風險其實不可怕

梁　星

企業在進行IT選型時，到底應該重點關注哪些問題，才能最大限度地規避選型給企業IT系統建設帶來的風險呢?

隨著管理精細化程度越來越高，一般企業的IT部門都不再承擔IT系統開發的責任，甚至很多企業將整個IT部門外包。但是隨著競爭的日益加劇，IT系統在企業中扮演的角色，卻發揮著越來越重要的作用，對很多企業來說，信息系統甚至是在激烈的市場競爭環境中取勝的法寶。

信息技術日新月異，市面上各種各樣的信息系統越來越多，越來越精細化。有面對各種不同行業的綜合解決方案；有面對各個不同職能和管理領域的企業解決方案；有面對大眾的通用型解決方案；還有滿足個性化需求的定制解決方案。在面對紛繁復雜的可選軟件產品和廠商時，信息化負責人在IT選型時往往都覺得犯難，沒有頭緒無所適從。IT選型過程恰恰是IT系統建設過程中至關重要的環節，也可以說是信息化實施成功與否的關鍵。那么，企業在進行IT選型時，到底應該重點關注哪些問題，才能最大限度地規避由選型給企業IT系統建設帶來的風險呢?

明確自身的業務需求

所謂“知己知彼”，在IT選型時，“知己”和“知彼”同等重要。在IT選型之前，企業的信息化負責部門一定要組織業務部門一起參與，做詳盡的需求分析，深刻地理解業務需求。只有最大程度地滿足業務需求，才有可能選出真正符合業務需求的系統，規避選型失敗的風險。

和業務部門一起明確業務需求

業務需求的明晰，肯定不是IT部門閉門造車就可以做好的工作。歸根到底，IT選型的目的是為了滿足特定的業務需要而進行的決策，IT系統最終的使用者是業務部門，而非IT部門，所以，在IT選型之前，IT部門一定要與業務部門一起，共同梳理業務需求。

業務部門和IT部門是IT選型這件事情的責任主體，都必須全程參與選型標準的制定和選型的過程，并成為選型和今后實施的責任承擔者。要說明的是，選型的責任承擔者應該是有業務和IT背景知識的人員，有一定業務和IT綜合能力的人。

明晰業務需求，首先要明確業務部門的實際業務流程。在了解實際業務的過程中，要分析哪些業務是一般企業的通用做法，哪些業務是自身企業的特殊做法。在IT選型時，這些企業的特殊做法可能會成為IT選型要考慮的重要因素。

在充分了解了實際業務之后，要明確哪些業務是企業必須要通過IT系統來實現的價值點，甚至是可以通過IT系統來提升的價值點。這些必須要通過IT系統來實現的業務，也會成為IT選型時要重點考慮的重要因素。

把業務需求轉化為IT系統的需求

業務需求是業務部門比較能理解的語言，但是在IT選型時，如果能提供軟件供應商們更能理解的IT系統的需求，肯定會大大地降低選型的風險，盡量減少業務需求和IT系統需求之間的語言差異，以規避選型時的風險。

要把業務需求轉化為IT系統的需求必須具備兩個方面的能力。一方面，要對業務需求有很深刻的理解，否則轉化出來的IT系統需求未必是真正的業務需求；另一方面，要對信息化有深入的理解，否則不能做到把業務需求轉為為真正的IT系統的需求。

明確業務需求這一過程，對操作人員的要求非常高，不僅要對企業所在的行業、企業的自身情況有了解，還要對IT知識本身很熟悉，而且如果業務部門有強烈的采購IT系統的需求，要在短時間內完成IT選型時，如果企業沒有能力或者精力自己完成業務需求分析時，也可以請專業的咨詢公司來幫助，從源頭上降低IT選型時的風險。

充分了解供應商

企業在明確了自己的需求后，下一步就是要到軟件產品市場上去購買產品，現在的軟件市場可謂五花八門，軟件公司數量龐大，信息化內容花樣繁多，不同的IT廠商有各自擅長的不同領域。各個廠商都會采取各種各樣的推銷手段推銷自己的產品。這就需要企業集思廣益、多聽多看，結合自己的需求購買到心儀的產品。

作為購買者的企業，應該清楚了解能滿足企業業務需求的各個軟件供應商的基本情況，了解這些供應商的優勢與劣勢，對不同供應商從成功案例、名氣、實力、誠信度、服務水平、咨詢能力、報價等方面做一個綜合考量，從而初步框定適合企業自身業務需求的供應商范圍。在具體操作過程中可以遵循以下步驟：

1、在明晰了IT系統的需求，完成企業IT系統需求分析，并在各個部門進行充分討論之后，IT部門可根據分析、討論的結果形成初步的需求報告。

2、通過網絡、咨詢等各種渠道，初步摸清市面上可能提供符合自身企業IT需求產品的供應商。

3、向相關具有一定資質的供應商發出需求報告，并請其提交項目解決方案，通過進一步的溝通，增進對供應商的了解，綜合考慮信息公司的實力，初步選定符合企業要求的供應商。

切忌盲目追求最完美的方案

企業不可能選出所謂的“最完美的解決方案”，只有適合自己的才是最重要的。在IT選型時，要清楚地認識到自身企業所處的管理階段和業務需求，同時，又能在一定程度上引導和促進管理的提升。

如果追求最完美的方案，認為人的國際公司提供的軟件產品，肯定是一流的產品，這樣就勢必會造成企業的業務部門的業務流程要做相應的調整，以匹配軟件的需求。這足在IT選型時很容易犯的錯誤，會給IT選型帶來巨大的風險。過分地強調軟件本身的優勢，讓業務流程讓位于軟件的需要，不但在系統實施時遇到障礙，在系統的運行過程中，也會遇到業務部門的巨大挑戰。

如果一味地要選擇完全匹配業務需求的方案，也是不一定現實的，沒有哪家供應商的產品可以適合自身企業的實際業務，除非是為企業量身定制的產品。

對供應商的選擇大過對產品的選擇

要清晰地認識到IT選型不光是選擇產品，其實更重要的是選擇供應商。IT的軟件部署是一個包含系統開發、系統實施、培訓、系統維護和系統升級等諸多環節的一個復雜過程。要想規避IT選型的陷阱，供應商的選擇至關重要。要選擇服務能力強、發展前景好、綜合實力強的供應商作為合作伙伴。

一定要考慮供應商的綜合實力水平。試想如果一個供應商若干年后還不知道是否存在，這樣的供應商又怎么能保證為企業提供持續、優質的服務呢?

要關注實施成本和維護成本

IT軟件的部署是一個負責的系統工程，在整個實施的過程中，軟件產品的價格只是其中的一部分。對于一些大型的IT軟件，比如ERP的部署，可能實施的費用要超過軟件產品本身的價格，甚至后期的維護成本也是一筆巨大的開銷。

很多企業IT系統是成功上線了，但最后卻被無底洞似的后期維護費用拖垮。實施成本，特別是維護成本，是IT系統能成功被企業接受的一個巨大的風險，要給予充分的重視。所以在IT選型時，不能只關注軟件產品的價格，更要關注整個軟件產品的生命周期內的費用，更關注實施成本和后期的維護成本，確保企業不僅“買得起”，更要“用得起”。

規范招標過程

不規范的采購過程存在的巨大風險是顯而易見的。所以，且必須要在采購之前明確招標的整個過程。通過招標的方式，為企業選擇一套滿足業務需求的IT系統。

在招標階段，企業首先要確定所要采取的招標方式、步驟、招標對象等事項，并根據前面階段對企業業務需求的理解及對系統功能的需求分析，制作出招標書。同時需要完成項目評標體系的制定。

確定招標方式及步驟：在進行招標前，企業需要詳細地定下整個招標活動的步驟及采取的方式。招標的方式依不同的企業而不同，對于大型企業來講，可以做復雜一點，而小型企業則可以做得相對簡單些，盡量節約企業方及供應商雙方的成本。

制作招標文件：為了保證應用系統的選擇在內容上有理有據，在招標過程上應該保持公平、公正、公開的原則。這一階段首先要根據IT選型的需要，制作一系列用于招標的文件。一般情況下應包含“投標邀請書”、“投標人須知”、“系統功能需求說明書”、“招標文件附件的制作”幾個方面。

經過這一系列的有效措施，企業就可以將今后IT運營與企業業務不匹配的風險在IT選型時就得以規避，將風險降至最低，有力地保證了企業IT系統的建設，使企業的IT系統能夠真正幫助企業解決業務上的難題。