會議決而不行，誰之過？

張建利

會議決而不行是多方面原因造成的，只有通過建立穩(wěn)定的會議體系，才能不斷提高會議的效率與執(zhí)行效果。

鴻發(fā)集團是一家快速消費品行業(yè)的龍頭老大，一直在行業(yè)內(nèi)扮演領先者的角色，不過面對激烈的市場競爭，他們也來不得半點松懈。4月5日，每月一度的經(jīng)營管理會議在二樓的會議室如期召開，面對從全國各地趕回來的生產(chǎn)以及銷售分公司經(jīng)理，會議的第一個議程照例就是由集團企管部張總通報上月會議任務完成情況：

“上月開會時要求公司的兩種新品本月在廣州上市。要求黃總先將產(chǎn)品帶過去洽談具體上柜問題；生產(chǎn)一部必須盡快再請購設備，為產(chǎn)品上市后的市場供貨進行準備，但是截止到3月28日，新品仍放在倉庫里，還沒有進入商場柜臺。”

集團副總裁王總打斷了張總的通報：“現(xiàn)在其他同類廠家都在不斷推出新品，而且有些外資企業(yè)也正在進入中低端市場，針對目前激烈的競爭狀況，我們前期做了大量的市場調(diào)研，并根據(jù)消費者的偏好研發(fā)出兩個新品，上個月再三強調(diào)，這兩個產(chǎn)品一定要上市，但是現(xiàn)在，產(chǎn)品還是沒有上柜銷售，黃總你到底是怎么回事，把我的會議任務當成耳旁風了?”

廣州分公司黃總一臉的委屈：“商場的進廠費用太高，而新品的銷量又不能保證，到最后利潤核算我們銷售公司是虧損的啊!”

“新品還沒上柜，你怎么就知道銷售量不大?不要強調(diào)你的客觀理由，這個月不管你用什么辦法，我一定要看到這兩個新品擺在超市的柜臺上!”

面對本月長篇幅的會議紀要以及上個月會議任務執(zhí)行率不高于60％的統(tǒng)計，企管部張總也皺起了眉頭：每個月都要整理幾百條的會議任務，每條會議任務都很重要，而且都組織人員對任務的執(zhí)行情況進行跟蹤考核，但是每個月底進行總結(jié)，執(zhí)行率都不高。

而沒有執(zhí)行的問題，又形成下個月的會議任務，逐漸形成了一個惡性循環(huán)，最終的結(jié)果是高層的戰(zhàn)略意圖落實不了，而在企業(yè)的基層，面對眾多的會議任務以及明確的時間界限，在完成不了就要承擔罰款的前提下，只有應付了事，甚至與考核部門玩對抗或捉迷藏的游戲，搞得他這個考核部門經(jīng)理也是苦不堪言。

會議任務執(zhí)行不高的原因分析

通過對鴻發(fā)集團企業(yè)內(nèi)部的會議管理現(xiàn)狀進行分析，發(fā)現(xiàn)主要存在以下問題：

★高層整天忙于開會

◆會議多

根據(jù)對企業(yè)的情況進行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，集團目前的常規(guī)性會議有：

★總裁班子月會：每月一次，參加者為集團總裁班子及各事業(yè)部總經(jīng)理；

★經(jīng)營管理月會；每月一次，主要是由各事業(yè)部、分子公司、營銷系統(tǒng)組織召開；

★周例會：分為經(jīng)營分析周例會和管理職能周例會，其中管理職能周例會每兩周開一次，經(jīng)營分析周例會每一周開一次；

★日例會：包括早餐會、午餐會等，每天召開一次；

★專項工作會議：根據(jù)實際經(jīng)營發(fā)展需要，不定期召開專項工作會議，主要是解決專門的問題。

根據(jù)以上統(tǒng)計，集團一年至少召開1500～2000個會議，按照工作日300天計算，每天至少參加5～6個會議。

◆會議的效率不高

★會前準備不好。針對會議召開的主題和內(nèi)容，部分會議并沒有提前與參會者進行溝通，可能參會者在進入會場前還在從事與會議主題不相關的工作，進會場后現(xiàn)場思考，很多思路不成熟，而且參會人員過多，從而導致大家思路的沖突和協(xié)調(diào)，很難達成一致的意見，導致會議效率不高；

★會議召開期間主題不明確。主持人在主持會議的過程中，在針對問題進行討論的過程中，由于控制節(jié)奏不當，容易使討論的話題遠離會議主題，或者決策人缺席會議，導致一個個沒有形成決議的會議產(chǎn)生。

會議多，形成的會議任務自然就多，而且很多是在沒有達成共識的前提下的強制性任務，這也就為會議任務執(zhí)行效率不高埋下了隱患。

★中層，忙于任務的分解和考核，忽視了對基層員工進行任務目的宣講，

◆業(yè)務部門：忙于任務的分解

每次會議結(jié)束后，面對各個行業(yè)管理部門、事業(yè)部布置的工作任務，企業(yè)的中層管理者都要將任務進行分解基層進行實際操作，面對突然增加的工作任務，由于基層對任務的目的、時限性以及事情的輕重緩急不了解，往往機械地執(zhí)行上面的工作指令。

◆考核部門：隨著集團的不斷發(fā)展擴大，會議任務涉及的面太廣，而考核仍采用傳統(tǒng)的人員考核方式，考核的范圍無法有效覆蓋。

由于對企業(yè)的各項會議任務沒有充分宣傳到位，從而導致基層人員每天忙于完成任務，卻不了解這個任務對工作的具體指導意義，只是感覺增加了工作量，無任何積極性可言，即使對集團非常重要的任務，也只是應付了事，從而導致問題的久拖不決。

尋找解決辦法

★標桿企業(yè)的會議管理模式借鑒

針對會議任務執(zhí)行率不高的問題，我們來看一下寶潔公司對會議是如何管理的。

在中國，寶潔新產(chǎn)品上市的成功率在80％左右，而一般企業(yè)新產(chǎn)品上市的成功率也就在20％～30％左右，那么寶潔是如何做到這么高的新產(chǎn)品上市的成功率的呢?其實道理也非常簡單，首先定一個上市的時間，然后倒排工期(如圖1上面的箭頭表示的部分)。也就是說整個的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、市場宣傳、銷售各個環(huán)節(jié)都是圍繞上市時間來展開的。但是，高層通過什么來控制整個過程的各個環(huán)節(jié)呢?通過加強會議管理來解決。如圖1所示，圖中有3種會議：■表示企業(yè)高層(產(chǎn)品節(jié)奏委員會)開的會議。這個會議很少，在幾個關鍵點，比如項目立項、上市計劃書確認的環(huán)節(jié)來組織召開相應的會議。●表示產(chǎn)品線來開的會議。每兩個月左右就要開一個對產(chǎn)品線下面各個產(chǎn)品的進度進行監(jiān)控的會議。▲表示項目組來開的會議，相對較多。每個月項目組都要開一個對各個方面進度進行監(jiān)控的會議。

由此可見，在保證精簡會議的基礎上，通過高層進行宏觀決策、產(chǎn)品線制定具體的任務和指標、項目組跟蹤實際進展，同時對會議的節(jié)奏、議題、參加人決定企業(yè)在業(yè)務環(huán)節(jié)中該控制什么點進行明確，在保證會議任務得到貫徹執(zhí)行的同時，也提高了新品的成功率。

★構(gòu)建和諧會議體系

針對以上集團的現(xiàn)狀，要提高會議任務的執(zhí)行率，需要從以下幾個方面來進行改善：

◆會議體系梳理

對目前召開的各類會議進行分析，判斷有無召開的必要以及召開的必備條件。砍掉那些為了通報問題而通報問題，但沒有人關注執(zhí)行結(jié)果的會議或決策人不在的時候即可以取消會議。

根據(jù)實際經(jīng)營需要，將會議進行層次分解，選擇關鍵的節(jié)點召開對應的會議：

(1)戰(zhàn)略層會議：包含戰(zhàn)略制定系列會議、戰(zhàn)略監(jiān)控系列會議、績效考核系列會議。

(2)運營層會議：管理例會、重點專項會議、業(yè)務層會議、公關會議、員工溝通會議。

(3)部門層會議。

會議結(jié)束之后，強化考核部門的過程考核機制，從而支撐運營體系不斷的調(diào)整、優(yōu)化，推動會議任務的落實。通過管理和考核部門為所有高層解決時間安排、會議組織、人員聯(lián)系等工作；持續(xù)保證企業(yè)的執(zhí)行力和高層工作的連續(xù)性；持續(xù)推動企業(yè)級會議體系本身的優(yōu)化及提高。

◆提高單個會議的效率

★確定會議參與人

一個企業(yè)每年要開成千上萬個會議，哪個會議由誰來參加?我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有的企業(yè)只要一開會幾個副總就都來了，最后卻發(fā)現(xiàn)這個會議只和其中一個副總有關系，那么其他人員參加會議又有什么作用呢?所以，事先確定會議的參與人員可以保證所有人及時參加正確的會議；保證知情權(quán)和決策權(quán)；不參與無關的會議；保證時間的有效性。

★優(yōu)化會議時間

會議的時間安排也是會議執(zhí)行體系一個非常重要的內(nèi)容。通過優(yōu)化會議時間，可以降低各層會議之間的沖突，解決高層80％的時間能夠合理安排，從而提高工作效率。

以穩(wěn)定的會議為主體，調(diào)整安排其他會議。每年根據(jù)業(yè)務重點、節(jié)假日等的變化調(diào)整會議，并且每年還要根據(jù)高層的時間安排等對會議的時間進行相應的調(diào)整，因為只有高層的時間定下之后中層的時間才能夠定下來。

◆利用信息化加強會議的效率和考核結(jié)果的監(jiān)控

★首先，會議的組織和召開需要一個IT體系的支撐，從而進行不斷地調(diào)整和優(yōu)化。通過IT工具，企業(yè)可以建立多個維度的會議視圖：從總裁的視角，提供全年會議地圖；從時間視角，每月每天的會議清單；從會議組織者的視角，每個會議的職責分工；單個會議視角，每個會議的要素。

★其次就是利用信息化監(jiān)控各項任務的具體進展。與IT部門聯(lián)合盡最大可能的將會議任務的進展通過信息化實現(xiàn)數(shù)據(jù)的搜集和整理。考核部門可以通過軟件系統(tǒng)分析各項任務的相關數(shù)據(jù)，與當?shù)氐膶嶋H考核人員相結(jié)合，及時發(fā)現(xiàn)異常情況，進行調(diào)整和溝通，保證各項任務的及時完成。

總之，會議任務的推動執(zhí)行是整個企業(yè)管控思想落地的一個具體體現(xiàn)，也是企業(yè)從一種管理模式向另一種管理模式轉(zhuǎn)變的重要手段。通過會議體系的建立，不斷提高開會的效率和執(zhí)行的效果，才能有效支撐企業(yè)在規(guī)模不斷擴大條件下的穩(wěn)定運營。