精細(xì)化管理，突破中小企業(yè)招聘困局

董艷娜

只有通過(guò)精細(xì)化管理縮短招聘項(xiàng)目的時(shí)間，提升招聘的效果，HR才能擺脫經(jīng)費(fèi)少、人手少、效率低、效果差等惡性循環(huán)的招聘困境。

對(duì)于成立3～5年的高科技中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，目前大多數(shù)正處于高速發(fā)展期，它們?cè)谕袠I(yè)領(lǐng)域中知名度不高，管理體系也不夠成熟，甚至有的行業(yè)也沒(méi)有可供學(xué)習(xí)的典型或標(biāo)桿，企業(yè)的發(fā)展直處于摸索中。因此，這類(lèi)企業(yè)在招聘中面臨的困境主要表現(xiàn)為兩個(gè)方面其一，招聘項(xiàng)目時(shí)間緊、任務(wù)重；其二，人力資源經(jīng)費(fèi)少、工作人員少且招聘經(jīng)驗(yàn)不足。在實(shí)際工作中，這兩個(gè)方面經(jīng)常互相沖突，甚至由于招聘任務(wù)完不成而經(jīng)常導(dǎo)致老板和同事不認(rèn)可，進(jìn)而導(dǎo)致人員和財(cái)力等資源配備更少，招聘任務(wù)更難完成，日復(fù)一日形成惡性循環(huán)的招聘困局。如何破解中小企業(yè)快速發(fā)展期的人才招聘困局?筆者根據(jù)實(shí)踐工作的體會(huì)，認(rèn)為首要的問(wèn)題是通過(guò)精細(xì)化的招聘管理提升招聘工作的效率。

招聘的主要流程有搜集職位需求信息、發(fā)布職位信息、篩選簡(jiǎn)歷、面試、反饋與入職等五個(gè)主要環(huán)節(jié)。由于目前對(duì)面試環(huán)節(jié)的研究和討論很多，同時(shí)入職又屬于程序性工作，本文重點(diǎn)討論前三個(gè)環(huán)節(jié)，也就是如何量化職位需求信息，有效地發(fā)布職位信息以及又快又準(zhǔn)地篩選出合適的簡(jiǎn)歷，最終通過(guò)精細(xì)化管理，縮短招聘周期，提升招聘效率，進(jìn)入招聘工作的良性循環(huán)。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)較為發(fā)達(dá)的今天，網(wǎng)絡(luò)招聘能夠幫助HR人員有效節(jié)省時(shí)間，提高效率，本文后面的討論也將以網(wǎng)絡(luò)招聘為基礎(chǔ)。

步步為營(yíng)，練好基本功

描述職位需求，量化用人標(biāo)準(zhǔn)

職位需求是招聘工作的必備前提。不同的部門(mén)、不同的職位需求是不一樣的，只有了解了職位需求才能建立招聘體系，根據(jù)職位說(shuō)明確定人才衡量標(biāo)準(zhǔn)，這一過(guò)程就好像是在編織篩子的網(wǎng)，只有編好了網(wǎng)才能篩選出適用的人才。

大多數(shù)招聘人員都會(huì)認(rèn)為職位說(shuō)明就是從字面上去描述崗位的職責(zé)和要求，并沒(méi)有從實(shí)際操作上把文字中所涵蓋的個(gè)人素質(zhì)運(yùn)用到簡(jiǎn)歷的篩選中。例如在招聘GIS開(kāi)發(fā)工程師時(shí)，技術(shù)部門(mén)會(huì)用Ao、Mo、Mapx、Arcengine等專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)來(lái)描寫(xiě)崗位要求，對(duì)于大多數(shù)沒(méi)有計(jì)算機(jī)背景的招聘人員來(lái)說(shuō)，如何有效把握這些專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求就會(huì)很困難。這時(shí)，量化崗位需求可以幫助招聘人員解決這個(gè)問(wèn)題。

具體如何量化呢?最直接的辦法就是和用人部門(mén)的負(fù)責(zé)人去溝通，針對(duì)每項(xiàng)用人要求進(jìn)行量化，將經(jīng)常用“熟悉”、“了解”等模糊詞語(yǔ)描述的要求，轉(zhuǎn)變?yōu)楣ぷ髂晗?、?xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、銷(xiāo)售業(yè)績(jī)等時(shí)、司或等級(jí)數(shù)字特征的具體描述。比如，將對(duì)技術(shù)人員的“熟悉Ao、Mo、Mapx、Arcengine等”要求轉(zhuǎn)化為“具有一年以上的Gis系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用Ao、Mo、Mapx、Arcengine中至少一種開(kāi)發(fā)軟件的經(jīng)驗(yàn)在一年以上”；對(duì)市場(chǎng)人員的“熟悉無(wú)線增值業(yè)務(wù)”等抽象或模糊的要求轉(zhuǎn)換為“有兩年以上無(wú)線增值業(yè)領(lǐng)域的工作經(jīng)驗(yàn)”。這樣描述職位需求就會(huì)讓?xiě)?yīng)聘者在投簡(jiǎn)歷前能更好地進(jìn)行自我判斷，考慮自己是否適合該職位；同時(shí)也會(huì)給招聘人員帶來(lái)方便，不論是否有相關(guān)專(zhuān)業(yè)背景，招聘人員都能比較準(zhǔn)確地把握職位需求。

發(fā)布職位信息，關(guān)注操作細(xì)節(jié)

對(duì)于大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布職位的途徑主要有兩種：一是在公司自己的網(wǎng)站上發(fā)布；二是在專(zhuān)業(yè)招聘網(wǎng)站上發(fā)布。從實(shí)際工作中的數(shù)據(jù)來(lái)看，90％的應(yīng)聘簡(jiǎn)歷來(lái)自于專(zhuān)業(yè)招聘網(wǎng)站。由此可以看到，招聘網(wǎng)站的發(fā)布效果要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)公司網(wǎng)站。

那么，在招聘網(wǎng)上發(fā)布信息怎樣才能更有效呢?很多招聘人員有一個(gè)認(rèn)識(shí)誤區(qū)，認(rèn)為發(fā)布信息就是把職位說(shuō)明粘貼到網(wǎng)上。但實(shí)踐表明，其中還有許多細(xì)節(jié)值得注意

第一，職位說(shuō)明內(nèi)容要有規(guī)范的順序。一般順序依次為經(jīng)驗(yàn)、技能、素質(zhì)和學(xué)歷，按照這樣的順序不會(huì)有遺漏，同時(shí)把一些關(guān)鍵指標(biāo)放在前面或單獨(dú)列出。例如，財(cái)務(wù)總監(jiān)要求必須熟悉USGAAP(美國(guó)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則)，那么把“具有2年以上USGAAP及SOX404(美國(guó)薩班斯法案)相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)”作為單獨(dú)的一條任職資格列出，這樣做既能全面概括又能突出重點(diǎn)。當(dāng)然，這些任職要求的先后順序往往也反映用人單位的價(jià)值觀，一般企業(yè)認(rèn)為相對(duì)重要的要求會(huì)被列在前面。

第二，發(fā)布多個(gè)職位時(shí)，職位排序也不容忽視。緊急的職位排序要靠前，這會(huì)讓?xiě)?yīng)聘者首先看到緊急發(fā)布的職位信息。

第三，合理安排工作地域。對(duì)于集團(tuán)公司往往都會(huì)在不同地區(qū)招相同的職位，例如辦事處市場(chǎng)經(jīng)理這個(gè)職位很多省市都有空缺，但不同地域有需求緊急程度上的差異，地區(qū)的選擇要分先后，把需求緊急的地區(qū)排在前面。

第四，選擇合適的職位更新時(shí)間。刷新招聘信息發(fā)布時(shí)間在操作上沒(méi)有時(shí)間段的限制，隨時(shí)都可以進(jìn)行，但很多在職的應(yīng)聘者往往都是在下班之后的閑暇時(shí)間搜索招聘信息，如果在臨下班前更新職位信息，就能讓公司的職位在下班后優(yōu)先出現(xiàn)在網(wǎng)上。這樣做的效果通過(guò)接收簡(jiǎn)歷的時(shí)間也得到了驗(yàn)證，據(jù)筆者的統(tǒng)計(jì)，有接近70％的簡(jiǎn)歷是在這個(gè)時(shí)間段投遞過(guò)來(lái)的。

篩選簡(jiǎn)歷，全面考察

簡(jiǎn)歷的篩選是招聘工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，如何篩選出有效的簡(jiǎn)歷是招聘的基礎(chǔ)，也是企業(yè)引進(jìn)人才的源頭。本文從兩個(gè)方面介紹篩選方法。

策略一：依據(jù)簡(jiǎn)歷來(lái)源篩選

應(yīng)聘簡(jiǎn)歷的來(lái)源主要有四種：主動(dòng)投遞企業(yè)郵箱、招聘網(wǎng)站系統(tǒng)接收、招聘網(wǎng)站簡(jiǎn)歷庫(kù)搜索、內(nèi)部員工推薦。根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，從數(shù)量上來(lái)看，從招聘網(wǎng)站的系統(tǒng)中接收的比較多；從有效性來(lái)看，從招聘網(wǎng)站簡(jiǎn)歷庫(kù)中主動(dòng)搜索的簡(jiǎn)歷更有針對(duì)性。

主動(dòng)投遞——擇優(yōu)法。直接發(fā)到公司招聘郵箱里的簡(jiǎn)歷往往是應(yīng)聘者了解了公司信息慎重考慮后作出的決定，所以應(yīng)該根據(jù)他們簡(jiǎn)歷中的閃光點(diǎn)去做篩選，同時(shí)注意簡(jiǎn)歷的來(lái)源以及崗位的匹配度。如果簡(jiǎn)歷背景和其所應(yīng)聘的崗位不很相符就可以推薦到其他相符的部門(mén)。

招聘網(wǎng)站系統(tǒng)接收——先淘汰再擇優(yōu)。在招聘網(wǎng)站的求職申請(qǐng)系統(tǒng)上，簡(jiǎn)歷的投遞比較方便，很多不符合硬性指標(biāo)的應(yīng)聘者沒(méi)有詳細(xì)閱讀職位信息就點(diǎn)擊了申請(qǐng)，所以要通過(guò)條件設(shè)置先把這一部分簡(jiǎn)歷過(guò)濾掉，然后從剩下的簡(jiǎn)歷中選擇優(yōu)秀者。招聘網(wǎng)站上的一些小功能都可以方便招聘單位進(jìn)行篩選。例如，“簡(jiǎn)歷篩選”功能就可以過(guò)濾掉很多不符合學(xué)歷、年齡、性別等硬性指標(biāo)的簡(jiǎn)歷，“顯示地域”可以查看各辦事處或分公司崗位的簡(jiǎn)歷接收情況，“現(xiàn)從事崗位”可以提高職位匹配度。

招聘網(wǎng)站搜索——目標(biāo)法。一般的操作過(guò)程是：根據(jù)崗位需求輸入行業(yè)、職業(yè)、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、地區(qū)、關(guān)鍵詞等信息，然后點(diǎn)擊搜索。此方法通常情況下都能從簡(jiǎn)歷庫(kù)里找到比較符合硬件要求的簡(jiǎn)歷。但對(duì)于特殊崗位這一方法就不適用了，這時(shí)就要轉(zhuǎn)換思維，開(kāi)辟新的途徑。例如筆者在找“行業(yè)方案經(jīng)理”這一職位的簡(jiǎn)歷時(shí)，輸入通信行業(yè)、行業(yè)方案經(jīng)理、本科、5年工作經(jīng)驗(yàn)、北京、等條件后匹配的簡(jiǎn)歷數(shù)量很少，因此就要轉(zhuǎn)變搜索方法尋找潛在的相關(guān)條件。在和該部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)一步溝通后，

了解到這個(gè)崗位的人才需要有過(guò)政府項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)：于是，在關(guān)鍵字里輸入“政府項(xiàng)目”后使搜索到了很多有效簡(jiǎn)歷。所以，“殊途同歸”就是這一方法的最好總結(jié)。由于是招聘單位主動(dòng)搜索，所以，要格外注意人才簡(jiǎn)歷中的“更新日期”和“是否離職”兩個(gè)信息，一般最近更新和已經(jīng)離職的簡(jiǎn)歷更容易約見(jiàn)面試。

內(nèi)部推薦——擇優(yōu)法。內(nèi)部推薦的簡(jiǎn)歷由于推薦者對(duì)公司及被推薦者都相對(duì)了解，所以般都比較符合基本要求，可以擇優(yōu)進(jìn)行面試。

策略二：依據(jù)簡(jiǎn)歷內(nèi)容篩選

面對(duì)一份簡(jiǎn)歷中龐雜的信息，怎樣找出至關(guān)重要的信息是招聘工作的核心。提高篩選質(zhì)量會(huì)對(duì)其后的招聘工作起到事半功倍的作用，本文就相關(guān)的篩選方法總結(jié)如下：

基本信息——淘汰法。也就是簡(jiǎn)歷中有不符合職位說(shuō)明中的硬性指標(biāo)(如地域、學(xué)歷等)的就直接淘汰。其中值得注意的是相片，一般的職位盡量不要將相貌作為篩選標(biāo)準(zhǔn)，這樣會(huì)有失公正也會(huì)影響篩選質(zhì)量。但是對(duì)于一些特殊崗位，例如前臺(tái)、秘書(shū)等就要著重看一下相片，因?yàn)樗齻冊(cè)谀承┏潭壬鲜瞧髽I(yè)形象的代表，內(nèi)外兼優(yōu)者當(dāng)然更好。

工作經(jīng)歷——多元法。首先，要瀏覽應(yīng)聘者的工作單位是否和公司的行業(yè)相同或相近，看具體的工作職責(zé)中有沒(méi)有和崗位說(shuō)明中相同的關(guān)鍵字，相符的內(nèi)容越多則越適合。例如在找Java工程師的簡(jiǎn)歷時(shí)就挑“Java開(kāi)發(fā)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)”，“Jsp，Servlet，Javascript，Oracle，Sqlserver”等關(guān)鍵詞，出現(xiàn)頻次越多的就越貼近職位要求。其次，要以崗位的特殊要求進(jìn)行挑選。例如，對(duì)于筆者所在的公司所招聘的“行政經(jīng)理”職位就強(qiáng)調(diào)要有集團(tuán)公司行政管理工作經(jīng)歷，因?yàn)樵摴驹谌珖?guó)有很多辦事處，集團(tuán)公司經(jīng)歷很重要。在挑選時(shí)就將其作為項(xiàng)重要的篩選標(biāo)準(zhǔn)。第三，要看工作業(yè)績(jī)。對(duì)于像市場(chǎng)或銷(xiāo)售方面的職位就要側(cè)重看簡(jiǎn)歷中有沒(méi)有突出的工作業(yè)績(jī)，因?yàn)闃I(yè)績(jī)是市場(chǎng)或銷(xiāo)售人員的核心考核指標(biāo)，如果簡(jiǎn)歷中說(shuō)明是Top Sales，則可以初步判斷其銷(xiāo)售技能比較強(qiáng)。第四，要看個(gè)人特征，尤其是對(duì)于有明確特征要求的崗位。例如總裁秘書(shū)就要求候選者比較隨和，溝通理解力較強(qiáng)，如果簡(jiǎn)歷中寫(xiě)到喜歡挑戰(zhàn)新鮮事物，喜歡冒險(xiǎn)等太激進(jìn)的性格可能就不會(huì)太符合。最后還要看簡(jiǎn)歷中的漏洞。一是要看時(shí)間上有沒(méi)有間斷或重疊，或者工作變化頻率太快，經(jīng)常換工作的人往往缺乏穩(wěn)定性；二是看是否存在一些矛盾的表述，例如在職位名稱(chēng)上是人力資源總監(jiān)，但簡(jiǎn)歷中的具體工作描述卻是行政方面的工作，這樣的候選者一般是想轉(zhuǎn)換工作方向，可以視公司具體需求來(lái)判斷是否需要綜合型的人才。

學(xué)歷技能——目標(biāo)法。就是直接看他們的學(xué)歷和技能是否符合職位要求。學(xué)歷方面值得注意的是在校時(shí)間，很多簡(jiǎn)歷中直接寫(xiě)本科畢業(yè)，但仔細(xì)閱讀會(huì)發(fā)現(xiàn)在校時(shí)間只有三年，這說(shuō)明該候選人應(yīng)該是先讀專(zhuān)科，然后又讀專(zhuān)升本，并不是普通本科畢業(yè)。在技能方面主要是看他的一些技能證書(shū)的獲得時(shí)、司，以此可以初步判斷出他的從業(yè)時(shí)間，進(jìn)而推斷出他的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)。

邊緣信息——細(xì)節(jié)法。一些被大家忽視的信息有可能會(huì)成為以后工作的障礙。例如“薪資期望”，雖然簡(jiǎn)歷中薪資的參考性比較小，但也可以初步判斷這個(gè)人的工作水平，如果相同的崗位應(yīng)聘者的期望工資相差很大，那么說(shuō)明他們的實(shí)際能力往往也是有差別的，篩選時(shí)就要盡量找期望值更符合企業(yè)薪資標(biāo)準(zhǔn)的。再如“期望工作地點(diǎn)”、“期望從事行業(yè)”等也不能視而不見(jiàn)，這些信息可以看到個(gè)人發(fā)展方向等方面的要求。

電話面試，初步鑒別

對(duì)比較符合要求的候選人，可以在約見(jiàn)面試時(shí)進(jìn)行初步的電話面試，對(duì)簡(jiǎn)歷中的關(guān)鍵信息及疑點(diǎn)進(jìn)行初步核實(shí)，同時(shí)也可以從交談中考察候選人的職業(yè)素養(yǎng)，了解應(yīng)聘者的職業(yè)意向。當(dāng)然，對(duì)于那些求職興趣不是很濃或者不太認(rèn)可企業(yè)、但又很符合崗位要求的高素質(zhì)候選人也可進(jìn)行適當(dāng)游說(shuō)，做好企業(yè)宣傳。

全面反饋，階段性檢驗(yàn)

反饋是整個(gè)精細(xì)化招聘的考核階段，也就是對(duì)前面工作成果的階段性檢驗(yàn)。

對(duì)于業(yè)務(wù)部門(mén)的反饋是針對(duì)候選人的工作經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)做考察，而人力資源部則是從個(gè)人業(yè)務(wù)和個(gè)人特征上去做專(zhuān)業(yè)分析，對(duì)總裁就需要提供綜合評(píng)定。這樣，對(duì)于不同對(duì)象的反饋有助于候選人篩選工作的改進(jìn)，持續(xù)的循環(huán)反饋就會(huì)有助于招聘效果的螺旋式上升。

絲絲入扣，控制進(jìn)程

精細(xì)化招聘的最明顯效果是對(duì)招聘進(jìn)程進(jìn)行有效的控制，可以明顯地縮短招聘周期。以“大客戶(hù)經(jīng)理”職位招聘為例，其招聘進(jìn)度對(duì)比如圖1：

進(jìn)行有效精細(xì)化招聘的基礎(chǔ)是把前面介紹的各個(gè)環(huán)節(jié)逐一做好，工作實(shí)踐表明，只要嚴(yán)格把好每一環(huán)節(jié)的關(guān)口就會(huì)得到最終質(zhì)的飛躍。在精細(xì)化招聘之前，職位需求信息一般由用人部門(mén)提出需求、經(jīng)直接負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)和人力資源部進(jìn)一步審核之后才發(fā)布，往往需要一天多的時(shí)間；實(shí)施精細(xì)化招聘之后，可以把職位需求的發(fā)布交給一個(gè)人負(fù)責(zé)，審批手續(xù)由另外人負(fù)責(zé)，這樣就可以并行處理。在簡(jiǎn)歷篩選階段，實(shí)施精細(xì)化招聘之前，由于篩選方法不夠系統(tǒng)也不夠全面，導(dǎo)致簡(jiǎn)歷的有效性程度較低，從而篩選的時(shí)間較長(zhǎng)；在實(shí)施項(xiàng)目招聘之后，按照前面所介紹的順序去篩選簡(jiǎn)歷，在大大提高了簡(jiǎn)歷質(zhì)量的同時(shí)又縮短了篩選時(shí)間。當(dāng)然，招聘工作人員還要做好各階段面試的銜接，避免初試和復(fù)試之間的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而流失候選人。

實(shí)踐證明，精細(xì)化管理確實(shí)有效提高了招聘效果，招聘周期平均縮短了40％。

另外，一般企業(yè)的招聘項(xiàng)目不會(huì)是單一的，往往都是很多項(xiàng)目并存。例如筆者所在的公司就有緊急職位招聘項(xiàng)目、北京總部招聘項(xiàng)目和各辦事處招聘項(xiàng)目等，這些項(xiàng)目不是順序進(jìn)行而是同時(shí)交叉進(jìn)行的，不能顧此失彼。例如緊急職位項(xiàng)目的周期可能只有一周，而北京總部招聘項(xiàng)目的周期就可以放寬到兩周，那么兩個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行時(shí)間上就可以重疊和交錯(cuò)。任何一個(gè)項(xiàng)目的待招聘職位有了合適人選就可以結(jié)束該項(xiàng)目，有了新的職位就添加新的項(xiàng)目。

當(dāng)然，精細(xì)化招聘也是一個(gè)不斷調(diào)整的動(dòng)態(tài)過(guò)程，既要關(guān)注每個(gè)環(huán)節(jié)的工作細(xì)節(jié)，同時(shí)又需要隨著對(duì)企業(yè)環(huán)境、員工需求、候選人狀況等有了更加清晰的認(rèn)識(shí)后，再對(duì)用人要求和招聘進(jìn)程進(jìn)行細(xì)致而明確的調(diào)整，以保持招聘工作的有效性，改善招聘效果。