做好檔案接收前保管期限檢查，優化館藏檔案資源

吳海琰

做好館藏檔案資源建設的最基本內容就是接收檔案，而確保接收檔案保管期限準確劃分是保證進館檔案質量的最重要標準之一，直接影響館藏檔案資源的優化和館藏檔案整體的資源建設。

一、檔案接收前保管期限劃分不當的主要問題及原因分析

近十年來，區縣檔案館通過對區屬立檔單位檔案接收前檢查工作，發現檔案接收進館前保管期限劃分存在很多問題，直接影響了檔案接收工作，如果不加以調整將進一步影響館藏檔案資源的建設。

（一）全宗卷概念不清，導致應歸入全宗卷的檔案材料歸入永久、長期卷保存。

部分檔案人員不了解全宗卷的內容，甚至不知道有全宗卷的存在，因此造成檔案工作中產生的應當歸入全宗卷的相關憑證性文件材料（如“檔案交接單”、“檔案移交小結”、“檔案移交范圍和質量要求的暫行規定”、“檔案工作升級考評意見和申請”、“檔案保管期限”、“檔案利用效果”等）劃歸到了文書檔案永久、長期卷中。

（二）檔案保管期限理解實施不到位，導致保管期限劃分紊亂。

1、由于個別單位“重黨政、輕業務”，往往將反映本單位重要職能活動或反映全區一定時期整體情況內容的文件歸為短期卷，如“本局帶文號的關于稅收、物價大檢查報告”、“組建審計事務所的請示及章程”、“本區域內治保會名冊統計”、“區房屋使用情況調查表”、“本單位改制的年度財務分析”、“本單位改革方案”等；而反映黨政工團等非職能業務工作方面的文件材料歸為長期甚至永久案卷中，如“工會計劃總結”、“黨支部關于某一活動的計劃總結”等。此部分內容如果不加調整，會導致進館檔案無法反映各立檔單位主要負責的職能業務工作。

2、檔案工作者受固有傳統觀念影響，以存為主，可長可短時以長為主，導致非職能業務的專項工作材料以及各項工作的周、月報表等歸入永久、長期卷中。如：“檔案移交工作計劃、要求、總結”、“檔案工作計劃、總結”、“計劃生育責任書、計劃、總結”、“機要文件清退單”、“勞動工資臺賬”、“用外地工的月報”、“科普工作聯席會議組成人員邀請區委副書記在‘科學知識競賽頒獎儀式講話的請示”、“××單位1996年1-12月工作計劃”、“××單位1998年養老保險費收支月報表”以及“保密、安全、宣傳等工作計劃總結”等。個別單位認為此部分檔案詳細記載了本單位的工作情況，卻忽視了檔案內容的重要程度過低，并非記載了立檔單位重要的、主要的職能活動，保存參考利用價值不高，應調整到短期卷，以避免長期案卷冗長，如果不加調整，會增加進館檔案的數量，降低進館檔案的質量。

3、錯誤理解工作信息含義，將刊登在報紙上的關于本單位的信息剪貼等內容的材料歸入永久、長期卷。此類材料應當從檔案中剔除作為資料，不予接收進館，以進一步優化館藏。

（三）部分單位受“重單位、輕民生”思想影響，反映單位人員個人情況的檔案往往歸入短期卷保存。

個別單位將人事管理產生的涉及個人升遷、降職、工齡、房屋使用情況等內容的文件材料劃歸為短期，如“企業職工檔案材料及失業人員登記”、“1998年退休干部統計表”、“關于××單位對××開除除名的請示與區××的批復”、“個人勞動爭議仲裁”、“職工轉正定級調資登記表”、“職工辭職除名審批表”、“錄用人員證明信及檔案登記表”、“關于區××單位任免副所長的請示與區××的批復”、“購房請示與拆遷協議書”等，此部分檔案涉及民生服務，很長一段時期內利用查考價值很高，應調整到長期或者永久卷中，保證有價值的檔案接收進館，如果不加調整，則會給社會群眾利用檔案解決自身問題帶來很大不便，不利于推進以改善民生為重點的社會建設。

（四）個別單位不作歸檔鑒定，產生的所有文件材料全部歸檔，導致不應歸檔的歸入長期甚至永久卷保存。如“向災區捐贈物品名單及收據”、“臨時開會通知”、“獻血名單”等。此類文件材料屬于無查考、利用價值的事務性、臨時性的文件材料，不屬歸檔范圍，應直接剔除。

（五）檔案人員頻繁更換，保管期限理解不同，導致個別單位連續幾年檔案保管期限不統一，相同內容的檔案幾年間劃分的保管期限不一致。比如有關“工作簡報、信息”內容的檔案，同一單位在1993年歸入長期，1994年歸入永久，1995年歸入長期，1996年又歸為短期。

二、妥善解決接收前保管期限劃分不當的問題

（一）狠抓源頭，做好前期指導、培訓等工作，為十年后檔案接收工作打下堅實的基礎。

1、及時掌握基層單位檔案人員的動態，對基層單位檔案人員更換情況做到心中有數，加大對基層單位檔案人員檔案保管期限劃分以及相關檔案業務培訓的力度，不斷增強基層單位檔案人員保管期限合理劃分的意識，避免基層單位檔案人員頻繁更換對檔案工作的不利影響。特別是對培訓中的薄弱環節，如全宗卷的概念、整理原則、工作信息的概念等內容要加以詳細講解；努力扭轉基層單位普遍存在的“重黨政、輕業務”、“重單位、輕民生”、“能存都存，不加刪減”等傳統觀念，確保進館檔案的質量，優化館藏。

2、檔案接收部門需要加強與業務指導部門以及基層單位的溝通與協調，狠抓源頭。按照2006年9月公布實施的國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，根據各單位的職能業務情況，與業務指導部門以及各基層單位共同協商，正確區分檔案價值，重新制定詳細合理的、有針對性的各基層單位檔案保管期限表，按照新制定的各單位檔案保管期限表監督并檢查進館檔案，確保進館檔案的質量。

（二）加大檢查力度，采取適當方法對保管期限劃分不當的檔案予以合理調整，確保進館質量。

1、在今后的檔案接收工作中，應不斷加大檔案接收前保管期限檢查力度，對基層移交檔案的保管期限進行更細致的逐卷逐件的全面檢查，每次檢查后對各單位保管期限劃分情況進行研究討論和總結，不斷規范工作程序，統一鑒定標準，將檔案保質保量的接收進館。

2、采取“尊重區屬單位原保管期限的基礎上適當調整”的方法，對基層需要更改保管期限的移交檔案進行適當調整。由于接收進館檔案屬于十年前產生，其自身遵循十年前的保管期限劃分標準、依據，若以目前的檔案保管期限鑒定標準去衡量十年前檔案保管期限劃分，并將十年前產生的檔案重新進行整理編號，不但會破壞十年前檔案整理的原始狀況，破壞檔案的歷史原貌，還會影響目前正在歸檔的檔案整理工作；而不加調整，則易使沒有價值的檔案接收進館，徒占有限的館藏空間，或忽略了有價值的檔案而未接收進館，導致國家歷史財富的遺失。針對以上問題，筆者認為應當采取“尊重區屬單位原保管期限的基礎上適當調整”的方法，進行局部調整，即對永久、長期卷中不應歸檔或應調整為短期卷，與區屬單位檔案人員進行協商，確定較為恰當的解決辦法，適當予以剔除；若永久的需要調整到長期或是長期的需要調整到永久，原則上為保持當時檔案整理的原貌，不予改動，待接收進館，到期再行鑒定時予以處理；重點查看短期檔案，以保證有價值的檔案，特別是確保反映本單位主要職能活動以及全區一段時期整體情況和反映民生問題等方面內容的檔案調整入長期甚至永久卷接收進館。

總之，檔案館的檔案資源建設很大一部分取決于接收進館檔案的情況，而檔案接收前的檢查，特別是檔案接收前保管期限的檢查，正是確保進館檔案質量、對進館檔案進行把關的重要手段。因此我們要進一步加強、加深檔案接收前檢查的力度，確保進館檔案的價值，確保館藏檔案的優化，進而更好地建設館藏檔案資源，使館藏檔案更好地為社會公眾服務。

作者單位：北京市東城區檔案局