奧運工程檔案業務指導工作之實踐與思考

趙麗萍

完整記錄奧運工程建設歷程，保留完整的奧林匹克文化遺產是檔案工作者義不容辭的歷史使命。本文擬從三個方面綜述筆者的工作體會及思考。

一、部門聯動的方式有助于規范檔案工作

北京市承擔建設任務的各類奧運工程總計一百余項，數百家參建單位管理層級極為復雜。奧運工程檔案數量浩繁，內容龐雜，載體多樣，檔案工作政治性、科學性、服務性的特點尤為突出。面對復雜的奧運工程檔案工作形勢，改變傳統的建設主管單位與檔案行政管理單位各自為政、“單兵作戰”的檔案業務指導工作模式，整合現有工作資源，采取部門聯動、團體作戰的方法，有利于提高工作效率。

（一）構建職責清晰的檔案工作組織管理體系

奧運工程參建方既有中央在京行政單位，也有北京市、區企事業相關單位等。針對這一特點，奧運工程檔案組織管理體系的構建工作著重于兩個方面。一是落實奧運工程項目業主單位與項目法人負責制，逐級明確各有關單位檔案業務指導工作職責。即橫向以奧運工程主管單位為龍頭，與同級檔案管理部門溝通與協調，共同統籌規劃奧運工程檔案工作；縱向以各奧運工程業主單位為結點，逐級依法對工程設計、施工、監理單位檔案工作予以監督管理。在此管理系統中，各奧運工程業主單位對上接受各級主管單位檔案部門的監督檢查，對下指導幫助工程設計、施工、監理單位開展檔案工作。各奧運工程項目法人對檔案資料的齊全與完整擔負行政管理責任。二是以條塊結合的管理模式為基礎，強化檔案工作屬地管理。依據我國檔案工作法規，明晰中央在京單位、北京市、區兩級相關部門對奧運工程檔案工作的管理職責。北京市奧運工程主管部門總體負責檔案工作的組織協調與監督管理。各區縣檔案行政管理部門對本行政區域的奧運工程檔案工作予以業務監督指導，并納入其管理范疇。

（二）構建完整的檔案工作法制化管理體系

一是深入研究分析國家及北京市建設主管單位與檔案行政管理部門制定的重大建設項目檔案工作規范性文件，找準它們之間的契合點，并圍繞奧運工程建設特點制定兼容廣泛、操作性強、創新性突出的奧運工程檔案工作宏觀指導性文件，并以之付諸實踐檢驗、校正。二是將檔案工作列入工程合同制管理，在工程設計、施工、監理合同中明確規定工程參建方的檔案管理職責、檔案編制責任、檔案編制套數與費用等條款，使檔案工作具有法律效力。三是以突出實效性為著眼點，督促指導工程參建各方結合實際建立健全各項適用的檔案工作制度。

實踐中，《北京市奧運工程建設檔案管理指南》、《北京市奧運工程聲像檔案整編辦法》、《北京市奧運“三大理念”科研項目檔案管理指南》、《北京市奧運工程檔案工作檢查標準》等八個奧運工程檔案工作宏觀指導性文件從不同側面強調了奧運工程參建各方檔案管理職責，詳盡規定了各類載體檔案歸檔內容與考核方法。它們既是對現有檔案工作規章的延伸與補充，又是對奧運工程檔案工作規律的探索。它們從源頭規范了奧運工程檔案工作程序與管理方法，促進了奧運工程檔案工作的有序開展。

（三）檔案培訓要突出科學性和實效性

所謂科學性，就是要以廣泛調研為基礎，針對不同培訓對象分層次設置檔案培訓課程。例如，在奧運工程建設前期準備階段，檔案工作培訓對象主要為各工程業主單位，課程內容主要涉及與檔案工作相關的法律法規知識與職業道德，同時剖析違法案例，以提高全員檔案意識。隨著奧運工程相繼開工建設，檔案培訓工作則針對奧運工程建設單位、施工與監理單位等不同培訓群體，結合奧運工程建設各階段特點，重點培訓檔案管理職責、檔案編制程序與要求。在奧運工程竣工驗收階段，檔案培訓教育工作的重點落在竣工檔案編制與移交方法等方面。

所謂實效性，是以傳統與創新并舉、理論與實踐相結合為原則，以提高檔案工作水平為目的，將檔案工作理論與相關行業知識融為一體來確定檔案工作培訓教育內容。既要注重檔案工作理論知識的培訓，也要關注傳統紙質載體與新型載體檔案實操技能的培養。不僅如此，還要注重與檔案工作相關的其他技能的傳授。工作中，市“2008”工程辦公室免費主辦的八期奧運工程檔案管理專題培訓班中，曾將聲像檔案管理知識與攝影、攝像實操技能列入培訓內容，有效地提高奧運工程參建各方的聲像檔案管理水平，受到檔案管理人員的廣泛歡迎。

（四）開展全程跟蹤式的檔案檢查工作

適時開展檔案檢查工作，可敦促奧運工程參建各方加強檔案組織管理工作、夯實檔案基礎業務建設，確保奧運工程檔案工作與工程同步驗收，并為奧運會“保駕護航”。為防止檔案檢查工作流于形式，應加強其計劃性與實效性。

第一，檔案檢查工作的節點應先于工程建設進度。為此，奧運工程建設主管單位檔案部門應及時掌握奧運工程建設計劃與進度，并于工程建設重大節點任務部署前制定階段性檔案工作檢查計劃，并及時告之于奧運工程參建各方。這樣做，能及時督促各有關單位及時自查整改檔案工作相關問題，以達到奧運工程檔案工作與工程建設同步延伸的良好效果。

第二，檔案檢查工作的內容應于奧運工程建設不同階段有所側重。即：結合奧運工程建設的重點環節確定檔案檢查工作內容。具體講，奧運工程建設前期階段應著重檢查檔案工作的組織管理與檔案資料同步形成、積累情況。在奧運工程施工階段則全面檢查檔案安全保管設施的配備與落實以及施工資料真實、完整與準確程度。在奧運工程竣工驗收階段重點檢查檔案編制質量、檔案移交計劃制定與完成情況。

第三，檔案檢查工作應創新形式，注重信息反饋與跟蹤落實。為此，除檔案檢查工作節點與工程建設進度相銜接外，還應注重檔案檢查工作的可追溯性。一要強化檔案檢查的組織管理工作。檢查前應明確檢查人員工作職責，統一檢查工作標準、程序與方法。二要細化檔案檢查工作程序。檢查中采取“聽、看、記”相結合的方法，強化檢查情況記錄、整改意見的現場反饋與確認和存檔備查工作。三要注重檔案檢查工作成效。檢查工作結束后，檢查組應認真剖析相關問題，確定檔案業務指導工作重點，有針對性跟蹤監督各有關單位落實檔案工作整改措施。

幾年來，北京市 “2008”工程建設指揮部辦公室在做好500余次的奧運工程檔案日常監督指導工作的同時，還會同市檔案局、市規委和有關區縣檔案局組織開展三次大規模覆蓋式奧運工程檔案檢查工作，有效地確保了奧運工程如期竣工驗收。

二、強化檔案基礎建設

落實奧運“三大理念”，實施“陽光工程”是奧運工程建設的特色。與之相對應，奧運工程檔案業務指導工作也以突出檔案內容特色為核心，監督工程參建方強化檔案基礎業務建設工作。

一是注重管理奧運“三大理念”科研項目檔案資料。即廣泛收集體現綠色、科技、人文奧運理念的建筑節能、水資源利用、環境與生態保護、綠色環保建材運用、高科技信息服務基礎設施建設以及“四新”技術推廣和場館人文環境設計的重點科研項目檔案資料，參照國家及北京市科研項目檔案工作規章制定相關制度，并予規范整理。

二是注重 “陽光工程”檔案管理工作。將落實公開、公正、公平奧運“陽光工程”措施的各種檢查記錄，培訓教育與會議文件、各種責任書與合同及履責監督和廉政建設文字資料等單獨分類、編目與開發利用。

三是強化聲像檔案管理工作。從奧運工程建設伊始，指導幫助有關單位全程跟蹤拍攝奧運工程建設進程，并將影像資料刻錄為光盤形成電子檔案予以備份管理。以此為基礎，運用現代化高科技手段編輯制作各類專題片、宣傳冊及電子圖集等，并使用于奧運會賽前與賽時宣傳教育等各項工作。

事實表明，奧運工程參建方形成的百萬余件的載體多樣、內容豐富、具有特色的檔案資料不僅全面反映了奧運工程建設成就，還為今后各屆奧運會的組織籌備工作提供了翔實的參考依據。

三、分期分批移交竣工檔案有利于維護檔案的安全

按照傳統工作方法，竣工檔案移交工作應于工程竣工驗收后三個月內展開。而奧運工程檔案數量多，內容復雜，檔案整理工作浩繁，工程管理機構多為臨時機構，人員流動頻繁。相對于一般工程而言，奧運工程竣工驗收后檔案移交工作難度較大。因此，適應奧運工程檔案形勢需要，探索奧運工程檔案資料分期移交的工作方法成為當務之急。首先，按照奧運工程竣工驗收時間制定檔案預驗收與移交計劃。其次，按照既定的奧運工程竣工檔案移交計劃，以單項、單位工程為檔案整理單元，將已通過各項驗收的檔案資料實時分批移交有關單位集中保管。按此方法，奧運會前已有95%的奧運場館以及50%的市政基礎設施竣工檔案資料移交市城建檔案館。實踐證明：分期、分批地移交檔案既能減少工程總體驗收后有關單位的工作壓力，又能維護檔案的完整與安全，更利于檔案提供利用工作。

作者單位：北京市“2008”工程建設指揮部辦公室