如何準備企業社會責任報告

ＤｅｂｂｉｅＥｖａｎｓ　劉兆金

一份完整的企業社會責任報告必須對利益相關方的關注點、社會責任的投資要求以及證券交易指數做出回應；同時，報告還應包含社會關注點，信息披露依據透明化和負責任原則，并體現出公司的績效和效率。

對公司管理者而言，公司治理現今已成為董事會議程的一部分。在當前投資團體對公司非財務運營情況十分關注的情況下，與利益相關者溝通企業的績效尤為重要。

一份報告必須對利益相關方的關注點、社會責任的投資要求以及證券交易指數做出回應；同時，報告還應包含社會關注點，且報告中的信息是透明的和負責任的，并體現出公司的績效和效率。

報告的范圍

企業開始著手寫報告之前需要確定報告的范圍。報告范圍與企業覆蓋范圍有關：比如企業的運營地點、因業務過程和產品生產而產生的影響等。企業通常能夠清楚地識別自身的業務運營和過程，然而，對合資或分支機構的情況不甚清楚；對供應鏈和產品的影響進行報告也沒有對利益相關方負責。比如說，在供應鏈中使用童工是不為利益相關方接受的，但是企業報告卻很少解釋公司如何處理這類問題。

報告范圍的確定沒有對錯之分，只要管理層記錄了企業的報告涵蓋所有問題或僅是重要問題的決定。這些決定是外部驗證過程判斷該報告是否進行了“合理和公正的闡述”的基本依據。此外，企業還需證明報告沒有涵蓋某些活動的原因，否則可能會導致誤導利益相關方。

報告的內容

報告的基本內容可通過評審法律法規要求、同行業的相關報告、媒體對企業的報道和行業特征來確定。這些不僅提供了報告的主要內容，也反映了大多數利益相關方期望企業進行回應的績效指標。而識別這些獨特的績效指標并確保報告的內容覆蓋社會關注點是一個耗時的過程。

專題小組討論是一種有效方式，通過討論可以幫助企業評估他們的活動是否被理解，并能夠在關鍵問題上進行有建設性的對話。在這些討論上收集的信息可幫助管理層決定哪些問題需要在企業的報告中提出。如果希望報告相關性強，以上的討論就會變得至關重要。

利益相關方對績效數據的主要要求是這些數據要有一個便于比較的格式。因此，在企業確立基準數據之前，花時間建立一套明確的數據監控、收集、計算和整合流程是非常必要的。雖然有效地貫徹執行這套流程需要花費大量的時間，但是這能確保數據的一致性和逐年數據的可比性。因此，企業應當不斷提高數據收集體系的有效性。

對于那些高層管理者已經選定的需要報告的問題，往往一年報告一次。然而，隨著達成企業目標的流程越來越清晰，報告也趨向于向利益相關方提供更廣泛的信息來顯示企業的進步。當某個業績指標出現重大正面或負面偏差，企業應當向利益相關方披露原因，并且在報告中真實反映負面信息，這樣做可以增強報告的可信度，因為這有助于展示企業的誠信態度。

一經確立了報告內容、績效測量和支持性數據體系，企業就該著手確定這些數據和信息的責任人。這對內部責任的追溯和外部驗證都很重要。

發布周期

發布報告的時間一般來說是一年一次，按日歷年度或者財政年度均可。但是，企業也可能需要更頻繁地發布報告，在此情況下企業必須選擇一種適當的方式來進行信息交流 ，企業選擇的發布媒體類型和發布頻率與驗證過程是有關聯的。

獨立驗證

所披露數據和信息的可信度非常重要，也是企業需要關注的。Accountability的主席Tom Delfgaauw,曾經這樣說：“人們不再輕易相信企業的自我宣稱，因此對報告的獨立驗證已變得尤為重要”。這句話在安然和世通丑聞事件之后更加適用。

外部驗證由獨立的審計人員按雙方合同約定對公司的企業報告進行評審，以確保報告提出了利益相關方的關注點以及報告的數據和信息的正確性。由于外部驗證活動受到商務成本的制約，因此審核主要以風險分析為基礎并驗證合同中約定的認為重要的內容。

驗證機構的角色是對報告的平衡性、合理性、完整性、公正性以及報告確實說明了公司相關業務的狀況進行驗證。

驗證的準備

在驗證審核之前，企業應當確保所有數據和信息的提供者已經對原始數據進行過復核。內審或支持性文件均可作為審核員抽樣調查的證據。審核員也會要求審核現場、記錄和數據系統，因此確保員工做好準備并可接受審核也非常重要。不過，由于資源限制，光靠內部往往很難完成這些準備工作。因此，通過驗證機構的審核，公司可以獲得許多益處，包括：

績效指標之間特定差距的識別，

過程改進的識別，

對數據收集體系的全面評估，

數據實質性的評估和審核中發現的數據錯誤清單。

當數據不能被證實時，企業應當確保有足夠的時間重寫報告。通常情況下，報告發布的時候企業的這些過程還未完整。而驗證機構在提交驗證聲明之前還需要審閱最終報告。

驗證機構的選擇

驗證機構的聲譽是核實工作可信度的主要要素，而之前的驗證經驗和行業知識是選擇驗證機構的關鍵，參與驗證工作的審核員的資質和能力也是選擇驗證機構的考慮因素之一。另外，是否考慮驗證機構具有提供全球服務的能力取決于企業業務的性質。

總而言之，驗證是為了保證企業更有效規管其風險，并將控制融入到日常的運營當中，同時確保改變利益相關方的期望并維護公司的聲譽。驗證同樣也為確保報告是利益相關方的一份好讀物。

（注：本文作者Debbie Evans系英國勞氏質量認證公司（LRQA）企業報告和核實業務經理，也是GRI G3版編制組成員之一。）

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