《全宗介紹》實例

謝建波

下面以某省保險分公司為例，敘述如下。

1第一部分為：全宗歷史概況，其內容有9項

1.1全宗名稱：××總公司××省保險分公司。

1.2地址：××市××路××號。

1.3歷史沿草：××總公司××省保險分公司××年×月×日，由××批準，同意成立××省保險分公司，內設機構有辦公室、國內業務部、國外業務部、計財部、監察稽核部等。

××××年×月，根據中發(1998)×號文件，中央各金融機關黨組織即由地方黨組織領導轉為金融機構黨組織垂直領導。××年×月，××總公司黨委批準，成立××省保險分公司黨委和紀律檢查委員會(新單位，成立時間短。內容少，歷史沿革寫的短：老單位，成立時間長，內容多，歷史沿革寫的長。)。

1.4隸屬關系：××省保險分公司是××，總公司的下設機構，屬省管廳級保險公司，并直接接受中國人民銀行××省分行和中國保監會××省保監局的領導、管理、協調、稽核和監管，××省保險分公司黨的關系隸屬××總公司黨委。

1.5單位性質：××省保險分公司的性質是國有經濟。

1.6業務范圍：××省保險分公司的業務范圍是承保各種財產險，責任險，農業保險，人身保險等保險業務；辦理各種國內外保險及其有關機構建立代理關系和業務往來，代理外國保險機構辦理對損失的鑒定和理賠等業務及其委托的其他有關事宜：經中國人民銀行批準的其他業務。

1.7××省保險分公司主要職責與任務：根據中國人民保險法和有關規定，開展××省轄內各項保險業務，完成總公司下達的各項保險指標任務：負責××省市地保險分支機構的籌備、組建和行政、業務領導；參加屬地黨政機關組織的各項社會活動。

1.8××省保險分公司歷任領導任職情況，

1.9××省保險分公司內設機構歷任負責人(正職)任職情況。

2第二部分為：全宗內檔案狀況，其內容有9項。

2.1檔案來源：上級文件主要來源于××保險總公司、××省政府、中國人民銀行××省分行、中國保監會××省保監局有關保險工作的文件材料：本機關文件主要來源于本單位在執行國家保險法律法規、政策規定和展業過程中形成的文件材料，這是本單位文件最主要的來源，也是最重要的文件：同級文件主要來源于平行機關需要辦理(無需辦理的不歸檔)的文件；下級文件主要來源于所轄分支保險機構的文件材料。

2.2檔案主要內容：本單位自成立以來，上級業務主管部門和本單位及下屬分支機構在工作活動中形成的機構設置、人員編制、干部任免、勞保福利、黨群管理、行政管理、保險業務等方面的文件材料。

2.3檔案的起至年代、門類和數量：起至年代為1980～2007年，門類和數量為：

文書檔案共多少卷，其中永久多少卷、多少件(實行單件整理后的統計單位)，長期多少卷、多少件，短期多少卷、多少件。

會計檔案共多少卷，其中憑證多少卷，賬簿多少卷，報表多少卷。

聲像檔案共多少冊(盤)，其中照片多少冊，錄音帶多少盤，錄像帶多少盤，電子檔案多少盤。

業務檔案共多少卷，其中永久多少卷，長期多少卷。短期多少卷。

另外，還有科技檔案(機關檔案室叫基建檔案、設備檔案)、榮譽檔案等。

2.4檔案分類方法：采用保管期限——年度——組織機構分類法，共設辦公室、計劃財務部、市場部、國際業務部等15個類目(隨著內設機構的增加或合并，類目會相應增加或減少)。

2.5組卷方法：是在組織機構類目下分年度、分級別、分保管期限、分問題來組卷。

2.6立卷(整理)形式：采取文書檔案由檔案室負責立卷(整理)，業務檔案由業務部門負責立卷(整理)，會計檔案由會計部門負責立卷，聲像檔案由宣傳部門負責整理等。

2.7組卷(整理)原則：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同的價值，便于保管和利用。

2.8案卷排列及編號方法：案卷(包括盒內文件的排列)的排列是分保管期限(即永久、長期、短期分別排列)、年度、組織機構或問題排列(在同一保管期限內、同一年度內、內設機構或問題之間接著排，即辦公室排完，接著排人事處、科，業務處、科或黨群類排完，接著排行管類，等等，以此類推。企業可參考或按十大類開放式的分別排列，這里不作詳細介紹)。文書檔案的編號是采用年度小流水編號法，即3個保管期限(永久、長期、短期)每年都從“1”開始編制，其他門類檔案按有關專業規定要求編號。

2.9檢察工具：編制有數10種檔案目錄。