檔案交接工作略析

羅竹蓮

任何單位的檔案管理工作都會產生檔案交接問題。檔案管理人員的新老交替，原檔案管理人員正常或非正常的工作調動，檔案部門內部崗位調整，機關合并或企事業兼并重組等事項發生時，都需要辦理檔案工作交接手續。但是，檔案交接工作在檔案學著作、教科書或者論文中幾乎無所涉及，相關制度過于原則，一些機關、企事業，尤其是基層單位，對檔案交接工作不太重視，有些單位始終未建立檔案交接工作規定。由此造成一些單位檔案交接工作走過場，只是一把鑰匙由原檔案人員手中交到新檔案人員手中這么簡單，更有甚者，在原檔案人員從工作崗位調離后，幾個月、甚至幾年都沒有配備檔案人員。檔案交接是一件極為嚴肅、責任心極強的工作。這項工作對于保證本單位檔案齊全完整準確，對于保持本單位檔案工作的延續性，具有很大意義。因此，這項工作最忌諱匆匆忙忙、亂無章法、丟三落四、敷衍了事、馬馬虎虎。筆者根據自身實踐經驗，在本文中就檔案交接準備、工作程序要點等若干問題進行了簡略分析，以期引起人們對檔案交接工作的重視。

一、檔案交接之前的準備工作

1、由部門領導布置檔案交接工作事項。在中小企事業單位 、機關當中，一般都由辦公室主任主管檔案工作。辦公室主任主持此項工作，召集檔案交接有關人員布置相關事宜，講明檔案交接工作意義，提出相關要求，明確交接事項及初步安排，明確交接雙方應負責任。

2、檔案工作移交方應事先做好的準備工作是：明確檔案交接工作重要事項及日程安排，將檔案管理臺賬、案卷（歸檔文件目錄）、檔案管理設備設施一覽表、近幾年的檔案借閱簿、上一年度檔案統計年報表、檔案管理制度匯編、檔案全宗介紹收集齊全，按照交接先后次序進行編號。對檔案庫房進行一次清掃，對檔案室藏進行仔細清點，分門類、分載體，結合檔案管理臺賬逐卷（件）核實，將外借檔案及時催還，未整理的零散文件、歸檔材料登記造冊后有序存放。

3、檔案交接準備工作完成后，由檔案移交方向辦公室主任匯報，由辦公室主任確定具體交接日期。

二、檔案交接工作具體程序安排

1、由辦公室主任召集檔案交接雙方人員，就檔案交接準備工作狀況、尚未解決的問題進行了解并提出解決方案，對交接工作提出具體要求，宣布啟動檔案交接工作。

2、檔案交接工作預處理：先由檔案工作交出一方就本單位檔案工作概況對接收人員進行簡要說明，然后帶領接收人員到檔案閱覽室、庫房簡略查看，讓其對檔案室室藏結構、門類、載體有大概了解，使得檔案接收一方對檔案管理工作“預熱處理”。

3、將辦理交接需要的全部材料按照序號分別擺放到桌面上，與接收人員明確交接工作先后次序、工作注意事項，交接雙方對具體交接事項進行協調，以保證檔案交接工作順利進行。

4、交接具體內容。首先，按檔案管理臺賬編排次序，對照實體檔案，分門類、載體或按檔案庫房布局，依次以案卷為單位進行交接。如時間寬裕，最好以文件份數為單位進行核實交接。在交接過程中發現問題及時記錄。其次，對動態室藏進行說明：如室藏年增量、各門類、各載體檔案數量變化，以及檔案鑒定銷毀、向檔案館移交檔案或檔案室藏曾經進行的大規模調整、變化等情況，檔案有無重大損傷、破壞、受災等事故發生，外借檔案有無丟失、尚未歸還問題，都要對接收一方具體說明。再次，開機進行檔案計算機管理系統交接。交出一方對檔案計算機管理系統進行初步演示，對程序操作及注意事項逐次講解，對數據庫運行、使用維護詳細說明，直到接收一方徹底掌握為止。最后，對辦公室、閱覽室、庫房設備設施逐件交接，演示開機、操作事項，對曾經發生的重大故障予以說明。

5、交接雙方在預先準備好的檔案交接清單（至少三份）上簽字，注明交接具體日期，交接雙方職務（職稱）,然后送請辦公室主任審閱。審閱無誤后，辦公室主任在“監交人”一欄簽字。交接雙方各持一份交接辦理單，剩余一份歸檔。

6、交接工作善后事宜。如交出一方時間允許，應對接收一方具體介紹檔案全宗結構、檔案管理制度沿革、檔案檢索利用特點，以及檔案整理、統計、鑒定等若干工作標準、環節、方法、技巧和管理經驗，使得本單位檔案管理工作具有良好的延續性。作者單位：河北經貿大學