新形勢下高校檔案全宗劃分問題簡析

鄭春平

在世紀之交，中央企業集團公司在政企分離改革后，將全部高校劃歸教育部門，于是，高等教育界在1992-2002年期間進行了一場大規模的合并重組。由此引發的一系列高校檔案全宗劃分問題，需要我們認真分析研究。

一、高校檔案全宗劃分存在的問題

1、檔案全宗名稱在原主體高校名稱前冠以“新”字，缺乏嚴謹性。參與合并的高校之中，有些歷史悠久，但在合并后，其全宗名稱不再保留。而合并后的若干高校組合體檔案全宗（實際上只能保留一個全宗名稱），僅僅在主體高校前冠以“新”字。例如，鄭州大學檔案管理部門在檔案全宗網上介紹時，采用了“新鄭州大學”稱謂， 以便與原鄭州大學相區別。合并后的武漢大學也是照此辦理。

2、合并后仍然延用原主體學校檔案全宗名稱，亦未能反映出合并后全部高校檔案全宗的變化過程和真實面貌，屬于以偏概全。中華人民共和國成立后建立的院校，絕大部分不具有悠久的歷史，例如1992年合并組建的新揚州大學檔案全宗簡介為揚州師范學院、江蘇農學院、揚州工學院、揚州醫學院、江蘇水利專科學校、江蘇商業專科學校、揚州大學等7個全宗，而合并后仍然稱為揚州大學檔案全宗。

3、檔案全宗名稱平鋪直敘，無法使檔案全宗內涵一目了然 。由于一些院校有多次被合并的歷史，而且一些院校在最后一次合并前后的名稱又大都一樣，無法再細分，某些高校只好采取了一一列出、全部涵蓋方式，人們難以對檔案全宗組合關系和內在聯系一目了然。

4、高校的檔案全宗缺乏時間段標注，無法了解各高校歷史沿革。各個高校在歷史不同時期的不同校名一般能為高等教育界所知曉，可是具體到這些院校的歷史存續時間，往往只有合并后的高校檔案館的管理人員知曉。而在各個高校的全宗內容網上簡介中沒有標出參與合并的每個高校全宗的具體存續時間，只簡單提到不同甚至是相同或相近的高校校名，除了一些閉合全宗和合并后的高校新全宗不易分清之外，也不利于人們對高校檔案全宗變動或高校歷史沿革情況的了解，亦不利于檔案館藏的檢索和利用。

二、高校檔案全宗劃分的建議

1、全宗的排列在突出主體高校前提下，可以按照各個高校檔案全宗起始時間的先后次序加以排列。如果是同一年創辦的或兩個以上同時參加合并的院校起源于歷史上的同一所高校，可以考慮將歷史悠久和社會影響較大的一所院校（一般為主體院校）放在最先位置，其他各高校檔案全宗再按照創立的時間順序進行排列。這種學校檔案全宗的排列方法可獲得大多數被合并高校的心理認可。

2、合并后高校檔案的全宗劃分要標出時間段。如果全宗已為閉合全宗（這個全宗所對應的院校已經被終止存在）時，就要標出這個全宗的起止時間，如果全宗沒有進入閉合狀態，就需要標出這個全宗的起始時間，并在其后加一橫杠即可。

之所以在學校的每個全宗后面標注上存續時間，一方面有利于按全宗的開始時間對參與合并高校的所有全宗進行先后排列，另一方面也有利于人們了解各個高校不同時期的校名和學校各個全宗的歷史沿革。例如四川大學檔案全宗介紹里有兩個具有四川大學校名的全宗，排在前面的一個是合并前的四川大學檔案全宗，其后是合并后的四川大學檔案全宗，由于標注了時間段，利于人們辨別同一全宗名稱但實體不同的四川大學檔案全宗。

3、合并后高校的檔案全宗的名稱要客觀、規范。高校檔案部門除了應在每個全宗后加上具體的時間標注，另外還可以在全宗后面的括號內加上必要的文字說明，以便更加客觀地反映該校檔案全宗的變化過程，以利于人們對相同或相近高校檔案全宗的區別認識。

4、全宗劃分應嚴格遵循全宗的構成要素，做到全面、準確。高校合并后，理應有一個新的檔案全宗名稱，能夠全面、準確、客觀地反映合并后全部高校名稱內涵，如“××聯合大學”、“××理工大學”、“××管理學院”等。但是，在一些國內外知名的大學出于種種原因不愿更改校名，又不能加以“新”字標識該校檔案全宗名稱的前提下，可用括號在合并后檔案全宗后面予以標識，或在該校名稱后面用“*”加以引注。這種區別雖屬無奈，但用于新的合并后高校檔案全宗的標識，是必要的。

作者單位：黃淮學院教務處