(yǔ)言開發(fā)的文件、檔案工作自動(dòng)化系統(tǒng)的平臺(tái)上。

電子環(huán)境下文件和檔案管理工作的技術(shù)性必然要求文件和檔案工作人員要具備操作計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力。

1.2全程性。文件、檔案一體化的管理模式將文件工作和檔案工作之間的人為界限漸漸淡化，兩者有機(jī)地融為一體，互相滲透，從文件產(chǎn)生、接收之初到歸檔保存是一個(gè)完整的、密切聯(lián)系的過(guò)程，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)對(duì)其他環(huán)節(jié)產(chǎn)生影響。

全程性的特點(diǎn)要求培養(yǎng)文書、檔案人員的團(tuán)隊(duì)合作精神，要有大局意識(shí)和整體意識(shí)。具體地說(shuō)，文書人員在辦理文件的過(guò)程中，要了解檔案保管的規(guī)則和要求，嚴(yán)格按照這些規(guī)則和要求履行自己的職責(zé)，進(jìn)行相應(yīng)的文件處理工作：檔案人員的工作也應(yīng)提前介入文件工作，不是被動(dòng)地接收辦理完畢的文件，而應(yīng)積極參與和指導(dǎo)、監(jiān)控文件管理活動(dòng)，這種提前介入即實(shí)施前端控制的理念既包括按檔案管理的要求對(duì)文件管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，也包括及時(shí)、深入地了解文件信息，進(jìn)行綜合開發(fā)和知識(shí)管理。

1.3互動(dòng)性。電子文件辦理的過(guò)程與企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)開展的同步運(yùn)行，檔案信息的開發(fā)利用直接影響企業(yè)決策的及時(shí)性與科學(xué)性，文件、檔案工作與業(yè)務(wù)活動(dòng)的密切聯(lián)系在一體化環(huán)境下得到充分體現(xiàn)：業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)開展過(guò)程中也會(huì)漸漸地對(duì)文件、檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生依賴，兩者是互動(dòng)的關(guān)系。必須了解和關(guān)注機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的動(dòng)向，熟悉機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，掌握文件和檔案產(chǎn)生的背景信息，為文件、檔案信息的深層開發(fā)做好準(zhǔn)備。

1.4全員性。電子文件管理工作是企業(yè)業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)的主要工具與信息通道，檔案工作是企業(yè)現(xiàn)行工作的信息源，機(jī)構(gòu)的每一項(xiàng)工作、每一位工作人員與電子文件、電子檔案工作都存在著密不可分的聯(lián)系，因此，電子文件、電子檔案工作也具有全員參與的特性。

2數(shù)字化建設(shè)對(duì)檔案人員提出的新要求

2.1樹立創(chuàng)新意識(shí)，培養(yǎng)創(chuàng)新興趣。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，為了適應(yīng)全新的電子環(huán)境下的文件、檔案工作，必須使文書人員和檔案人員充分理解創(chuàng)新是知識(shí)管理的目標(biāo)，創(chuàng)新是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的靈魂，創(chuàng)新是新形勢(shì)下發(fā)展檔案工作乃至一切工作的關(guān)鍵。應(yīng)不斷地向檔案人員滲透創(chuàng)新思想，開展創(chuàng)新實(shí)踐。要充分運(yùn)用各種激勵(lì)手段，必要時(shí)可以施加一些壓力，逐漸培養(yǎng)文書、檔案人員創(chuàng)新的意識(shí)、興趣和技能，開拓思維，挖掘潛力，培養(yǎng)創(chuàng)新的觀察力、記憶力和實(shí)現(xiàn)力。

2.2培養(yǎng)信息處理能力和開發(fā)能力。在數(shù)字時(shí)代，無(wú)論哪一個(gè)行業(yè)的發(fā)展，都離不開信息技術(shù)的支撐。以提供信息進(jìn)而提供知識(shí)為己任的檔案管理工作者，尤其如此。文書和檔案工作人員要成為信息進(jìn)而成為知識(shí)的提供者，必須學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)存儲(chǔ)和檢索、挖掘、開發(fā)、加工信息，使信息增值，將信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)。同時(shí)，還應(yīng)該成為系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)過(guò)程中，功能需求的提供者，并且能夠根據(jù)不斷變化的管理與技術(shù)的變遷，完善功能需求。

2.3樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，關(guān)注現(xiàn)代科技的發(fā)展。目前在石油企業(yè)中，檔案專業(yè)隊(duì)伍中缺乏既懂地質(zhì)、檔案專業(yè)又熟悉信息技術(shù)的“全才”。這種現(xiàn)狀阻礙了石油企業(yè)檔案管理水平的提升。

學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的升華。“對(duì)每個(gè)人而言，教育應(yīng)是貫穿一生的過(guò)程。我們得盡快放棄認(rèn)為教育只限于青年時(shí)期的觀點(diǎn)。在如今這個(gè)世界，人在20歲時(shí)懂得的東西有一半到了40歲就不再正確；40歲時(shí)懂得的東西有一半在20歲時(shí)尚未被發(fā)現(xiàn)。”尤其在科學(xué)技術(shù)一日千里的數(shù)字化社會(huì)，每天都會(huì)產(chǎn)生許多新事物，停滯就是落后，落后就會(huì)被淘汰，更談不上創(chuàng)新。因此，要樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，主動(dòng)學(xué)習(xí)，從書本上學(xué)、從工作中學(xué)、從生活中學(xué)。“學(xué)不可以已”。既要學(xué)習(xí)本行業(yè)的基礎(chǔ)理論、關(guān)注最新發(fā)展動(dòng)態(tài)、努力思索如何將理論運(yùn)用于實(shí)踐，又要積極關(guān)注現(xiàn)代科技的發(fā)展，學(xué)習(xí)其他基礎(chǔ)學(xué)科的理論，要加大檔案人員知識(shí)更新力度。要緊密圍繞石化企業(yè)地質(zhì)資源管理重點(diǎn)、難點(diǎn)、熱點(diǎn)問(wèn)題，積極開展前瞻性、全面性、操作性和權(quán)威性對(duì)策研究，對(duì)資源進(jìn)行整合，工作進(jìn)行規(guī)劃，在地質(zhì)資料管理機(jī)制、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度等方面，進(jìn)行高質(zhì)量的成果研究。掌握辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向以及哲學(xué)、社會(huì)學(xué)等基礎(chǔ)理論，還應(yīng)該努力學(xué)好外語(yǔ)，掌握更多的信息資源和全球信息管理的前沿動(dòng)態(tài)，這樣才能使自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)不斷更新，緊跟社會(huì)的發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)。