淺析病歷檔案管理存在的問題及對策

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，病歷檔案信息化也在不斷推進。目前我國病歷檔案管理還存在一定的問題，使其信息化發(fā)展效果不明顯。本文分析病歷檔案管理中存在的問題，提出具有針對性的解決對策，供參考。

關(guān)鍵詞：病歷檔案;問題;對策

病歷檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分。隨著醫(yī)改的不斷推進，對病歷檔案管理工作的要求也越來越高。但是目前我國病歷檔案管理還存在一些問題，尤其是信息化發(fā)展緩慢，影響檔案服務(wù)作用的發(fā)揮。我們應(yīng)深入分析病歷檔案管理工作中存在的問題，采取有針對性的措施，解決這些問題，推進病歷檔案管理工作。

1 當(dāng)前病歷檔案管理工作存在的主要問題

1.1 病歷檔案管理模式比較陳舊

經(jīng)濟社會發(fā)展較快，但病歷檔案管理沒有跟上時代發(fā)展的步伐，其管理方法還比較傳統(tǒng)，缺乏先進專業(yè)的檔案教育培訓(xùn)體系和完善的信息化技術(shù)。隨著時間的流逝，紙質(zhì)病歷檔案易遭到氧化損壞，非常不利于檔案的長期保存。傳統(tǒng)的病歷檔案管理工作存在許多手工操作的情況，不僅會消耗相關(guān)工作人員的大量時間與精力，而且使得管理工作的效率與利用水平難以提高。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，要求醫(yī)院病歷檔案管理人員掌握一定的網(wǎng)絡(luò)知識以及病歷管理知識，但是在醫(yī)院的具體管理過程中，缺乏這方面的教育、培訓(xùn)和培養(yǎng)，工作人員的整體素質(zhì)不高，影響了實際工作。

1.2 病歷檔案管理制度有待完善

目前，我國病歷檔案管理缺乏統(tǒng)一、完整的管理體系，存在一定的漏洞。現(xiàn)階段，病歷檔案管理制度一般以醫(yī)院為單位構(gòu)建，統(tǒng)一規(guī)范監(jiān)管明顯不足，導(dǎo)致不同的醫(yī)院有截然不同的管理制度，缺乏嚴(yán)密性、整體性、一致性，如若出現(xiàn)嚴(yán)重的檔案管理事故，例如病歷檔案損壞、丟失，有的無章可循。在部門管理規(guī)劃上，大部分醫(yī)院采取多個部門共同管理的方式。其中病歷檔案室、信息科與醫(yī)療行政科三方，在管理工作上的側(cè)重點不同，有時會出現(xiàn)協(xié)調(diào)不明、權(quán)責(zé)不清等現(xiàn)象，致使管理要求落空。部分醫(yī)院不重視病歷檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，一些醫(yī)院的病歷檔案存放庫房十分緊缺，病案存放不合理、不科學(xué)，影響病歷檔案的管理和利用。

1.3 缺乏病案管理方面相應(yīng)人才

根據(jù)有關(guān)規(guī)定，醫(yī)院每200張病床應(yīng)至少配備3人進行相應(yīng)的病歷檔案管理工作，超過200張的，每超過100張床就應(yīng)增加2人進行病歷檔案管理工作，但實際上，很多醫(yī)院無法達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)。這種現(xiàn)象產(chǎn)生的主要原因是有關(guān)部門、單位及人員對病歷檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，重視不夠。還有，很多醫(yī)院病歷檔案管理相關(guān)科室的薪酬待遇較低、工作人員來源復(fù)雜等，對病歷檔案管理人員的工作積極性和穩(wěn)定性都帶來了很大的影響，直接影響病歷檔案管理工作。另外，部分醫(yī)院從事病歷檔案管理工作的人員大多是從其他科室調(diào)換來的，這些人員對病歷檔案管理工作認(rèn)識不足，不具備系統(tǒng)的專業(yè)知識和管理理念。隨著信息化管理在不同行業(yè)中的應(yīng)用，很多醫(yī)院也采取了病案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化的方式，但是很多病案管理人員已經(jīng)習(xí)慣于運用傳統(tǒng)管理模式來規(guī)劃工作，跟不上新的管理模式推進步伐，比如缺少電腦網(wǎng)頁操作技能、學(xué)習(xí)信息化技術(shù)較慢等，加上對這些人員培訓(xùn)不到位，直接影響了病歷檔案管理工作的正常推進。

1.4 病歷檔案管理信息化建設(shè)遲緩

目前，多數(shù)醫(yī)院仍無法完全擺脫紙質(zhì)病歷，電子病歷與紙質(zhì)病歷共存，病案室除了電腦信息庫，仍保管大量的紙質(zhì)病歷檔案。而用卡片紙張進行編號上架的管理模式，不僅使病歷檔案管理人員工作量繁重，病案查閱也比較麻煩，調(diào)檔查閱費時費力。隨著醫(yī)療信息化的發(fā)展，以計算機為基礎(chǔ)的病案信息管理、住院護理信息管理等都得到了廣泛應(yīng)用。但現(xiàn)階段大部分醫(yī)院的病歷檔案管理工的計算機使用率比較低，部分醫(yī)院只利用計算機的輸入功能及管理功能進行簡單的病歷檔案管理，忽略了對計算機技術(shù)深層次功能的利用，包括電子病歷檔案及影像病歷檔案等并沒有得到有效的運用，病歷檔案管理現(xiàn)代化的進程較為緩慢。

2 解決病歷檔案管理存在問題的對策

2.1 完善醫(yī)院病歷檔案管理制度

各醫(yī)療單位應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展的情況以及掌握的資源，有針對性地規(guī)劃病歷檔案管理工作，將其納入醫(yī)院工作的重要議事日程。應(yīng)將病歷檔案理制度的構(gòu)建作為日常檔案管理工作的一個重要組成部分，建立獨立的管理機構(gòu)，通過與院領(lǐng)導(dǎo)、科室醫(yī)生、護士等相關(guān)工作人員進行溝通討論，討論制定病歷檔案管理規(guī)章制度。并根據(jù)制度收集好、保管好、利用好病歷檔案，更好地為醫(yī)療護理業(yè)務(wù)工作的開展和患者提供服務(wù)。

2.2 加強病歷檔案隊伍建設(shè)

管好用好病歷檔案，關(guān)鍵在人，在于建設(shè)一支高素質(zhì)的病歷檔案管理人員隊伍。醫(yī)院應(yīng)該加大教育培訓(xùn)的資金投入，定期舉辦各類管理培訓(xùn)班，切實加強對于相關(guān)病歷檔案管理人員的技能培訓(xùn)。還應(yīng)讓老員工帶動新員工進行技術(shù)培訓(xùn)，分享工作經(jīng)驗，使新員工更快地適應(yīng)病歷檔案管理工作。醫(yī)療單位應(yīng)強化對病歷檔案管理人員的訓(xùn)練，提高他們的綜合素質(zhì)。與此同時，醫(yī)療單位應(yīng)適當(dāng)外聘信息化專業(yè)人才，對管理人員的操作方法加以指導(dǎo)，讓其準(zhǔn)確掌握信息化病歷檔案管理工作的技能，從而更有效地去進行病歷檔案的管理工作。醫(yī)院還可以定期開展院內(nèi)的實踐性訓(xùn)練項目，對進一步提升病歷檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)其耐心、細(xì)致的工作態(tài)度，提高工作能力。此外，醫(yī)院還可以設(shè)置一些獎勵機制，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員，給予一定的獎勵，從而提高其工作的積極性。根據(jù)醫(yī)院的管理特點，不斷更新與改進病歷檔案管理方法，提高病歷檔案管理水平。

2.3 推進病歷檔案管理信息化

信息技術(shù)的發(fā)展，正在不斷改變各個單位的工作模式與管理模式，病歷檔案管理也一樣，信息化病歷將代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)病歷。在這種轉(zhuǎn)型趨勢中，會出現(xiàn)新的管理模式，這就需要管理人員不斷更新自身的管理理念，創(chuàng)新思維來不斷適應(yīng)變化著的管理模式。目前，很多醫(yī)院病歷檔案管理的硬件設(shè)施不夠完善，綜合病歷檔案室和庫房面積狹小，管理設(shè)施設(shè)備比較陳舊，病歷檔案存放柜架不足，有的甚至沒有專門的病歷檔案存放場所，只能分散在各個科室。很多醫(yī)院病歷檔案信息化發(fā)展嚴(yán)重滯后，仍以人工采集、檢索、融合病案信息為主，并沒有建立起規(guī)范化、信息化的病歷檔案管理系統(tǒng)。以往的病歷檔案管理受到諸多外部環(huán)境因素的影響，使病歷檔案管理人員的工作難度大，導(dǎo)致病歷檔案信息的保存、管理、利用出現(xiàn)各種各樣的問題。因此，推動醫(yī)院病歷檔案管理工作信息化建設(shè)勢在必行。

根據(jù)上述情況，我們必須加大病歷檔案信息化建設(shè)的投入力度，尤其是加大對相應(yīng)軟硬件設(shè)施設(shè)備的更新?lián)Q代力度。加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，是推進醫(yī)院病歷檔案管理工作信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，因為醫(yī)院病歷檔案管理信息化建設(shè)必然涉及計算機等機器設(shè)備，先進且效率高的設(shè)備，可以加快醫(yī)院病歷檔案管理工作信息化建設(shè)的進程，實現(xiàn)病歷檔案的信息化保存、管理和利用。應(yīng)緊跟網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展的步伐，及時更新病歷檔案管理的軟硬件設(shè)施，加大硬件設(shè)備的購置，將現(xiàn)代化信息數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院的病歷檔案管理工作中去，建立病歷檔案管理軟件系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對病案信息的快速收集與融合，使病歷檔案管理工作更為智能化，提高管理效率。同時，應(yīng)不斷完善醫(yī)院病歷檔案信息數(shù)據(jù)庫的相關(guān)功能，及時更新現(xiàn)有應(yīng)用軟件，使得相關(guān)功能更強，更加穩(wěn)定，實現(xiàn)對病歷檔案信息資料更加有效、安全的存儲，方便對于相關(guān)數(shù)據(jù)的有效篩選、查找和利用。

現(xiàn)階段，應(yīng)根據(jù)病歷檔案管理的現(xiàn)狀，找尋其中的不足，尤其對新舊模式銜接上出現(xiàn)的問題進行整改，不斷提高病歷檔案管理水平，讓病歷檔案管理工作在醫(yī)院醫(yī)療、科研、教學(xué)、管理等各項工作中發(fā)揮更好、更大的服務(wù)作用，為醫(yī)院的長久發(fā)展保駕護航。

作者簡介：張妍，吉林省職業(yè)病防治院。