“自覺”、“自主”與“自我完善”

覃兆劌　張　斌

覃兆劌：張教授，約你進行這個對話是因為我注意到你對企業檔案管理有持續深入的研究，我希望你對國有企業檔案管理的系統認識和國外企業檔案工作的考察能夠啟發我們在民營企業檔案管理方面的思考。

張斌：非常高興與覃教授一起探討民營企業檔案管理問題。我個人近幾年對企業檔案管理、信息管理和知識管理研究有較大的興趣，并進行了一定的理論和實踐研究，談不上有深入的研究，聽說湖北大學成立了企業檔案與知識管理研究中心，覃教授主持該中心的研究工作。首先對貴中心的成立表示熱烈祝賀!希望貴中心能夠在企業檔案管理研究方面取得突出成績!

覃兆劌：謝謝!對了，關于什么是“民營企業”我們還得先有個約定，根據厲以寧先生對“民營經濟”的界定，廣義的民營企業是對除國有和國有控股企業以外的多種所有制企業的統稱，包括內資民營企業(含私營企業、集體企業)、港澳臺和外商投資企業：狹義的民營企業則不包括港澳臺和外商投資企業；第三個層次的民營企業則專指私營企業。但我按厲先生的廣義民營企業概念在調研中卻遇到了困難，有些港澳臺企業和外資企業不大樂意將其歸類為民營企業。既然如此，這里姑且將“民營企業”只限于狹義的范疇，包括私營和集體企業兩類。民營企業檔案則是指對民營企業在生產、經營和管理活動中直接形成的有信息價值的記錄的保存。

張斌：對“民營企業”概念作一個限定，有助于我們下一步的研究和探討。隨著我國社會主義市場經濟的建立和發展，民營企業在我國經濟發展中占據重要的位置，民營企業檔案管理問題也成為近十多年檔案界關注的熱點問題之一。

覃兆劌：其實，上個世紀90年代對非國有企業檔案管理的討論就可以視為這個問題的發端，至2002年前后還一度成為討論的熱點，以“加強民營企業檔案管理”為主題的紅頭文件和現場會、研討會不斷見諸報道。客觀地說，這對喚起民營企業的檔案意識和促使檔案部門關注民營企業的檔案問題還是發揮了不小的作用。此后各地進行了相關的實踐摸索，部分地區的民營企業表現出較高的檔案管理熱情，檔案部門也在這一過程中積累了不少經驗。從一些論文和關于民營企業檔案管理的《意見》、《辦法》、《暫行辦法》、《管理規定》、《管理意見》和《指引》中，我們可以讀到民營企業檔案管理的理論與實踐正漸漸走向深入。記得是2002年吧，我還在一個全國性民營企業檔案管理研討會上有過主題發言，后又承擔國家檔案局相關課題，并參與策劃出版了民營企業檔案管理方面的書，積累了一點認識。但實話說，那時關于民營企業檔案管理調研的面是十分有限的，不過這次經歷倒引起了我對民營企業檔案管理問題的興趣。事隔五六年了，在多數民營企業的檔案管理問題上總有一種“有勁使不上”和“隔靴搔癢”的無奈，盡管我們有深切的職業擔憂卻無法給予更直接的臨場關懷，我們似乎只能站在玻璃的隔墻外干著急。在更多調研的時候，我們的熱情，只能換取民營企業的“以禮相待”。我們究竟應該怎樣認識民營企業的檔案管理問題?我們能夠迅速讓他們自覺地跑上檔案管理的快車道嗎?民營企業檔案管理究竟應該采用何種模式?檔案行政管理部門在這個問題上究竟如何應對呢?

張斌：我也和覃教授有同樣的感受。由于教學研究及主持研究國家社會科學基金項目《現代企業制度下的企業檔案信息管理研究》課題的需要，近幾年我利用各種機會對我國企業檔案工作進行較廣泛的調查研究。跨越包括北京、黑龍江、遼寧、山東、江蘇、安徽、浙江、廣東、四川、青海等地區，涉及冶金、石油、化工、航空、航天、釀酒、制藥、金融、IT、咨詢、物流、建筑、房地產等行業或專業系統。在調研的過程中，我走訪了較多的國有企業，同時也接觸了諸多的民營企業。

探討民營企業檔案管理問題，首先要把這個問題放到更廣闊的國家經濟、社會發展背景中去。近年來，我國民營企業發展面臨著全球經濟一體化帶來的嚴峻挑戰。舉個簡單的例子，這也是現在國家和社會各界比較關注的，就是我國沿海諸多對外貿易型的中小民營企業目前遭遇一些困境。這些企業過去主要是做加工出口的，覺得掙錢很容易，但隨著國際經濟環境的變化、人民幣對美元的升值等因素的影響，這些企業面臨著虧損甚至是倒閉的窘境，這些企業沒有自主品牌，在國內也沒有銷售渠道，它們只做對外加工。許多企業只顧生產，不重視對文檔等知識的積累，沒有意識到應該逐步擁有自己的獨立品牌，創造自己核心的知識。一旦整個大環境發生變化，這種依附性的企業馬上就會面臨危機。

在全球經濟一體化、我國建立市場經濟體制的大背景下，做好民營企業檔案工作具有十分重要的意義。2006年3月23日，國家檔案局、國家發展和改革委員會、中華全國工商業聯合會聯合發布了《關于促進民營企業檔案工作發展的意見》。該《意見》明確指出：做好民營企業檔案工作是檔案工作適應我國經濟發展新形勢的必然要求。非公有制經濟是促進我國社會生產力發展的重要力量，積極發展非公有制經濟，對于全面建設小康社會和加快社會主義現代化進程具有重大的戰略意義。民營企業是非公有制經濟重要組成部分，做好民營企業檔案工作將對民營企業健康持續發展產生積極的影響，積極鼓勵、支持和引導民營企業檔案工作發展，是檔案部門為我國經濟建設和現代化建設服務的一項重要內容。做好民營企業檔案工作是民營企業自身發展的客觀需要，民營企業檔案是民營企業在生產、經營和管理等各項活動中直接形成的有保存價值的歷史記錄，它反映了民營企業成長與發展的歷程，是企業的重要資產和信息資源。建立健全檔案工作對民營企業提升整體管理水平、維護企業和職工合法權益、規避市場風險、提高經濟效益、促進企業發展具有重要作用。做好民營企業檔案工作是各有關部門建立和完善非公有制經濟管理服務體系的重要措施。社會主義市場經濟體制的完善要求民營經濟向著規范、制度、誠信發展；政府有關部門的管理和服務也需要依據企業真實、可靠的信息和數據。各有關部門和工商聯要充分認識檔案工作在規范非公有制經濟發展中的重要作用，加強協作，引導和促進民營企業經營者樹立檔案意識，健全檔案工作，完善基礎管理。

覃兆劌：是的，我們認識宏觀經濟環境對檔案管理提出的要求的確十分必要。民營企業作為我國經濟的重要組成部分，在很多地區已成為當地的經濟支柱。我們關注民營企業檔案管理問題，是檔案館講社會化服務，檔案部門講功能拓展，檔案專業講社會責任的務實體現。這種關注本身是很有意義的。

因為，民營經濟雖然總體形勢值得肯定，但我們仔細分析也

會發現，民營企業總體量的增長，并不代表同一民營企業類型或個體的持續做強，有的地區甚至出現民營經濟滑坡的現象。如以民營企業集中為特色的溫州，在1978～1997年間，其GDP一直在浙江省名列第一，但到了1998年～2003年，卻變成倒數第一。為什么會這樣呢?這與檔案有關嗎?

拿一些相當的企業來比較，目前我國民營企業的檔案管理水平還很不平衡。大致可分成重視型、補課型、繼承型和隨意型幾種情況。在“重視型”的企業。檔案管理狀況接近于國有企業的我們就不說了：在“補課型”的企業，他們的業主因為生產經營過程中有了遭遇“檔案”的情結。因而計劃在檔案管理問題上給予一些追補性投入，有了檔案人員崗位和檔案室，強調檔案實體的收集和相對集中的管理，尤其對涉及企業經營或權益的檔案能給予高度的重視。他們在檔案業務上希望得到行家指導：在“繼承型”的企業(多是轉制企業)情況就比較復雜了。有過去檔案實體管理的基礎，檔案制度和檔案整理相對規范，這是有利的方面。有的企業雖然減少了檔案人員編制卻對檔案崗位有了更加明確的描述，檔案員的效益觀念反而增強了，他們在企業檔案資源重心和管理方法創新方面表現得較有生氣。有的企業檔案崗位保留了，卻因失去過去的行政兼職，檔案人在公司的“邊緣化”情況很是嚴重，一時又難以改變注重規模和形式的路數，檔案工作效益不甚明顯。有的企業則更糟。在“隨意型”的企業，企業主和員工檔案意識淡薄，檔案管理基本上處于無序的狀態。從規范意義上說，由國營轉制的企業好于長期私人業主經營的企業，工業生產型企業好于商業服務型企業，建筑房產企業則在所有的民營企業中情況最好，但我并沒有用“先進型”這樣的詞來代替“重視型”，這是因為我覺得目前這種形式的規范也許并不代表最為“有效”。

張斌：從不同行業、不同地區、不同資本構成的民營企業來看，目前檔案管理的水平的確存在很大的差別。

覃兆劌：但就目前我們的考量指標來說，民營企業檔案管理水平總體上無疑是低于國有企業的。除了不同的基礎這一因素之外，有的學者從組織行為學的角度進行考察我認為比較科學。首先，民營企業生命周期相對較短，多數民營企業家更關注眼前的經營業績而不會將注意力放到可能在10年以后才發生作用的檔案上。其次，在早期的資本積累階段，多數民營企業有可能還存在一點不規范或者違規的操作，規范的檔案管理豈不是自找麻煩?再者，民營企業在人力資源上的強流動性導致員工檔案意識不強，因為對檔案的重視源于一種對過去和未來的時間觀，沒有長期工作下去的計劃，當然無心檔案積累的行為，何況，民營企業主對核心信息心存戒備，總是擔心重要資料為員工熟悉而留下隱患。那么以保管非核心信息為內容的檔案工作必然遠離企業利益中心，檔案的信息支撐作用自然不會有“驚人”表現，因此即便是專職檔案員也會顯得弱勢，而多數民營企業的檔案管理崗位還屬兼職，民營企業檔案工作之輕就可以想見了。當然，由于國家在民營企業發展中的自主原則，也使檔案行政管理部門的影響力受到局限，結果導致民營企業檔案管理在外部專業環境中再次被“邊緣化”。可見，民營企業檔案管理相對滯后與其組織特征是分不開的。

絕大多數民營企業的家族管理，使民營企業組織具有很強的人格化特征。當其完成了初始積累，便會因為自身的組織個性和環境變化而表現出不適應。如規模變大，企業管理半徑變寬，管理者個人親歷親為已感到精力不濟：企業發展領域的拓展，管理者學習的速度已跟不上：外來人員的引進，企業人事結構復雜，員工表現出更多自我實現的需要：市場對信息依賴更強，而信息的獲取、積累、分析與運用難以完成等。總之，企業開始需要更科學更精細更理性更著眼于長遠的管理。檔案管理概念的引入和價值實現則成為人才激勵、精細管理、財務控制和技術創新不可或缺的基礎。作為檔案人，我們此刻向民營企業家滲透檔案意識的確是很有必要的，

張斌：是的，由于民營企業的某些自身特征導致其在檔案管理上產生某些誤區，從而帶來一些管理問題。我接觸的一些民營-&~Ak沒有企業檔案概念，也沒有建立企業檔案管理體制和機制，沒有檔案室或檔案館，沒有檔案管理人員，文件檔案散落在各部門和人員手中，企業對其所形成的檔案種類和數量無法知曉，這往往造成了許多管理上的問題，如一家從事技術開發的企業，所有技術開發的文件和檔案都在各開發部門保管，有些文件在個人手中，實際上，一些開發人員白天為公司工作，晚上則利用公司的技術幫其他公司工作。某天，一名技術骨干突然離職，使整個開發工作陷入困境。另外一家公司出現過這樣的情況：一名被炒魷魚的員工為報復公司，在臨行前將本部門計算機里面的所有文件全部刪除。即便公司能將他告上法庭，但是公司的知識損失是無法彌補的。一家國內知名的體育用品生產企業雖然比較重視文件檔案工作，但公司并不知道如何科學地管理文件和檔案。公司也成立了檔案部門，但是其保管的僅僅是總裁辦公室形成的行政文件，一些產品設計、營銷文件檔案則在各業務部門保存。公司檔案部門沒有制定嚴格的歸檔制度，而是采取鼓勵自愿向檔案室移交檔案的政策，即向檔案部門主動移交文件檔案的將受到相應的獎勵。檔案部門并沒有明確的歸檔范圍，業務部門或人員愿意交什么，檔案部門就收什么。國內一家著名的咨詢公司也發現了檔案管理存在的問題。公司仿效國外一些咨詢公司的做法，沒有建立檔案機構，咨詢項目完成所形成的檔案一般是由各業務部門自行保管。公司也鼓勵各業務部門和人員能夠和他人共享自己的成果經驗，但效果甚微，各部門為了自身的利益，往往不愿貢獻他們的知識，這樣就帶來一個問題，一個項目的成功經驗很難成為其他部門和人員共享的知識資源，一些新員工加入后不能很快學習和借鑒他人特別是經驗豐富的咨詢師的知識，致使一些項目的開展都是從頭做起，帶來了時間成本和人力成本的上升，直接影響到企業的利潤。

覃兆劌：難道民營企業就沒有適宜檔案工作成長的土壤嗎?事實上，民營企業檔案管理的基礎雖然比較薄弱，但也內藏很多積極的因子。第一，民營企業中的私營企業，“家族”文化特征明顯，我國家族管理中不是素有“修譜”的傳統嗎?民營企業中的“領袖”、“英雄”情結，就是民營企業開展建檔的心理榫點(有些地方直接稱民營企業建檔是為民營企業“修譜”)。第二，在很多民營企業，比如在深圳，民營企業將檔案概念多理解為“文控”，其實這更帖近檔案首先作為“工具”的實質。檔案方式就是幫助企業對文件實現安全有效

的掌控。第三，在對待具體存檔的選擇，他們更注重檔案資源結構與企業效益的相關性，他們對檔案工作更具有低成本的取向，看重檔案是否能在生產經營中及時得到利用，可以說這是對檔案信息價值更為本質的解讀：第四，民營企業更強調本企業的發家歷史和經營特色，他們在檔案管理模式探索中更希望體現“以我為主”：第五，因為和國家檔案行政管理部門有著相對遠離的關系，他們在檔案管理創新實踐中會有更多的自主空間。

張斌：覃教授分析得很有道理，民營企業對于檔案管理無疑是有其潛在需求的。不過我認為，盡管國有企業檔案管理目前也存在著經濟體制改革帶來的一些難題，但是我國國有企業檔案工作具有較長的歷史，積累了許多好的經驗，雖然民營企業與國有企業在體制、管理模式等方面具有較大的差異性，但是從一定意義上說，民營企業檔案工作在起步階段，借鑒、移植國有企業檔案管理理論、方法是十分有益的。

覃兆劌：國有企業檔案管理的經驗當然是可以為民營企業所借鑒的，問題是民營企業是不是一定要以國有企業檔案管理的原則為原則呢?有很多專業人士認為，民營企業檔案管理同樣要堅持“集中統一”的原則，認為“集中統一”同樣是民營企業檔案管理模式的核心內容。也有不少學者持不同的意見。對此張教授你怎么看?

張斌：對“集中統一管理”原則。我覺得應該辯證地看待。在企業管理微觀體制上，通常有“統”與“分”兩種觀點，對于到底是“統”好還是“分”好的理論和實踐爭論一直不斷。贊成前者的人認為，企業檔案集中統一管理優勢明顯，有利于完整地保存和利用檔案，有利于整合企業所有檔案信息資源。而贊成后者的人認為，“分”更加靈活和方便，集中統一管理是計劃經濟體制下的管理模式，在市場經濟條件下，應該仿效國外企業的管理經驗，建立更加靈活的、分級(分散)的檔案管理模式。從理論上講，國外企業檔案分散管理并沒有影響到其成為世界一流的企業，這種看法聽起來似乎也不無道理。那么問題出在什么地方?

我認為，我們對“統”和“分”的理解還需要進一步探討。“統”和“分”是一對既相互對立又相互聯系的矛盾體，“統”和“分”不僅是一種管理體制和模式，還是一種管理思想和理念。在進行中外企業檔案管理體制的比較研究時，我們可能更多地關注形式上的“統”和“分”，而沒有進一步探究其背后的管理實質。

覃兆劌：我很贊成張教授的看法，在檔案管理的很多方面。我們似乎太多關注表面形式，而不太追問真實的需要。

張斌：我國企業所理解的“統”更多的是強調集中統一管理原則、綜合管理思想，但在企業檔案工作的實踐中。對“統”的應用往往有兩種不同的形式：一是完全的集中管理。企業建立統一的檔案機構，將企業形成的全部檔案放在這個檔案機構保存，二是集中管理與分級管理相結合。即企業設置檔案館(或綜合檔案室)和檔案分室。檔案館(或綜合檔案室)主要保存企業總部的反映企業管理總體情況、全面情況的檔案，而檔案分室主要保存分公司、分支機構、職能部門自身形成的檔案。在計劃經濟條件下，企業檔案管理更多地依賴于檔案行政管理部門和上級專業主管機關，包括檔案管理組織機構的設置也是如此。很多企業并沒有特別去思考，到底哪一種管理形式對本企業的發展更適合。我認為，中國企業過去對“統”的理解和認識，更多的是從形式的角度來看待的即強調檔案實體的物理集中，這與計劃經濟時代政府、企業的計劃管理理念是分不開的。同時，也和我們當時所管理的檔案對象有著很大的關聯，即企業管理的是紙質檔案。如果不實行實體集中管理。我們就無法控制和管理檔案信息。

覃兆劌：那我可不可以認為在美國這樣的國家之所以采用“分”的形式是因為他們在我們之前進入了電子文件管理狀態?

張斌：是有這個因素。外國特別是美國企業檔案管理所采取的“分”的形式，我們只是看到了其檔案的分散管理體制和形式，卻沒有看到其管理背景。首先，美國是一個市場經濟高度發達的國家，企業完全可以自主決定其組織架構和管理模式，具有很強的靈活性和適應性。實際上，也并不是所有的美國企業都選擇了“分”的管理體制，許多公司也建立了檔案館或圖書館，來管理其形成的檔案，其次，美國企業檔案管理的“分”，主要是指對檔案實體的管理不再要求一定集中到一個機構，所以有些企業就沒有單獨設立檔案機構。但是，美國企業對檔案信息的管理是非常重視的。美國比我國較早地進入了電子文件管理時代，眾所周知，電子文件管理的主要內容是對檔案的信息管理和知識管理，因此，從上個世紀90年代以來，美國企業對文件、檔案的管理出現了向知識管理發展的趨勢，架構知識管理平臺，實施包括文件檔案管理在內的知識管理成為許多企業的一種選擇。

由此看來，從是“統”好還是“分”好的問題本身來說，我們很難做出理想的回答，因為這實際上是一個管理問題，如何選擇和做出價值判斷，完全是由企業主體來決定的。同樣的管理體制、模式或方法在美國能用，到中國來就不能直接套用：此企業的檔案管理體制、模式也不一定對彼企業有效，

覃兆劌：我們這里所談的管理模式顯然既包括社會與民營企業檔案管理之間的關系架構，也包括民營企業內部檔案管理的形式，張教授關于“統”和“分”的論述讓我很受啟發。記得黃世喆先生曾在一篇文章中就外部關系的改善提出過一些意見，這里我想先就民營企業內部檔案管理模式也談一點想法。

我想檔案管理對民營企業來說同樣是一種上層建筑，上層建筑就需要與經濟基礎相適應，這個經濟基礎就是民營企業的生產、經營及其過程。因此針對不同類型的民營企業，我們應該思考不同的檔案管理方案，與企業的“協調發展”才是選擇檔案管理模式的唯一要件。我們不應該在民營企業檔案管理問題上固守“集中統一”這一把尺子，這也基于下面的考慮。

我認為在民營企業檔案管理問題上要尊重兩個規律，心懷一種“生態觀”才行。

一是要尊重經濟規律。民營企業是經濟組織，“效益”當先，好的檔案管理無疑是其經濟運行中的一個增效元素，但因為民營企業的所有制特征，檔案工作作用的時機和作用方式都是企業內部的自我組配，我們無法用機關檔案管理的那些條條去框范和衡量企業的檔案管理：民營企業是特殊的經濟形態，其生長和運行都有其自身的生態特征，所以也不能照搬國有企業檔案管理的那些成法：民營企業有不同的類型，其中包含了成長的階段性、市場運作的不同模式和管理重心、管理文化的多樣性和面臨的不同環境等，所以也不能用一

兩個試點作模具去搞批發。

張斌：民營企業檔案管理當然不能無視企業本身的個性，的確要有的放矢才行，

覃兆劌：民營企業對檔案管理的認知水平和現實需求有一個自然生長的過程，總體上與經濟水平的成長成正比。企業初期，重要的經濟活動都在老板腦子里裝著，營銷——技術——后勤構成這一階段的管理三角，反映企業資質、市場和財務的記錄都被老板或老板的貼心人士掌管，這個時候的檔案管理或許幾個文件夾或者幾個抽屜一個柜子就夠了。認為可能用得上的記錄保存下來，用不上的銷毀，這就夠了。到了規模較大的時候，資本運營——信息——人才成了這一時期的管理三角，企業各方面的文件增多，老板已無法靠原來的方式保證這些記錄的完整和有效使用，這個時候，檔案保管、整理、分類和提供利用的需求自然產生了，再加上幾次查不到文件的經歷，老板就會考慮成立機構、指定專人或兼職人員負責文件管控的任務。再后來，企業做得更大了，形象體系——營銷——資本運營成了管理三角，老板多了在國營企業和明星企業的見識，多了在質量認證、項目招標、企業融資和企業文化建設方面關于檔案作用的認識，知道企業形象建設可以為之帶來可觀利潤的時候，他便會成立專門的機構來負責檔案管理并考慮建立與企業相宜的檔案管理體系，我的意思是說，我們不能搞揠苗助長的事情。拔起來的苗，當時好看，但因為沒有與其自然的生態相關聯，枯萎是必然的。所以我們要允許民營企業有一個檔案意識的自我覺醒、不斷深化的過程，哪怕在市場上因為檔案問題受一點損失，也毋須大驚小怪，因為這是生態的一個合理部分，算是交了學費，長了記性，但卻因此有了更理性的檔案管理行為而長期受益。所以我認為，過于強勢的(口號式的、高壓式的、直接的)檔案宣傳會讓剛剛起步的民營企業形成心理逆反，所以我們對待民營企業的檔案管理問題要有一點“無為而治”的思想，要有“時機”意識，要講引導策略。我們能夠作為的是那些萌生了檔案意識甚至表達了檔案關懷渴望的企業。比如，湖南三一重工集團、湖北九洲通等民營企業，在企業發展中意識到檔案規范管理很有必要，這個時候，我們便可以給他們談一些建議性的方案供他們選擇，但絕不是將種種制度、大量表單和分類著錄標準照搬到企業中去。滿墻的檔案制度絕不能促成體現“效益”的民營企業檔案管理模式誕生。

二是要尊重檔案價值規律。我在不同的表述中強調過檔案事業要體現“雙元價值”的追求，至今我仍然堅持這一點。首先檔案只是一種管理工具，這是從邏輯、結構和社會意義上說的。既然是工具，那么它是可以因為不同的對象個體和需要有所變型的。只要是出于“合目的控制”的需要(很多公司以“文控”代稱“檔案管理”)，如果一個民營企業在長期的摸索中形成了有效的檔案管理方法，我們不要因為它不合我們印象中的“規范”而大加否定，唯一重要的態度是去研究它。同時，企業檔案又是企業信息的載體，既然是載體，那么裝什么怎么裝也應該由民營企業自身來決定。這是一個信息選擇問題，反映的是企業對檔案與效益相關度的認識。能夠對檔案的“工具價值”和“信息價值”綜合理解到什么程度，決定了民營企業檔案管理所必然呈現的邏輯架構和實際效用。

張斌：我知道覃教授指的“邏輯架構”就是民營企業內部的檔案管理形式，如果用“模式”來概括，目前學術界似乎還沒有一個比較公認的說法。

覃兆劌：目前還沒有一個統一的說法，但感到欣慰的是，很多學者在民營企業檔案管理問題上表現出相當的理性，強調“因企制宜”、“自主選擇”、“務實高效”等為民營企業檔案管理原則。陳兆欞、劉忠貴先生為代表的一種觀點，即是在民營企業檔案管理問題上要堅持走“自主發展”的道路，這種務實的態度，其實就是基于對經濟規律和檔案價值規律的尊重，就是基于一種民營企業組織特征的把握和深層的社會生態觀，檔案管理只能與民營企業總體水平協調發展。檔案管理要尊重民營企業不同管理文化、不同發展階段、不同規模、不同行業特征所決定的檔案管理個性化需求。那些大家習慣了的分類方案、保管期限表、編號方法、組卷排列方式，都不要拿去作為民營企業檔案管理的統一硬性規定。譬如合同歸檔過去通常都是放在基建、設備、財務類等職能部門文件集中的類別，但隨著市場經濟的進一步成熟，合同已真正成為民營企業經營活動的核心，針對其特殊的經濟意義、形成和履行的延時性、查考利用的高頻率，難道企業就不能有別的管理思路嗎?

宗培嶺等先生曾較為系統地論述了民營企業檔案管理模式的多樣性，很值得我們重視。我主張民營企業檔案管理應該自主選擇體現社會責任和效益中心的動態管理模式，這種模式以體現社會責任為邊界，以服務企業“效益”為目標，以協調發展為量度，自主選擇統一或分層的領導體制，集中、分散或委托的實體保管，在企業發展過程中注意適時進行必要的調整。

張教授，我的認識只局限于國內同行的研究基礎和本人的相關調研，而且也只局限于民營企業內部。國外企業私營比重高。歷史久，企業檔案管理的宏觀社會環境和內部管理機制理應更加成熟，你有在國外企業檔案方面的考察，很想聽聽你在這方面的見聞。

張斌：2005年10月～2006年4月，我在美國加州大學洛杉磯分校進行了為期半年的學術訪問，其間對美國企業檔案工作進行了一些調查研究。美國很多企業實際上就是民營或私營企業，美國的私有制決定了凡歸屬于集團和私人的檔案，均屬于私有財產，擁有者有權自行處理。張永慧、尚真認為，“美國的企業檔案工作沒有統一管理體系、管理要求和標準，各個企業根據實際需要自行設立檔案部門，配備管理人員，制定文件分類表，檔案工作自發性比較強，業務管理活動靈活性很大”。西方許多企業往往會根據本企業的特點來確立企業檔案管理模式和機構設置，以美國為例，一些企業的檔案管理機構設置是不盡相同的，美國電信公司檔案館設在公共關系部，摩托羅拉公司檔案館隸屬于人力資源部，IBM公司檔案館則附屬于秘書室。

美國企業檔案除了保存在企業本身檔案館、國家檔案館之外，很多企業檔案由托管機構保管，或者個人收藏和保管，或者大量地保存在大學圖書館、檔案館。如哈佛大學商學院的貝克圖書館就收藏了大量的企業文件檔案，這些企業檔案最早都是由貝克私人收藏的，最后捐贈給哈佛大學。其保存的企業報告收藏品主要包括從1820年以來的企業文件原件，有年度報告，企業創立計劃書，委托書，注冊報表以及其他如房產經紀報告，圖表，未公開出版的企業歷史等文件材料，這些收藏品來源于大約2萬

家企業。貝克圖書館廣博的收藏折射和反映了企業年度報告的演變和發展。收藏品中有首席執行官寫給股東的親筆倌，也有反映19世紀中葉企業經濟狀況的冗長的財務報告，企業年度報告中最有價值的文件，可以幫助我們研究和了解企業的財務狀況、組織結構，以及企業是如何重視它的股東、員工和客戶的。目前，貝克圖書館是世界上保存企業歷史收藏物最多的機構之一。可能其保管的成本很大。但是現在世界各國研究經濟史和企業管理的機構和人員要利用貝克圖書館的企業歷史檔案，是需要付費的，其收入也是可觀的。我們是否可以考慮，如果國家檔案館或一些企業無法接納這些檔案，那么能否引入一些其他研究機構、個人收藏者來購買、接收這些企業檔案?從完整地保存我們的社會記憶的角度看，至少是沒有壞處的。

覃兆劌：我同意這樣的看法，既然民營企業的人事檔案可以由社會公共機構代管，民營企業的其他檔案為什么不可以按照相應的方式來運作?事實上，檔案托管模式在國內已處生長期，目前主要有三種情況：一是由各級檔案館掛牌設立的檔案寄存中心，作為面向社會特別是企業的一個代管和服務窗口，是國家綜合檔案館功能拓展的一種愿景表達，如武漢市斫口區檔案寄存中心。二是在工商局設立的檔案寄存或服務中心，收存民營企業的檔案，作為工商聯機關檔案室的一個門類，通過保存檔案和提供檔案信息服務收取一定的費用，這種情況如“濟南市非公有制企業檔案服務中心”。三是以民營企業為對象專門成立的完全商業化的檔案托管公司，其不同于前兩種情形的主要特征是作為市場競爭主體的出現。這種公司更類似于美國私人開辦的倫德納檔案公司和美國GUARANTEE(信安達)文檔保管公司。正如卞昭玲女士所設想的那樣：這種托管機構是一個獨立的市場主體，與企業內部的檔案機構完全不同，通過提供服務、收取費用來維護自身的生存與發展，是獨立核算、自負盈虧的社會服務機構。如武漢的檔存網絡有限公司，既可以為民營企業提供檔案的實體整理、代管服務，還能借助網絡技術，為民營企業提供對應的數字信息遠程訪問。從理論上講，這比提供原件和檔案證明服務的寄存中心模式，功能已大為增強。由于借助了網絡的力量，不但拓展了運營空間，還能解決客戶“存”與“用”之間的矛盾。

張斌：在這三種模式中，我比較傾向于公司化運作模式。

覃兆劌：我也是。因為如果檔案行政部門在其中的影響成份過高，市場的因素就會“縮水”，形式便會高于實際的內容。只有完全的公司制托管模式的成長，才能促進健康的企業檔案托管消費并建立起良性的社會評價機制，在當前情況下，由于缺少相應的制度環境和市場培育，檔案托管公司運作顯然還有一些困難，公司可以通過與檔案館之間較為松散的合作來彌補這種社會信譽，但這只能作為一種“過渡時期”的策略。上海信安達就是這種思路下策劃起來的公司。和在美國的公司本部相比，上海信安達公司的背后有個上海市檔案館，但我相信。真正持續有效的形式是更加遠離檔案局的純粹的哪怕是出自于搬家公司業務延伸的商業性檔案托管公司。當然這種典型公司在中國的出現還需要時間。而且，針對民營企業檔案的托管公司，公司業務還可能與美國的商業文檔管理公司有所區別，我們不能滿足于公司像管包裹式的只管到箱子這個程度，也不局限于只有保管、備份、銷毀和數字化，新時期生長起來的本土商業文檔管理公司有可能還需要從檔案的整理階段介入，并借助網絡提供更加便捷的檔案信息傳遞。我特別喜歡美國GUAR-ANTEE公司的中文譯名——“信安達”。我想如果我們建立商業性的檔案托管公司，客戶對公司的要求不外乎以誠信的態度、以可以保證安全的專業技術和環境，以客戶至上的反映速度滿足利用的需要，雖然我們可以有不同的表達，但我想，構成檔案托管公司企業文化的內核應該是“信”、“安”、“達”。

但是，假如目前是我來開辦一家檔案托管公司，一方面我多少還會想到與檔案部門和工商部門聯手，因為檔案部門擁有專業信譽度，工商聯具有客戶號召力，這樣我就可以省去大量的運營成本：但另一方面我又從檔案托管的公司化因素考慮，希望檔案館不要介入得太多，也就是說，我們需要理智地回到一種關系的約定，即在民營企業檔案管理的問題上，檔案局館究竟應該保持一種什么角色呢?檔案行政管理部門作為民營企業檔案管理重要的環境要素，如何在這一問題上發揮作用呢?

張斌：民營企業檔案工作要想搞好，除了自身加強管理之外，也離不開外部因素的影響。國家檔案行政管理部門對民營企業檔案工作具有監督、指導、服務的職責。關于這個問題，我不想多談，因為我們看到國家檔案局多年來一直十分重視民營企業檔案管理問題。2006年，國家檔案局與國家發展和改革委員會、中華全國工商業聯合會聯合發布的《關于促進民營企業檔案工作發展的意見》明確要求：各級檔案行政管理部門、中小企業管理部門和工商聯要貫徹落實黨和國家關于促進非公有制經濟發展的方針政策，把推動民營企業建立健全檔案工作列入議事日程，為民營企業創造平等競爭的法律環境、政策環境和市場環境，促進民營企業提升檔案管理水平。各級檔案行政管理部門要利用多種形式，向民營企業廣泛宣傳國家有關檔案工作的法律、法規和標準規范，遵循指導民營企業檔案工作的原則，誠心誠意、一視同仁地為民營企業服務，推動民營企業檔案工作實現制度化、規范化管理。各級檔案行政管理部門要加強統籌規劃，拓寬服務渠道，突出服務主題，主動為民營企業提供檔案業務咨詢、檔案整理和代存、檔案技術服務及檔案人員推薦、培訓等服務；適時引導建立檔案業務協作組織，提供互相交流和學習的機會：逐步建立適應民營企業檔案工作特點的社會化服務體系，滿足民營企業對檔案工作的需求。各級檔案行政管理部門對民營企業檔案工作的指導，要堅持自主管理、因企制宜的原則，樹立和培養典型，宣傳和推廣典型經驗，啟發民營企業對檔案工作的內在需求，引導民營企業做好檔案工作。要從實際出發，對不同行業、不同規模的民營企業檔案工作實行分類指導。檔案行政管理部門要加強對民營企業中關系國家利益和安全、涉及公共利益、記錄社會重大事件和活動，以及企業應當承擔社會責任等方面檔案的監管，這些意見都是非常重要和及時的。

覃兆劌：我想無論怎么說。檔案行政管理部門在民營企業檔案管理問題上不可能變得更直接，這甚至可以說是一個趨勢，民營企業檔案管理問題將更多地依靠自主發展和社會聯動。“倡導”、“服務”、“側應”是檔案行政管理部門應該具有的理性。在《物權法》頒布之后，民營企

業檔案的產權屬性變得更加明確，檔案行政管理部門在民營企業檔案管理問題上的“監管”、“指導”、“加強”和“規定”這些字眼已變得更加沒有可操作性了。國家已經出臺停收個體工商戶和私營企業管理費的政策。這說明什么?這說明國家對民營企業的自主發展會給以更寬松的環境。

難道檔案部門真的在民營企業檔案管理問題上這么被動其實我們明白，提升民營企業檔案管理水平首先需要的是一種氛圍，需要的是一個著力點。這個著力點就是民營企業家的檔案觀，我們對民營企業家的影響應該是溫和而不是功利的，是朋友而不是官樣的。就像賣豆漿機的老板，他不需要一開始就說豆漿機有多么好，而是讓人們先建立起豆漿是極有益于健康的概念。當人們意識到豆漿的好處，豆漿機的銷路就打開了。我們也可以將對民營企業檔案管理的影響看成是一種檔案概念的營銷。在此過程中，我們可能更需要傳播一些檔案管理失當而導致企業效益損失的案例。在宣傳渠道上可能更需要突破檔案雜志的圈子，要注意通過民營企業家方便接觸的信息渠道。前幾天我和《中國企業家》雜志的策劃人士談到民營企業檔案管理問題，對方表現出濃厚的興趣，這至少說明有關“檔案”的話題在企業家關注的雜志上還鮮有出現，在中國民營企業網站上，我們也很難讀到相關信息，我們宣傳的方式要有針對性，不能局限于自說自話。實地培訓班的解說效果也是有限的，因為民營企業家直接參與這種培訓活動實在不多，而參加者對企業主的影響又十分有限。對于民營企業家來說，只有當他在閱讀、視聽和經歷中體會到忽視檔案因素的潛在危機，重視企業檔案管理才能成為他真實的思想。這樣的企業家多了，我們的作為空間就大了，對于操作層面的檔案問題，我們可以借助網絡的廣泛輻射和良好互動，展開遠程的檔案知識解答供他們參考，以探討的方式解決民營企業檔案崗位的專業困惑，這有利于形成民營企業檔案人的全國聯動和整體氛圍提升。

張斌：但這樣的宣傳也有問題，因為多數民營企業從中得不到應有的壓力，

覃兆劌：這就需要一個更加上位的觀念導人，即國家要有民營企業檔案管理的“法”。法和知識層面的檔案意識相結合，這種氛圍的作用就能轉化為建檔與規范管理的動力。民營企業作為社會組織，其社會責任還是需要承擔的，國家雖然對其有很多“自主”的優待，但必要的社會監控還是要接受的，民營企業檔案管理就是一種客觀、持續、間接的監控措施。因而我們需要告訴民營企業家，其檔案自主管理的方式只是針對檔案資源結構、組織方式和管理模式的，這并不等于他們可以在檔案管理問題上隨心所欲，我同意很多學者的觀點，民營企業檔案管理的“自主”是以合法為范圍的。我們擔心“自主”會導致民營企業檔案管理失控，也正是由于當前民營企業檔案管理還沒有建立起良好的法律秩序。當下，《刑法》條文只保護國有企業檔案而對民營企業檔案無能為力，《檔案法》關于民營企業檔案管理問題的表述又相當模糊，檔案行政管理部門的“規定”又少有約束力。推進民營企業檔案管理法制環境的改善就是檔案行政管理部門當前最可用力之處。如果民營企業檔案管理成為民營企業家守法經營的標志之一，民營企業檔案的“自主”管理就更能建立在“自覺”的基礎上。

顯然，就一個具體的民營企業來說，其檔案管理模式可以因一定的差異而表現出多樣性，但民營企業作為一類事物，在較為高級的階段會呈現出什么景象呢?記得去年張教授出版了《新經濟時代的企業檔案管理》專著，我覺得這本書視角不錯，其中很多想法對討論民營企業檔案管理都是很有價值的，

張斌：這本書主要是探討在知識經濟時代企業檔案管理面臨的挑戰和機遇以及我們的應對之策。我認為，從上世紀90年代起，企業的管理開始由工業化時代注重對物質資源的管理轉向注重對信息資源、知識的管理，從而演化為知識管理。民營企業也不能例外。我覺得知識管理才是適應知識經濟時代的一種新的管理模式、思想和方法。知識管理是企業適應知識經濟發展而做出的戰略性的反映，知識管理是運用集體的智慧提高應變能力和創新能力，是為企業實現顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑，從一定意義上講，知識管理就是企業科學管理其所擁有的知識和運用知識進行科學管理的過程。

什么是知識?在我看來，大致有兩類。一類是顯性知識，它們可以用文字符號直接表達、傳播，如企業形成的文件檔案、從外界獲得的情報等。對顯性知識的管理，國有大中型企業做得比較好，而民營企業比較薄弱。另一類就是隱性知識，它們難以用語言文字進行表達、傳播，比如說員工的經驗，企業歷史上形成的企業精神、價值觀等，它企業發展具有非常重要的意義，但是對這類知識，過去比較忽視。需要指出的是，過去企業看重的是人力資源、財務、市場營銷、企業戰略等方面的管理，而知識管理并沒有被放到企業的核心管理層，老覺得它只是一種工具。實際上，管理學大師德魯克已經說過，企業最核心的資源是知識，而不是物質資源。

企業檔案是企業生產、經營活動的真實的歷史記錄，不僅記錄了企業發展的歷史，而且記載了企業所形成和積累的知識，是企業重要的知識資源，企業檔案管理工作，包括對企業文件形成、積累、整理和歸檔的監督、協助和控制，以及對檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統計、檢索和開發利用等工作。這一管理過程，實際上是對企業文件檔案這種顯性知識的獲取、積累、儲存、保護、控制和開發。民營企業檔案管理對于積累和保存企業知識，維護企業發展真實的歷史面貌，保護企業合法權益不受侵犯，保持企業核心競爭力等，都將具有十分重要的戰略價值。民營企業檔案管理將向知識管理方向邁進。