梁星

一個企業的會議有效與否不僅能夠反映領導人時間安排的規律性，也能從側面反映出企業的很多實際問題。

梁星

AMT Consulting 咨詢顧問

交流信箱：cindy.liang@amt.com.cn

戰略會、預算目標會、審批會、經營例會、匯報會、協調會……案例中的楊總被淹沒在會議的海洋中。楊總遇到的問題，絕對不是個案。很多企業的老總們經常碰到類似的難題。即使一天24小時連軸轉，仿佛也是有一大堆忙不完的事情。這問題的根源到底出在哪里呢？有什么方法可以把自己從雜亂無章的會議中解放出來，做時間的主人呢？

會議體系化梳理

據統計，企業高層大約有80％的時間在開會，老總們覺得自己整天都陷在無盡的會議中，脫不開身，留給自己單獨思考的時間少之又少，自己的行程安排經常被一些臨時性的會議打亂，真是非常痛苦。

如果這些占用工作時間80%的會議，大都是沒有體系的、臨時召開的會議，那么也就意味著他的工作時間就是沒有經過事先計劃和安排，那么由此而造成的陷入會議海洋的情況，可以看作是一種必然的現象。只有經過設計的時間安排，才可能讓自己抽身于各種臨時召開的會議之外，才能作時間的主人，主宰自己的時間。

實際上，由于企業的運營是有節拍的，所以，企業的會議是可以按照企業的運營節拍來體系化的。體系化的會議不僅可以讓高層們從雜亂無章的會議中解放，更能讓企業按照既定的節拍有效運轉。

會議體系的梳理主要是要明確所有經理層以上人員參加的會議，這些會議之間的邏輯關系，以及每個會議的定位、主要參與人、召開時間、主要議題和會上需要準備的資料等，從而梳理出個人的會議地圖。

會議要會而有議，議而有決

會而有議。參加會議的目的是為了協商解決問題的，而不是各抒己見后，爭個面紅耳赤，也不需要和會議要解決的問題無關的人參加。因此，所有參加會議的人，都應該是發表意見的人，如果從始至終都不發表意見的人參加會議，那么說明這個會議不需要他參加。

一個會議是否有效果，很重要的一個因素是看這個會議是否有決議。一個沒有決議的會議，肯定是沒有效果的，等于白白浪費所有與會者的寶貴時間。一個會議如果以爭論結束，要么就是關鍵決策人沒有參加會議；要么就是應該負起決策責任的人，沒有擔當起應有的責任；要么就是與會者會前準備不足，沒有給決策人足夠的決策信息支持。

重視會前準備，提高會議效率

參加會議的目的，是與會者對解決某個問題發表自己的見解，共同協商來確定問題的解決方法。如果在參加會議前，與會者不知道要討論的議題是什么，就沒有辦法發表自己的見解，因為與會者根本無法在會前思考和收集能論證自己見解的有效支持信息。會前準備通常包括以下幾個方面的內容：

★ 會前確定議題。在會議組織之前，要有專門的會議組織者，來組織議題。

★ 會前分發閱讀資料。在會前，會議組織者要分發會議資料，讓與會者提前閱讀會議資料，了解會議議題，提前做好準備。

★ 會議前仔細閱讀會議資料。與會者在會前收到會議資料后，要仔細閱讀會議資料，明確會議的目的和議題。準備會議討論中支持自己觀點的各種素材，為會議決策者的決策提供足夠的信息。決策信息準備不足或者沒有準備，那么這種會議完全是浪費與會者的時間。

決策權的下放和明確

在案例中我們可以看到，即使楊總意識到了會議需要體系化的梳理，而且也已經進行了體系化的梳理，但仍然不能把自己很灑脫地從會議中解放出來，這就說明，在會議的背后肯定還隱藏著其他問題。

深究問題的根源，我們可以發現，會議背后隱藏的是決策權的不明晰。當一個企業規模很小的時候，老板可以一個人或者很小范圍的人一起決策所有的事項。這時候，老板一個人拍板可能是最有效率的決策方法。但是，當一個企業規模越來越大的時候，老板一個人不可能有那么大的精力來決策所有事項，非但影響決策的效率，而且也影響決策的準確性。

決策權應該有層次地下放給各個副總，要分清楚，每個人的決策權到底有哪些，哪些事項是需要楊總決策的，哪些事項是需要副總決策的，哪些事項是需要部門經理決策的。在明確決策權的前提下，就可以保證不會出現一個會議變成了沒有結論的“爭論會”的情況出現。

企業經營數據的唯一性

一個企業只可能有一套經營數據。當一個企業出現多套經營數據的時候，很可能是不同部門的統計口徑不一致造成的。使用多套不同的經營數據，肯定會影響決策的準備性。為了保證企業經營數據的唯一性，可以從以下幾個方面來思考：

★ 明確經營數據的統計方法和統計口徑。當企業所有人員對經營數據的統計方法和統計口徑達成一致的時候，出現多套經營數據的可能性就會減少很多。

★ 基礎數據要做到一處創建，多處引用。企業各個部門在統計和分析經營數據的時候，基礎數據的來源必須是一致的，否則即使統計方法和統計口徑一致，得出的經營數據也是不一致的。

只有做到了企業會議的體系化梳理，注重會議效率提高的各個環節，明確決策權，做到為決策服務的經營數據的唯一性等等，老總們才能做到“我的時間我作主”，否則只能做時間的“奴隸”，淹沒在會議的海洋中。