加強檔案信息化中的建設資源共享與整合

張文波

新時代的檔案工作面臨著信息社會發(fā)展的全面挑戰(zhàn)，檔案工作正處于從傳統(tǒng)模式向信息化模式轉換的十字路口，隨著《全國檔案信息化建設實施綱要》以及《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》的陸續(xù)出臺，檔案信息化建設工作正在全國范圍內全面展開。

在相當長的一段時間里，整合檔案信息資源將成為檔案信息化建設的根本目標，這一目標的實現(xiàn)有賴于全國各地檔案部門的共同努力，但這種努力必須是有序和協(xié)調的，要能形成合力。同時，在信息化的實踐過程中，電子政務的建設實踐可以為檔案信息化建設提供很好的參照。在電子政務建設過程中，幾個突出的問題是：低水平的重復建設、缺乏統(tǒng)一的領導和規(guī)劃、由于缺乏統(tǒng)一標準各系統(tǒng)間無法互聯(lián)互通導致形成的信息孤島。相對于整個電子政務體系的建設，作為行業(yè)性系統(tǒng)，檔案信息化工作要相對簡單得多，而且也可以充分利用電子政務建設中已經形成的成果，如網絡基礎設施、安全基礎設施、相關管理制度等，但由于檔案行業(yè)本身可支配的各類建設資源都比較匱乏，因此，目前對于檔案信息化的一個重要課題就是如何利用有限的資源、通過有效的統(tǒng)籌和資源共享與整合來推進全國的檔案信息化工作，避免電子政務建設中出現(xiàn)的重復建設和資源浪費現(xiàn)象，而這必須依靠檔案主管部門的強有力措施。從目前的檔案信息化實踐來看，筆者認為應在以下幾方面加強檔案信息化過程中的建設資源共享與整合：

一、設立專業(yè)的檔案信息化工作專門機構

檔案工作的發(fā)展已經走到了歷史的十字路口，檔案信息化工作對檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。目前，各級檔案機構都非常重視檔案信息化工作并成立了各類檔案信息化建設的領導機構，如各地的檔案信息化建設領導小組或檔案信息化項目建設領導小組等，這些機構的設立在很大程度上促進了各地檔案信息化工作的開展，但筆者認為，僅靠這種非常設性的領導機構是無法適應檔案信息化的長遠發(fā)展要求的。檔案信息化應該成為整個檔案業(yè)務工作體系的一個有機組成部分，因此也應該與業(yè)務指導、編研、檔案法制等業(yè)務領域一樣有相應的常設機構來具體負責此項工作。

筆者建議，在國家檔案局層面設立常設的專門行政機構來加強對全國檔案信息化工作的領導和管理，這一機構更多承擔的是檔案信息化建設的領導和管理職責而不是從事技術性工作；在地方各級檔案局也應設立專門的常設機構來負責檔案信息化工作，目前有些地方已經成立了信息化處、技術與信息化科等機構來負責這一工作并取得了很好的工作效果。通過成立專業(yè)的檔案信息化常設行政機構，一方面可以將檔案信息化納入日常工作，強化對檔案信息化工作具體實施的管理；另一方面也可以為檔案信息化建設集聚專業(yè)人才，適應檔案信息化工作乃至檔案事業(yè)發(fā)展的長期要求。

二、強力推行全國統(tǒng)一的檔案信息化標準體系

檔案信息化標準體系包括管理性標準規(guī)范、業(yè)務性標準規(guī)范和技術性標準規(guī)范三個方面。近年來國家檔案局針對檔案信息化建設中的各種問題陸續(xù)頒布實施了很多標準，與此同時，各省乃至基層檔案部門也制訂了大量地方標準，其中很多地方標準與國家檔案局的標準都是重復的。一方面，各地大量制訂地方標準會占用其本就有限的人力、資金和技術資源；另一方面，多種標準的共存勢必會架空國家標準，導致各地檔案信息化體系上的不匹配，最終對形成全國性的分布式檔案信息資源庫造成障礙，即使地方標準與國家標準是協(xié)調的，這也會造成資源的浪費。

筆者認為，對于統(tǒng)一的行業(yè)性系統(tǒng)建設，多層標準的存在不僅完全沒有必要，甚至會對系統(tǒng)建設的統(tǒng)一推進產生阻礙，為此國家檔案局應該采取有力措施，盡快出臺有關政策，統(tǒng)一安排各類信息化標準的制訂工作，協(xié)調各地在標準制訂上的各種探索和努力，逐步在全國范圍內建立和執(zhí)行統(tǒng)一的檔案信息化標準體系。凡是國家檔案局已經正式頒布的標準，就不應允許地方檔案部門另立標準，對于違反此原則的地方檔案部門，國家檔案局可以通過相應的政策措施進行引導和糾正。

同時，國家檔案局要加強相關檔案信息化標準的宣傳和落實，對于新出臺的信息化標準要加強在檔案系統(tǒng)和機關企事業(yè)檔案部門的推廣，使相關標準能夠切實指導檔案信息化實踐，避免在檔案信息化實踐過程中的盲目性，減少物質資源浪費和人力資源浪費，也讓信息化實踐能夠充分利用前人和國際國內通行的規(guī)范，提升檔案信息化的規(guī)范性和質量。

三、建立全國檔案信息化項目協(xié)調與交流平臺

項目重復建設是電子政務建設過程中暴露出來的一個重要問題，由于各地檔案信息化所面臨的任務具有同質性，另外，目前檔案信息化建設正處于起步階段，許多新的領域還有待開拓，因此在大力推進檔案信息化建設的背景下，各地極易在同一新領域紛紛上馬同類項目，在還沒有探索總結出相對成熟的建設經驗的情況下，這會在很大程度上造成有限建設資源的浪費。為了在全國范圍內統(tǒng)籌信息化建設工作，國家檔案局和各省檔案局應該及時掌握各地檔案信息化項目的狀況與進展，協(xié)調各地在新的信息化領域中的工作，避免各地在短時間內向同一新領域投入過多資源。為加強各地在信息化項目上的協(xié)調與交流，筆者建議：

（一）實行檔案信息化項目備案制。國家檔案局負責省級項目的備案，各省檔案局負責本省項目的備案，通過這種方式及時了解各地的檔案信息化進展情況，為優(yōu)化建設資源提供基本決策依據。除了備案制度的建立，這一備案體系還應該由網絡平臺來支撐運行，即備案通過網絡進行，以此來保證信息的及時性。

（二）建立全國性檔案信息化交流的內部網絡平臺。通過這一平臺，各地檔案部門都可以及時了解其他地方檔案信息化的狀況，交流經驗，共享技術資源，進行跨地區(qū)的信息化建設合作，與傳統(tǒng)的通過會議、發(fā)文、考察等進行交流的方式相比，基于網絡平臺的交流將更加及時、經濟和有效。

（三）加強檔案信息化項目的試點與推廣工作。作為行業(yè)性信息化建設項目，各地檔案信息化工作有著極大的相似性和可移植性。因此，國家檔案局可以選取一定數量的具有行業(yè)代表性的單位進行信息化建設的試點并提供相應的資金和技術資源支持，在此基礎之上充分總結并摸索出一套信息化建設的規(guī)律和可行的實施方案，并將這些經驗和方案向全國推廣，指導各地的檔案信息化建設，避免檔案信息化建設的無序和雜亂現(xiàn)象。通過國家檔案局的統(tǒng)一指導和統(tǒng)一規(guī)劃，信息化建設將更加的有序和規(guī)范，從而結束。各地各自為政、閉門造車的局面。

四、充分利用原有檔案信息化基礎和電子政務建設的成果

檔案信息化工作并不是一項全新的工作，這項工作的開展不是推倒所有的一切重新開始，而是在原有基礎之上進行的一項創(chuàng)新工作。除了利用電子政務建設的成果之外，檔案信息化還應充分利用原有的信息化基礎。計算機在檔案行業(yè)中的應用在90年代已經開始，從檔案計算機管理系統(tǒng)到現(xiàn)在的檔案信息化建設，計算機的應用由淺入深，大大地改變了檔案的管理和利用方式。在檔案信息化過程中，要充分利用檔案計算機管理系統(tǒng)中已有的成果，包括檔案著錄信息、已經掃描的檔案、案卷目錄、卷內文件目錄等，避免重復性工作，減少不必要的浪費。相關單位在進行檔案信息化時，要預先分析已有的檔案信息化成果，在充分利用已有成果的基礎上規(guī)劃和開展檔案信息化建設。

檔案信息化建設是電子政務建設的一個有機部分，要利用有限的資源高效推進檔案信息化，就必須充分利用電子政務建設的成果，將檔案信息化建設放在電子政務建設的大平臺中來考慮。多年的電子政務建設已經建立起了較為完善的硬件設施和管理制度，并摸索出了一套經驗，這些都為檔案信息化建設提供了良好的基礎，一方面，檔案部門可以充分利用本地的電子政務基礎設施，如網絡基礎設施、安全基礎設施、管理制度等；另一方面，也可以充分借鑒其他部門的經驗和教訓。為此，各地檔案部門應該積極參與當地的電子政務建設，成為當地信息化工作或電子政務建設領導小組成員單位，進入信息化規(guī)劃建設決策層，通過為政府提供有效的文檔服務來獲得當地政府的支持，爭取更多的資源來開展檔案信息化建設；同時檔案部門要深入了解本地電子政務建設現(xiàn)狀，摸清可供利用的各類建設資源現(xiàn)狀，要堅持一個基本原則，即凡是可以利用現(xiàn)有電子政務基礎設施完成的工作就不要再進行重復投入。

五、市縣級綜合檔案館信息化建設的一體化

目前，我國各綜合檔案館的信息化建設都是從頭開始自主建設，從網絡基礎設施的建設、相關設備的購置、軟件的開發(fā)與采購直到制度體系的建立，所有工作都依靠各綜合檔案館的自身力量獨立完成。但是，許多基層檔案館辦公經費嚴重不足，人員知識結構無法滿足檔案信息化建設要求，在這種情況下再談信息化建設就是紙上談兵。因此，要建立全國性的檔案信息資源庫就必須為基層檔案館的信息化建設找到一條經濟可行的非常規(guī)途徑。

筆者認為，對于檔案信息化資源嚴重不足的地區(qū)，可以嘗試進行市縣級綜合檔案館信息化建設的一體化，即以市級綜合檔案館為中心，重點支持市級綜合檔案館的信息化建設，市級綜合檔案館與其所轄區(qū)域的各縣級綜合檔案館之間實現(xiàn)高度的建設資源共享，這種建設資源共享應該是涉及網絡設施、硬件、軟件、人力資源以及制度體系等的多方位共享。通過市縣一體化的建設模式可以有效實現(xiàn)檔案信息化建設資源的共享，拉動基層信息化建設。例如，高性能的掃描和存儲設備價格昂貴，在這種情況下，縣級綜合檔案館就不必購置這類設備，可以共用市級綜合檔案館的設備；再比如，目前各地都在積極進行檔案網站建設，但縣級綜合館也不必都建立自己的網站，可以由市級綜合檔案館統(tǒng)一建設，這樣不僅能夠大大降低建設成本，而且可以提高系統(tǒng)開發(fā)水平。

六、國家檔案局集中優(yōu)勢資源，統(tǒng)一開發(fā)部分行業(yè)通用的軟件系統(tǒng)

在軟件系統(tǒng)的開發(fā)上，可以考慮借鑒垂直管理部門如國稅系統(tǒng)的經驗，由國家檔案局集中優(yōu)勢資源開發(fā)部分行業(yè)通用的業(yè)務軟件，統(tǒng)一下發(fā)給各地檔案機構免費使用，這樣做一方面可以極大地減少各地在軟件開發(fā)上的重復投入，另一方面也可以確保業(yè)務軟件系統(tǒng)的開發(fā)水平，同時也為以后全國性的分布式檔案信息資源庫體系的形成減少障礙。

在具體實施上，還可以引入開源軟件模式，即國家檔案局不僅向各地檔案部門提供可運行的軟件，而且還可以公布軟件源代碼和詳細的開發(fā)文檔，以便各地檔案部門可以在有條件的情況下根據本地實際需要進行二次開發(fā)，滿足各地的特殊工作需求。同時，各地的這些二次開發(fā)的成果也可以免費或有償地提供給整個檔案系統(tǒng)來使用。由此，在一些通用的行業(yè)系統(tǒng)軟件方面將形成一個全國性的開發(fā)資源平臺，各地檔案部門都可以通過此平臺來形成合力，從而在極大程度上減少對軟件開發(fā)的投入、提升開發(fā)水平和應用效果。當然，要管理好這樣一個平臺，國家檔案局必須提供強有力的管理制度和技術力量的支持。

參考文獻：

1 、 國家檔案局：《全國檔案信息化建設實施綱要》2002年11月。

2、國家檔案局：《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》2006年12月。

3、趙國俊：《電子政務教程》，中國人民大學出版社2004年。

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院