唐代檔案管理制度研究

趙彥昌

摘要：從兩個階段詳細闡述唐代的各種檔案管理制度，具體分為兩個階段：一為形成管理階段，包括四禁制度、避諱制度、貼黃制度、用紙制度等；二為歸檔保存階段，包括歸檔制度、保密制度、勾檢制度、利用制度等。

關鍵詞：唐代檔案管理制度

文書處理程序是唐代形成各種文書檔案管理制度的基礎。在中國古代，文書與檔案、文書工作與檔案工作往往很難作涇渭之分。至少在隋唐以前，文書工作與檔案工作是無法作嚴格區分的。檔案工作大多作為文書工作的后綴部分，由文書工作人員或廣義的秘書工作人員甚至是官員本人從事并完成的。隋唐以后，文書工作與檔案工作逐漸有了區分，文獻史料中也有恰如其分的反映，最典型的莫過于《隋書·劉炫傳》的記載，其中提到的“今之文簿，恒慮復治”一語。這里的“復治”，即對辦畢文書的“第二次加工或整理”，這無疑就是今天所稱的檔案工作的內容了。在唐代，凡有皇帝發布的文書，須經由中書擬旨、門下審駁、再交由尚書具體執行一套程序：臣下百官的奏疏，則先由門下省審議，駁正違失，再經由中書省上啟并轉交尚書省執行：官府的各種平行文書，“凡京師諸司，有符、移、關、牒下諸州者，必由都省以遣之”。在這種程序運作之下，唐代的檔案管理可分為形成管理階段和歸檔保管階段，每一階段都有一套相應的處理程序，同時，二者又是一個統一的整體，也從一個側面體現了文檔一體化的情況，它們共同構成了唐代的檔案管理制度。

1形成管理階段

1.1“四禁”制度，中書舍人是負責詔旨制敕、璽書冊命的草擬工作的，他們在文書的制作過程中，其禁有四：“一曰泄漏，二曰稽緩，三日違失，四日忘誤。”即要做到保守文書秘密，保證文書及時迅速發出，保證遣詞造句的準確無誤，保證承旨書寫無事情遺漏以及文字錯訛，這實際上是中書舍人工作的基本原則。對于違反以上要求的行為，都將受到相應的處罰，或笞或杖或徙流，重者可至死罪。

1.2避諱和平缺制度。中國歷代王朝都極為重視避諱之事，唐代則漸次發展到極致。“公文起草時必須遵守避諱制度。”唐政府通過律令，在這些方面作了大量細致的規定，“諸上書若奏事，誤犯宗廟諱者，杖八十；口無及余文書誤犯者，笞五十；既為名字誤犯者，徙三年。”據《唐六典》記載唐朝避諱的內容包括：昊天、厚土、天神、地祗、上帝、天帝、廟號、祧、皇祖妣、皇考、皇妣、先帝、先后、皇帝、天子、陛下、至尊、太皇太后、皇后、皇太子，皆平出。宗廟、社稷、太社、太稷、神主、山陵、陵號、乘輿、車駕、制書、敕旨、明制、圣化、天恩、慈旨、中宮、御前、闕廷、朝廷之類，并闕字。宗廟中陵、中行陵、陵中樹木、待制、車中馬、皇太子舍人、舉陵廟名為官，如此之類，皆不缺字。所謂“平出”，即今人所謂平抬：所謂“闕字”，即今人所謂空抬。“由這一記載可知，唐以平抬為尊，并無后世雙抬、三抬之制。”在一般文書如上表、疏、箋、啟及判策、文章都要求依避諱和平缺之式，“依唐制，在行文中，遇有‘皇上、‘陛下等辭，要提行頂格，即所謂‘平頭：接下來所敘之文字，要低兩格，即所謂，缺行。合謂‘平缺”。避諱和平缺制度，其旨在維護皇帝統治的權威和神秘，這對公文格式和內容的合理規范是有一定的影響的。

1.3用紙制度，隨著唐代造紙技術的發展和造紙工業的蓬勃興起，各種不同原料、不同質量、不同類型的紙張大量出現，唐代官府公文書寫用紙也更為講究。唐朝用紙量較大的首推官府公文用紙。據載：“中書令李林甫以租庸、丁防、和糶、春彩、稅草無定法，歲為旨符，遣使一告，費紙五十余萬。”即向全國發布一個通告需要用紙50多萬張。又唐朝中央政府為了加強對人口、土地的有效監管、控制，政府規定：“每一歲一造計賬，三年一造戶籍”。計賬一式三份，一份呈報戶部，州縣各存檔一份。唐太宗十四年(639)，全國有州360個，縣1557個，州縣數量之多加之必須一式三份，可見編制戶口冊這項工作量之大，用紙必將也是驚人的。

唐代在用紙方面制定了嚴格的制度，當時紙張的種類很多，原料、色澤各有差異，其用途也有所區別：“當時有黃紙和白紙兩種，黃紙為皇室所專用，一般官吏和民間是不能使用的”，《唐六典》：“發日敕用黃麻紙，敕旨、論事敕、及敕牒用黃藤紙，其敕書頒下諸州用絹”，但皇帝的命令文書也有用白麻紙書寫的，如“凡將相出入，皆翰林草制，謂之白麻”。翰林院用白麻紙寫詔書，皇帝為賞賜、征召而頒發的敕書用白藤紙，慰問出征的將士的敕書用黃麻紙，用于任命將相的告身文書用金色五花綾紙，對鄰近少數民族政權賞賜的敕書用五色金花白背紙等等，特別值得一提的是中書省起草的詔令文書也大量使用黃紙，“黃色在唐代被確立為尊色并為后世朝代所沿用，用黃紙可以凸顯皇帝的尊貴，又有利于文書檔案的長期保存。”僅從公文用紙上就可以判別出不同的發文機關和文書種類，這一制度使文書整齊、統一，利于進一步的文書分類和統一保管。唐朝所建立的一套公文用紙制度，為后代所繼承和發展。

1.4執論制度。即文書簽發前的決策和論證。如“貞觀元年，上謂侍臣曰：‘……詔敕如有不便。皆須執論，比來維覺阿旨順情，唯唯相尚……若唯署敕文書而已，人誰不堪……自今以后，詔敕疑有不穩，必須執之。”為了保證文書在內容方面的穩便，唐政府對文書的執論作了具體規定：凡軍國大事，中書舍人要各抒己見，充分討論，并要就所提意見，親自簽署，以示負責；然后，送本部門上級官員審定：最后，送門下省審駁，由門下省官員給事中、黃門侍郎審查、執論，提出修改或反駁意見。如此規定，是為了集思廣益，以減少文書的失誤，做到準確行政。

1.5貼黃制度。唐朝是以制敕的形式來發布政令的，因此制敕是唐朝最具權威、最重要的下行文書，不得有誤，“制敕的擬定有兩個重要環節：一是承制，即領旨；二是寫制，即草擬”。兩個環節中任何一個出現失誤都將貽誤公務。因此，為了為彌補、糾正在制敕中的失誤，唐朝發明了貼黃制度，所謂：“敕有更改者，以紙貼黃”，“唐制：降敕有所更改，以紙貼之，謂之貼黃。蓋敕書用黃紙，則貼黃亦黃紙也。”《唐會要》亦云：“上元三年(676年)閏三月，詔制敕并用黃麻紙”。敕書若有須改正之處，就用黃紙貼上，然后改寫，這就是帖黃。“這里所說的黃紙是一種經過黃柏汁浸泡的紙，因黃柏紙中含有小柏堿，紙經它浸泡具有殺蟲防蛀的功能”。這一制度首創于唐，以后歷代政府相沿使用并不斷發展創新，到明朝朱元璋禁止繁文之后取得進一步發展，到崇禎時期貼黃制

度達到高峰。正所謂：“一種制度，尤以習慣積累而成者，往往其始也微而難察，不成規制。興之既久，其勢漸成，如再益以特殊事件，更假此得利乘便，易收事功。其機能作用自亦隨之擴大。”唐代的貼黃制度正深刻地說明了這一點。

1.6簽押、判署制度。唐朝規定，文書制作完畢之后，需要經過本部門長官的審定認可，長官如認可，則在文書前寫上“依”、“從”、“可”、“聞”等字樣，此稱之為判署。同時，文書還要經本部門長官署上名字方可執行。若是皇帝制敕，則需經過參與文書制作和審批的各部門相關主管人員的簽名方可，此稱之為聯署。需要注意的是，唐制原則上規定文書署名必須本人親自為之，不得代署，唐代律令也對此有相關的處罰措施，“諸公文由本案事直而代官司署者，杖八十。代判者，徙一年。亡失案而代者，各加一等”。這一制度的目的是為了防止偽造公文，保證公文的準確與安全。但此事并非一成不變，如“初，肅宗之世，天下務殷，宰相常數人，更直決事。或休浴各歸私第，詔直事者代署其名而奏之，自是踵為故事。時郭子儀、朱沘雖以軍功為宰相，皆不預朝政，獨居政事堂，代二人署名奏(崔)佑甫。”由此可見一斑。

1.7謄寫、用印和折迭制度。文書經長官和承辦人員簽押和判署之后，需要謄寫的文書，有謄寫人員謄抄。謄寫事件有規定，不許過限，“凡尚書省施行制敕，案成則給程以鈔之。通計符、移、關、牒，二百紙以下限二日，過此以往，每二百紙以上加二日，所加多者，不得過五日，若軍務急速者，不出其日”。另外，對于御批文書，則需要留案，然后將文書謄抄一份，對外施行。《唐六典》卷八：“覆奏(謂皇上批復)畫‘可、‘訖，劉門下省為案，更寫一通，侍中注‘制可，印縫署，送尚書省施行”。文書經謄寫完畢，需要用印的文書，則由監印之官對之進行勾檢，確定無誤之后用印。“凡施行公文應印者，監印之官，考其事目，無或差謬，然后印之，必書于歷”。并規定，一文一印。一份文書若有2頁以上的公文紙，則要蓋騎縫印。文書的完成日期以及用印文書都要記錄下來并納庫保存。此外，文書制作完畢后，需要“按照一定的尺寸大小，折迭起來，合為一本，則開為多頁，便于閱讀、運轉、保存”，這就是所謂的折迭制度。

1.8一事一文制度。“即規定一份公文只能敘述一個問題或一件事情”，“這一制度防止了公文行文的混亂，對提高公文的準確性、及時性有積極作用，”并且加速了文書運轉的速度，成為文書的主要寫作原則之一，沿用至今。

1.9收文處理制度。唐代對于文書的傳遞期限有明確的規定，并標記于文書之上。“凡內外百司所受之事，皆印其發日，為之程限，一日受，二日報，小事五日，中事十日、大事二十日，獄案三十日，其急務者同焉。小事判，勾經三人以下者給一日，四人以上者給二日，中事每經一人給二日，大事加一日，內外諸司咸率此。”收文機關在收到文書之后，要做一些處理。

2歸檔保存階段

2.1歸檔制度。由于唐朝嚴格規定公文必須執行一事一文制度，因此在歸檔時也嚴格規定一文一事的歸檔制度，這有利于根據不同的事情進行不同的歸檔：有利于歸檔內容的統一：“有益于檔案的保管，便于日后查找利用”。此外，唐代文書在發出之前要經過勾司或勾官以及監印官的仔細檢查，并在文案上進行標記或蓋章，之后文書便登記入庫。“凡文案既成，勾司行朱訖，記年、月、日，納諸案。”對于文書的歸檔，還有嚴格的時間規定，“凡天下制敕計奏之數，省符宣告之節，率以歲終為斷。京城諸司，常以四月一日納于都省。其天下諸州……常以六月一日……”對于因毀棄或亡失符節印以及制書官文書者而造成檔無法歸檔者，唐代律令中列有專條，來規定對這類行為的處罰。

2.2勾檢制度。這是唐代施行的對文書檔案的監督檢查制度。“檢者，謂發辰檢稽失，諸司錄事之類。勾者，署名勾訖，錄事參軍之類”。由此可見勾檢官吏或官司主要是檢查文書是否有辦理失誤或遲緩，文書本身是否有錯訛之處，文書是否辦理完畢等。唐代從中央到地方都設有文書勾檢部門或文書勾檢人員，在中央，尚書省是最高級文書檔案勾檢部門，“勾檢全國各級行政管理官府的官文書(同時也勾檢與文書有關的各級官吏)是尚書都省的主要職能之一，這又可分為兩種情況：一為內外諸司應出文書皆須送尚書都省勾檢，其稽失者的負責官吏要受到行政處分甚至刑事處罰。二為全國內外諸司的一處理完畢的官文書(亦即檔案)必須送納尚書都省覆校。”“(尚書省)左右司郎中員外郎，各掌付十有二司之事，以舉正稽違、省署符目，都事監而受焉”。尚書省六部也設有都事、主事令史、書令史等官吏負責文書檔案的監督工作。在地方，負責文書檔案的處理工作的文書官員錄事、司錄參軍等也負責文書的監督工作。文書的發出，需要勾檢，檔案的收集和歸檔，也需要勾檢，“凡天下制敕計奏之數，省符宣告之節。率以歲終未斷。京城諸司，常以四月一日納于都省。其天下諸州，則本司推校，以授勾官。勾官審之，聯署封印，附計賬，使納于都省。常以六月一日，都司集諸令史對覆。”勾檢的對象包括各級政府部門的公文、地方州縣的官文書和各類戶籍、計賬等，勾檢的內容包括：文書檔案是否辦理完畢，文書是否違期，檔是否粘署壓縫完畢。“勾檢的過程包括登記、檢查、復查三個步驟，這三者構成了唐王朝衙署的勾檢制度。”

2.3文書的保管與移交制度。唐代雖然缺乏對文書檔案利用價值大小鑒定的深刻認識，但也初步確立起了文書檔案的保管制度。如戶籍檔案，“(凡天下州縣)每一歲一計賬，三年一造戶籍……縣以籍成于州，州成于省，戶部總而領焉……州縣之籍，恒留五比，省籍留九比”。戶籍檔案在地方保存15年，在戶部保留27年。其他文書檔案的保管期限，也視其重要程度而定。據《唐律疏議》：“文案不須長留者，每三年一檢除”。在唐代，由于紙張的保管技術大為提高，對于防蟲、防濕等技術的掌握，也為唐代文書的長期保存提供了物理條件。在文書的移交方面，《唐律疏議》規定：“其主典替代者，文檔皆立正案，分付后人。”主管文書檔案的人員離職時，要對所有文案設立簿冊，交由新任保管人員。這樣避免了新的文書檔案管理人員因為對文書的不熟悉而造成失誤。對于遺失保存的文書，而造成缺漏錯誤；或因為管理不善，造成庫藏起火或檔案錯漏，唐政府都將追究主管人員或工作人員的責任。

2.4保密和安全制度。文書作為政府發布命令，傳遞信息的重要工具，對于維護統治秩序和國家安全影響深遠，由于古代文書檔案管理制度本身存在的不足和疏忽，常常發生文書失竊，國家機密

被泄漏等事情，“檔案的安全關系到統治者的切身利益，”因而通過行政和法律手段來確保文書檔案的保密性和安全性，顯得尤為重要，在唐代，中書舍人負責詔敕的擬定，關系極為敏感。對他們就制定了稽遲、違失、忘誤和泄露的“四禁”制度。在文書檔案處理的各個環節，都要求經辦人員仔細檢查，并在文書原件上署名，這樣在出現問題時可以及時落實責任，確保文書的安全。唐代政府還規定：制書官文書只能由勾檢官收發，其他人不得擅自拆閱。對于偷盜或偽造官文書或符寶印節等物的行為，因其嚴重地干擾了國家正常的統治秩序，損害了政府的權威，而且很可能泄露機密，不利于文書檔案的安全和保密，這類行為是要受到嚴厲處罰的，“諸漏泄大事應密者，絞。非大事應秘者，徙一年半；漏泄于藩國使者，加一等。仍以初傳者為首，傳至者為從。即轉傳大事者，杖八十，非大事者，勿論”。“把泄漏文書檔案定為禁令，強制實行，確保了文書檔案的安全保密。”

2.5檔案的利用制度。古代各王朝都把檔案視作國之重器一般的事物，對其嚴加保密，不得允許私人是無法親近的，古代政府能夠利用檔案的也只有那些修撰史書的史官和編輯類書的官員，唐代也是如此。唐代對檔案的利用主要是修史。唐代形成了官修史書的制度，設立史館，專門負責國史和前代史的修撰，史官修史所需的數據來自于各個部門，唐制規定，政府各機構，地方各州縣，都有向史館報送資料的義務，送上來的數據包括天文祥瑞、州縣廢置、義士節婦、會計賦稅、選舉選官、外方異域等諸多方面，以供史官采集成史。唐代修史，因為有檔案數據的利用制度作保障，所以取得了可觀的成就。如南北朝各朝史書的編成，唐代各帝的起居注、實錄等。同時，也促成了史學的發展，利用檔案編纂各種典章制度方面的書籍方興未艾，如《唐六典》、《唐律疏議》、《唐大詔令集》等。此外，唐朝還用檔案編修譜牒，“令吏部尚書高十廉、御史大夫韋挺、中書侍郎岑文本、禮部侍郎令狐德棻等人，刊正姓氏，普責天下譜碟，兼據憑史傳，剪去浮華，定其真偽，忠賢者褒進。悖逆者貶黜，撰為《氏族志》。”貞觀十二年(638)，編成《氏族志》100卷，內容非常豐富。

2.6鑒定銷毀制度。唐朝對于檔案規定了鑒定制度，也稱“檢簡”，就是把檔案進行分析、研究、檢查，哪些檔案應該永久保存，哪些檔案保留一段時間便可以銷毀，問題處理非常慎重，此外對檔案銷毀規定極為嚴格，“文案不須常留者，每三年一揀除”，“凡文案、詔敕、奏案及考案、補官解官案，祥瑞、財務、婚、田、良賤、市估案，如此之類長留，以外年別檢簡，三年一除之，具錄事目為記。其須為年限者，量事留納，限滿準除。”可見，唐朝對檔案的銷毀、審查是非常嚴格的，態度是非常慎重的。