新形勢下提升國企檔案工作價值的途徑

熊　銳

一、國有企業檔案工作面臨的環境

1、戰略性重組使國企檔案工作面臨新的改革環境。在并購重組過程中，企業的業務、資源、文化都需要整合，企業的領導體制、管理關系、業務流程以及企業的數量、質量也將發生巨大變化。在這一背景下，國企檔案工作的領導體制、管理體系和實體結構必然面臨調整或重構的艱巨任務。

2、產業鏈條完善使國企檔案工作面臨新的結構環境。國有企業為了在激烈復雜的市場競爭中取勝并獲得較為豐厚的利益，會選擇旨在提高綜合服務能力的縱向一體化、相關多元化等戰略，逐步向主營業務的上、下游延伸，向相關的產業和國際市場拓展。在這一過程中肯定有大量的文件資料等檔案資源伴生。這就需要檔案部門針對不同的新業務在檔案的門類設置、館藏結構調整等方面有所考慮。

3、管理關系變化使國企檔案工作面臨新的組織環境。無論是企業的戰略性重組還是企業內部的適應性改革，也無論是產業結構調整還是業務鏈條的完善，其間必然有資源權屬的變化和相應組織結構的調整。為了適應這種情況，在檔案工作層面必須對原有的相關檔案資料進行分析、界定，在保持統一、齊全、完整的前提下，就檔案資料的分拆、移交和繼承作出安排。

4、信息化使國企檔案工作面臨新的技術環境。隨著國家信息化建設的逐步推進，各個企業在局域網和遠程互動平臺建設以及產品資料的數據化生成、流轉、利用、共享等方面均取得了不同程度的進展。檔案管理部門作為企業各種信息歸集、編研、提供利用的部門，其管理手段、存儲介質等不可能游離其外，也不應該落后于技術環境的發展。

5、改革發展使國企檔案工作面臨新的人文環境。瞬息萬變的信息社會，對企業信息的運轉效率提出了更高的要求；國企改革破題攻堅，伴有大量的深層次歷史問題，需要檔案工作提供佐證；在異常激烈的市場競爭中，企業比任何時候都更加需要信息的收集、整理和利用，檔案部門理應承擔起這些重任。

二、目前國企檔案工作的不適應

1、機制變革遲緩，與新的外部環境不適應。檔案管理工作基本上是幾十年一貫制，帶有明顯的黨政機關檔案管理的色彩。同時，實際工作中一直存在 “重藏輕用”的傳統思維，檔案人員將大部分精力都集中在檔案的收集、整理、鑒定、保管等業務上，而忽視了對其他工作的滲透及體現現實價值的服務，使得檔案工作機制滯后于環境變化，檔案工作的價值大打折扣。

2、管理創新不夠，與產業產品結構的調整不適應。企業根據市場導向和人們消費升級的需要，不斷地進行產業或產品結構的調整。這種調整必然引起檔案工作內容和管理方式的一系列變化。然而，目前檔案工作的現狀基本是甘居管理鏈條的末端而無主動延伸，拘泥于原有體系而無結構調整和細化，被動地應付，缺乏方式方法創新。這一現狀使檔案工作難以敏感地反映企業內外的變化和調整，對現實的生產經營活動難以起到推動促進作用。

3、制度創新缺乏，與科學化管理的要求不適應。目前的現實是國家及行業的制度創新力度很大，企業大的制度建設有分管領導主抓，而具體到檔案規制修編就很少有人問津。于是在檔案管理遇到新情況新問題時，大類問題參考國家機關標準、新的業務問題隨意處置的現象時有發生，嚴重影響了管理的科學化、法制化。

4、工作手段落后，與高效便捷的時代要求不適應。大多數企業的檔案部門往往是匆忙地配備上微機，進行電子文件接收保存，再脫網單機編目或提供檢索。這種被動、孤立的檔案信息化過程，充其量僅能使檔案成為信息化“孤島”，而無法成為基礎性、知識性的資源被便捷利用。

5、隊伍素質參差不齊，與豐富的人文需求不適應。在顯性價值標準體系下，檔案部門往往成為機構改革、機關精簡的對象，成為職稱評聘、薪酬改革、閑雜人員安置的“災區”。這種與新環境、新技術、新要求背離的隊伍狀況，將會給檔案工作本身或企業帶來無法彌補的損失。

三、提升國有企業檔案工作價值的途徑

1、研究檔案規律，創新工作機制。國企檔案工作要適應日益開放和注重現實利益的環境，至少需要建立以下三種機制：一是自我營銷機制，即根據企業的總體部署和階段性安排，常做常新地宣傳檔案工作的作用，并在中心工作或重大活動的籌劃、準備階段提出檔案工作的相關要求，以期引起領導重視，為保證檔案生成質量奠定前期基礎。二是主動參與機制，即改“坐商”為“行商”，把三尺蘭臺向上游的生成環節和下游的利用環節延伸，有形有益地參與到企業的中心工作或重大活動中去，這不僅有利于提高檔案工作的質量，更有益于彰顯檔案工作的作用，提高檔案管理的地位。三是互動、銜接、協調機制，即通過宣傳和參與，與相關業務或活動的主辦部門就檔案工作要求達成共識，形成良性互動的行動路線；在參與實際活動過程中履行指導、監督、服務職責，使檔案工作的生成加工和利用環節順利對接。

2、適應需求變化，深化管理變革。面對國企改革攻堅實際，檔案部門要隨時注意企業重組、資源整合、組織結構和隊伍結構的變化，適時調整檔案工作的領導機構，保持健全的專兼職檔案管理骨干隊伍，使檔案工作始終有人管、有人干，有責任制，同時要做好歷史檔案的接轉傳承。為適應企業的開放性和對檔案的顯性化需求，檔案管理應該由“閉系統”向“開系統”轉變。在符合保密規定的前提下，檔案部門可定期將庫存的檔案目錄和編研的專題成果在特定或公眾媒體上向用戶公布，方便用戶的選擇和查考，使大家隨時都能感受到檔案的用處，充分發揮檔案的作用。根據企業完善產業鏈和進行產業產品結構調整的需要，檔案部門要對原有館（庫）結構、分類、編目等進行適應性調整，有的新業務要設立獨立的檔案單元，新產品要納入產品檔案細分體系。這樣才能方便利用，體現檔案的現實價值。

3、融入網絡運行，提高服務效率。首先，要樹立現代的檔案管理理念，確立檔案管理網絡化是信息化建設重要組成部分的主流意識，扭轉研發者對檔案管理無效益的片面認識，克服軟件應用者嫌麻煩的思想，轉變管理者手工方式可靠的傳統觀念，形成研究新需求、接受新技術、應用新手段的強烈使命感。其次，要把電子文檔管理系統的研發融入網絡大系統，把檔案管理的計算機化納入企業信息化建設的總體方案，使檔案從收集、整理到檢索、利用與企業物流、資金流、信息流的形成部門資源共享、網上流轉，這不僅關系檔案管理的技術進步，而且事關企業信息化建設的進程和成敗。第三，抓緊解決歷史問題，根據企業信息化建設整體需要，對檔案部門先期采用新技術的情況進行排查，解決與企業整體信息化的系統接口、技術接口問題，使之融入網絡運行環境。同時要著手解決歷史檔案的數據化問題，逐步實現全信息計算機檢索，滿足全方位、多層次、便捷高效的服務需要。

4、加強制度建設，推動理性服務。首先，應著力推進制度創新。即清理原有規章制度，在合法且不違背主管上級規定的前提下，根據本單位的管理體制、機制、機構變化，甄別廢除完全不適宜的規定，修改完善部分不相宜的規則，建立新興業務的管理辦法，揚棄結合，彌補缺失，反映變化，全面覆蓋。其次，應重構制度體系。梳理檔案領導和管理關系的變化，持續地完善領導體制、管理網絡和責任制，為檔案工作提供強有力的組織制度保障。在此基礎上，制訂電子檔案管理標準，同時將這些新的制度與原有制度有機結合，形成橫到邊、縱到底的完整體系。第三，建立階段性修編檔案規范的制度。在檔案部門外圍環境不斷演進變化的過程中，檔案工作制度建設不可能一蹴而就。為此，我們應定期對現有的規章制度進行評審，組織系統內的管理力量集中進行篩選、修訂或補充，以使我們的制度符合實際和行之有效。

5、優化隊伍結構，滿足人文要求。合適的體制機制和制度，還必須有合適的人來執行和落實。首先應把好進口關。根據檔案工作的實際需要引進、招聘有一定文化層次、有相應知識基礎的人員。其次，要加強檔案管理隊伍的素質鍛煉和培養。對現有檔案從業人員本著“缺什么補什么”的原則，有計劃、有重點地進行培訓，更新知識，提高綜合素質；還可以組織地域性、行業性的管理業務橫向交流，實行系統內的崗位輪換，增強檔案人員的復合能力。第三，建立優勝劣汰的用人機制。一方面要公平，保證檔案工作人員在職務晉升、職稱評聘、福利待遇等方面享有與其他崗位平等的權利，保持骨干隊伍的穩定；另一方面，要加強職業危機教育，建立日常的考核機制，充分調動檔案人員的積極性和創造性，促進企業檔案管理工作的良性循環。只有這樣，國有企業的檔案工作才有活力，價值才能不斷提升。

作者單位：中鐵電氣化局集團有限公司檔案館