數據整理的“一個主線、三個關鍵點”

董海濤

業界流傳很廣的一句話是“三分技術，七分管理，十二分數據”，足見數據ERP系統的重要性。

數據如人體的血液，是系統運行的支撐和前提；基礎數據則是系統信息的根源，由此構筑統一的信息共享平臺。可以說，造成項目延期，系統不能順利切換或用不起來，八成是因為基礎數據不準確。

ERP系統的基礎數據量大面廣，從不同角度可以有不同的分類，如靜態數據和動態數據，顯性數據和隱性數據，主數據和輔助數據。ERP系統就是根據這些基礎數據，按照內部邏輯經過運算形成各種報告報表，供人來掌握經營生產狀況，從而進行分析和決策的。基礎數據整理是實施過程頭緒最多、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易出錯的部分，是一項艱苦細致的工作，要注意以下幾點：首先，要成立數據小組，確定工作進度；然后，在數據整理上要遵循自下而上、先易后難的原則；最后，要切實把好數據錄入關。

基礎數據整理工作很繁雜，沒有捷徑，但有方法。對于新上ERP的企業而言，在千頭萬緒的工作中，如果能夠抓住編碼這一主線，把握好物料主文件、物料清單（BOM）和庫存數據三個關鍵點，就可以提綱挈領、以一貫之。

* 編碼

編碼是為了系統識別和檢索而對數據進行唯一的標識。凡是納入系統管理的數據均要對其編碼，包括物料編碼、供應商編碼、客戶編碼、庫位編碼、工作中心編碼、計劃員/采購員編碼等。首先確立統一的編碼原則。一個考慮周全、成熟的編碼體系需要結合行業標準和企業特點,并且跨部門反復討論，尤其多聽取基層和系統使用者的意見，確定最終方案。

編碼工作中最重要的是物料編碼。規范化是準確性的前提，同一物料，不同叫法的現象在企業中比較常見，所以在編碼前要先規范物料名稱及描述。物料描述先描述物料主要屬性，后描述物料次要屬性，基本順序是名稱/型號或規格/尺寸/材料/顏色或表面處理/特殊要求。規范化之后再進行物料編碼，唯一性是最根本的要求。物料的編碼如同人的身份證號碼，是一一對應的。要明確，不同的物料，那怕有極微小的區別也不能用同一個編碼。一般來說，只要物料的物理狀態或化學性質有變化，在制品在加工過程中需要入倉，半成品作為配件對外銷售或用于售后服務，就必須為其指定一個編碼。

在手工環境下為了便于記憶和識別，人們喜歡有含義的編碼。在如今計算機系統環境下，提倡編碼簡單化，盡可能使用無含義的編碼體系，不要將圖號反應在編碼中。不同的ERP系統，會有不同的編碼要求。總體來說，建議物料編碼采用全數字編碼，但不要使用特殊字符，避免使用易與數字混淆的字母。編碼要考慮擴展型，隨著企業的發展，要為日后新增物料繼續按照原有的編碼規則進行編碼留足空間，但另一方面編碼位數太長則錄入易錯，增加工作量。編碼導入系統后不要隨便修改，由于相互關聯性，一處編碼的修改，可能會導致相關聯的信息的紊亂。還要注意，即使某物料以后不再使用，其編碼也不能重新分配給其他物料使用。

[基礎數據整理工作，沒有捷徑，但有方法。]

* 物料主文件

物料主文件就是物料的檔案，記錄著該物料的各種參數、屬性及相關信息，如物料編碼、名稱、計量單位、物料類型（原材料、半成品、成品）、來源類型（自制件/采購件）、損耗率/產出率、各種提前期(運行、準備、檢驗等)、財務成本信息等等。所有要在系統里使用的物料都必須先在物料主文件里建立記錄，有了物料主文件才能據此建立其他相關的數據文件，所以設置物料主文件是物料編碼完成后接著要做的基礎性工作。ERP系統里提供了許多物料的描述參數，在實際應用中只需設置那些系統運行時必需的以及企業對物料管理時用到的參數。進行物料參數設置時，有些字段的內容可以從系統提供的選擇項中選擇，有些必須自己先定義才能選擇使用。

* 物料清單（BOM）

BOM是制造型企業的核心文件，也是源頭文件，與每個部門都有關系。圖號亂、圖紙錯，工程變更、圖紙修改、審批、發放的隨意性在很多企業司空見慣。所以，管好研發源頭，整理BOM以達到近乎完美的準確率，是避免一物多碼、日后影響生產交貨等一系列問題的關鍵。BOM來自生產，又指導生產，所以整理BOM不能過分依賴工程技術部門，而必須由工程技術部門和生產制造部門密切配合，通過建立交叉會審和訂單評審機制，確定準確的BOM。BOM建立后，及時進行備份，同時利用BOM導入模板批量導入系統。值得一提的是，根據不同的用途BOM有許多種類。比如，工程BOM是設計開發用的，生產BOM是批量生產用的。通常，工程BOM在確認完成后可以直接晉級生產BOM，生產BOM也可以直接手工輸入。提高BOM的準確性同樣是個持續漸進的過程，需要在實際的生產中驗證，并根據生產工藝和工程變更不斷維護，持之以恒才能達到比較理想的水平。

* 庫存數據。

庫存數據是動態數據，是ERP系統基礎數據源之一。整理庫存數據可以從以下幾方面著手：一是建立健全倉庫管理制度，加強對倉管員的培訓、考核和激勵。二是規范各項制度的執行，物料收發、借退補換都要按流程操作。三是下大力氣盤點庫存，對重點物料、薄弱環節重點檢查，分析差異原因，提高帳物相符率。這些是基礎性工作，也是日常性工作。注意在ERP系統中要設置倉庫類型和庫區庫位。庫區的設置主要以物理方位進行，或者根據實地的劃分，按序號來分區。庫位的設置要與實際情況對應一致，便于對建庫、移庫和出入庫等常用操作做出實時反映。

數據質量是數據的生命。外界環境和生產情況在不斷變化，數據準確度是個相對的概念，所以對靜態數據和動態數據都要不斷調整和優化。基礎數據整理是個艱苦細致的工作，數據質量的提高是個漸進和求精的過程。實施ERP的企業一定要高度重視基礎數據的整理，如果基礎數據達到了及時性、準確性和完整性的要求，系統切換上線只是水到渠成，ERP發揮效益也將近在咫尺。