關(guān)于加強人事檔案開發(fā)利用的思考

侯忭忭

摘要：人事檔案是國家檔案的重要組成部分，是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源。檔案的利用工作，是整個干部人事檔案工作的出發(fā)點和根本目的。人事檔案是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)，它在人力資源開發(fā)、人才預測和人才政策制訂等方面具有十分重要的作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案；開發(fā)；利用

中圖分類號：G270文獻標識碼：A文章編號：1003—0751(2008)03—0255—03

人事檔案是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他形式的歷史紀錄。人事檔案是國家檔案的重要組成部分，是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源。檔案的利用工作，是開發(fā)檔案信息資源為社會主義各項事業(yè)服務的工作，是整個干部人事檔案工作的出發(fā)點和根本目的。人事檔案是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)，它在人力資源開發(fā)、人才預測和人才政策制訂等方面具有十分重要的作用。

一、做好新形勢下的人事檔案工作任重道遠

近年來，我國人事檔案工作者進行了大膽的改革與探索，取得了顯著成績，積累了許多寶貴的經(jīng)驗。但是，隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷完善，人事制度改革力度的不斷加大，人事檔案還存在著許多不適應新形勢新任務的問題，突出的表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.人事檔案收集質(zhì)量不高

檔案信息的質(zhì)量是檔案的生命。檔案信息的收集工作是檔案利用的起點，是檔案業(yè)務基礎工作中的基礎，做不好檔案的收集工作，就沒有完整的檔案，也就不會有健全的檔案工作。在檔案整理中，存在一些現(xiàn)象，如材料質(zhì)量出了問題，有的檔案不完整，有的是用圓珠筆書寫，還有的材料書面太亂，這些都給集中整理利用檔案造成了很多困難。

2.人事檔案的個性特征不突出

人事檔案是記述和反映個人情況的記錄，是單位考察和了解職工的重要依據(jù)。作為人才信息縮影的人事檔案，在其人才開發(fā)過程中占有重要位置。科學地建立和管理好人事檔案，對于發(fā)現(xiàn)人才、識別人才、培養(yǎng)人才、使用人才有著重要的意義。然而，在目前人事檔案的管理中，存在著嚴重的單一現(xiàn)象，很少有反映職工的人才類型、管理才能、技術(shù)專長、工作實績、心理素質(zhì)、個性特點等方面的情況，大多是模式化的空話、套話，缺乏具體事例和定量的數(shù)據(jù)，缺乏定性和定量相結(jié)合的綜合分析，不能突現(xiàn)人事檔案的個性特征。

3.鑒定審查把關(guān)不嚴、內(nèi)容失真

真實性是人事檔案的生命，是人事檔案能否發(fā)揮作用的基礎和賴以存在的前提，內(nèi)容失真的材料會誤導人事工作，造成嚴重后果。然而，目前一些單位的人事部門在審查材料時，把關(guān)不嚴，甚至根本不檢查，使—些虛假材料順利地進入個人檔案，如個人年齡越填越小，參加工作時間越填越早，學歷越填越高，給工齡認定、退休時間核準以及工資晉升甚至勞保福利的發(fā)放等都帶來了許多麻煩。個別單位的領導濫充好人，人為造假，帶有強烈的隨意性，嚴重影響了他人的工作積極性，也使人事檔案的真實性無從保證。

4.重政治、輕業(yè)務的觀念依然存在

人事檔案部門沒有嚴格把反映個人政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、實績貢獻等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側(cè)重于政治思想表現(xiàn)材料的收集，能反映個人業(yè)務能力的材料相對較少，且補充不及時。這會造成無法對個人進行完整的鑒定，無法根據(jù)個人的業(yè)務能力給其具體的適合其發(fā)展的崗位，給檔案的利用帶來了很大麻煩。

5.人事檔案管理體制亟待解決

傳統(tǒng)人事檔案制度是控制性管理，強調(diào)“人檔不分”、“檔隨人走”，是典型的封閉式、內(nèi)向型管理模式。但在人才自由流動的今天，“人檔分離”已經(jīng)是一種普遍的現(xiàn)象。沿襲傳統(tǒng)的人事檔案管理模式必然會與人才自由流動的社會潮流發(fā)生沖突，一定程度上造成了社會上“棄檔”與日俱增，“假檔”觸目驚心，“失檔”不勝枚舉等不正常現(xiàn)象。

6.人事檔案管理手段落后，信息化程度低

相比較當今世界計算機信息管理系統(tǒng)的高速發(fā)展，我國干部人事檔案管理方法，僅局限于“看堆式”的管理，計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用。重管理，輕服務，方法繁瑣，不易操作，反應較慢，信息化、現(xiàn)代化管理水平不高，檔案的功能沒有充分挖掘和發(fā)揮，使用起來很不方便。特別是在基層單位、邊遠地區(qū)，基本上還停留在經(jīng)驗管理和手工操作的階段，這越來越滿足不了現(xiàn)實工作的要求。

二、加強人事檔案開發(fā)利用的幾點思考

1.提高公民檔案意識，強化檔案工作者的素質(zhì)

檔案工作人員是人事檔案工作的主體，起主導、支配作用。要提高公民的檔案意識，檔案部門要加大人事檔案宣傳工作的力度。檔案信息資源要得到社會承認，就必須切實加大宣傳力度，結(jié)合實際，舉辦展覽，利用電臺、電視、報刊等多種媒體，面向社會進行廣泛宣傳，擴大人事檔案信息資源的傳播面，使之能夠最大限度地被社會所利用。同時，還要宣傳有關(guān)人事檔案工作的有關(guān)方針政策和法律法規(guī)，提高全社會的檔案工作意識，為開發(fā)利用創(chuàng)造良好的社會環(huán)境和廣泛的群眾基礎。

人事檔案工作人員必須更新觀念，銳意創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的被動服務作用，做到及時掌握黨和國家最新的人才政策、人事制度以及當前人才流動規(guī)律，了解組織人事部門的現(xiàn)實需要，及時主動提供全面、準確的人事檔案，為人事管理工作服務。人事檔案工作人員要有較強的敬業(yè)精神，工作必須做到認真仔細，辦事一定要堅持原則，嚴格遵守人事檔案管理制度，確保人事檔案工作的嚴肅性。

2.對檔案管理人員進行必要的繼續(xù)教育

目前，對檔案管理人員的素質(zhì)要求會越來越高，除了專業(yè)的知識外，計算機技術(shù)、應用文寫作、辦公自動化設備的操作等都要熟練掌握。因此，對檔案工作人員繼續(xù)教育迫在眉睫，而且任務十分繁重。要高度重視人才隊伍建設，采取積極措施提高檔案工作者的思想素質(zhì)和現(xiàn)代科學技術(shù)水平，采用各種形式的繼續(xù)教育培養(yǎng)檔案管理人員，只有培養(yǎng)并擁有了一支既熟悉檔案專業(yè)又懂得相關(guān)自然科學和社會科學知識的復合型人才隊伍，才能真正有效地開發(fā)利用檔案資源。

3.拓寬編研范圍，提高利用效率

人事檔案編研工作是人事檔案信息開發(fā)利用的一種高級形式，是檔案部門主動、系統(tǒng)、廣泛地提供利用的有效方式。在人事檔案的編研過程中，不僅要做到重點突出，有的放矢，還要做到點面結(jié)合，拓寬編研范圍，從人事檔案中獲取和挖掘有關(guān)人事信息，編制成一定形式的信息資料。一是要編制必要的檢索工具，方便查找利用。如把人事檔案中的人員情況按年齡、職務、職稱、學歷、專業(yè)、任免、工資等來分類編制不同的檢索工具。二是積極進行檔案資料編研工作，搞好人員現(xiàn)狀情況、綜合信息、統(tǒng)計信息等資料的編研工作，提高利用效率。

4.加強收集工作，使干部人事檔案內(nèi)容更加全面，更加立體化

收集工作是檔案基礎工作中最重要的一個環(huán)節(jié)，是人事檔案開放利用的起點。針對目前人事檔案缺少反映業(yè)務水平、技術(shù)專長、工作業(yè)績等材料的現(xiàn)狀，今后應著重收集以下材料。

(1)反映工作能力、成就貢獻、工作實績的材料。包括考核工作中形成的登記表、民主評議、鑒定材料；評聘專業(yè)技術(shù)職務(職稱)的任職資格申報表、專業(yè)技術(shù)職務考績材料，聘任專業(yè)技術(shù)職務(職稱)審批表、登記表、創(chuàng)造發(fā)明和技術(shù)革新的鑒定、評價材料，論文和著作目錄：黨內(nèi)外獎勵及授予英雄、模范、先進工作者等各種稱號的事跡材料。

(2)反映學識水平和職能結(jié)構(gòu)的材料。包括學員登記表、學習成績登記表、畢業(yè)登記表、學習鑒定、授予學位的材料、學歷證明、培訓結(jié)業(yè)登記表。

(3)反映政治思想的材料。包括貫徹執(zhí)行黨的路線、方針政策、遵紀守法的材料：反映革命事業(yè)心、黨性原則、道德品質(zhì)、思想作風的材料；員工在國外、境外的鑒定材料。

(4)反映員工身體狀況的材料。包括新近體檢表、健康鑒定、傷殘證明、確定傷殘等級的材料。在檔案的收集過程中，要大量收集反映該人業(yè)績、成果、素質(zhì)、綜合能力等方面的材料。針對不同類型的人才，實行不同檔案內(nèi)容的收集。對專業(yè)技術(shù)人員，要側(cè)重業(yè)務能力、技術(shù)專長、科研創(chuàng)造、專業(yè)論著評定評價材料的收集；對黨政管理干部要側(cè)重勤政廉政、工作實績、考核考察和領導決策能力、協(xié)調(diào)控制能力、思維表達能力等方面材料的收集。

（5）個人信用方面的內(nèi)容。誠信是社會公民必須具備的基本道德素質(zhì)。在干部人事檔案中增加個人信用情況記錄，從而使用人單位更好地選拔人才、培養(yǎng)人才、使用人才，同時也有助于政府、企業(yè)、個人在經(jīng)濟往來中，提供令對方信服的證據(jù)。

在檔案收集過程中要注重人事檔案的質(zhì)量，對出現(xiàn)質(zhì)量問題的人事檔案要及時更正，更正的過程要嚴格按照有關(guān)規(guī)定，通過一定的程序進行，做好記錄，防止出現(xiàn)錯誤無法查詢的情況出現(xiàn)，同時，檔案工作者以及個人不得擅自對人事檔案進行處理。

5.加強審查和鑒定工作

要根據(jù)有關(guān)政策，對檔案中的信息進行審核確認，杜絕年齡越來越小、工齡越來越長以及“以檔謀私”的現(xiàn)象，保證檔案信息的真實性、準確性、唯一性。對新收集歸檔的材料，檔案管理人員要按照一定的原則與規(guī)定進行鑒定和甄別工作，充分提高整理質(zhì)量，明確界定各部門對檔案鑒定的處理權(quán)限，對不在歸檔范圍內(nèi)的檔案材料要進行妥善處理，實行“轉(zhuǎn)、退、留、毀”要本著“取之有據(jù)、棄之有理”的原則來進行。通過鑒定，將具有保存價值的材料歸入檔案，這就要求檔案行政管理部門要制定有關(guān)檔案鑒定工作的管理方法，規(guī)范人事檔案管理，組建管理機構(gòu)，明確界定對檔案鑒定處置的管理權(quán)限，制定人事檔案的鑒定標準，并加強監(jiān)督指導力度，優(yōu)化檔案結(jié)果。

6.適度公開檔案，保障公民的知情權(quán)

人事檔案是記錄和反映個人德能勤績等方面情況的，經(jīng)過組織認可歸檔保存的個人材料。根據(jù)《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》、《干部檔案工作條例》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定：任何個人不得查閱或借用本人的檔案。但是，個人檔案是否能適度的對本人公開呢?公開是否有法律依據(jù)呢?回答是肯定的，無論從我國當前的人事制度改革的現(xiàn)實出發(fā)，還是從我國的法律角度來看，對當事人適度公開其本人檔案是必要的。公開和透明是公開和公正的保證，是信任和尊重的體現(xiàn)。在美國，所有人事檔案是對本人或其授權(quán)的人開放的，雇員可以上網(wǎng)查閱自己的某些人事檔案信息，如工作履歷、提薪情況等，去人事檔案室查閱工作申請、獎懲記錄以及社會和醫(yī)療保險交付情況等一些更隱私的信息，這些做法值得借鑒。

7.努力實現(xiàn)人事檔案信息化建設

隨著計算機的普及和推廣，人事檔案管理軟件系統(tǒng)的不斷升級，人事檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡化。新時期，我國人事檔案信息化建設要步入國際化軌道，也必須與時俱進開發(fā)利用信息資源，以達到更快捷、更準確、更科學地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務。

（1）人才服務機構(gòu)積極創(chuàng)造條件，開展諸如人才信息報導、信息咨詢、信息調(diào)研分析等深層次服務。

（2）在正確處理好開發(fā)利用和保密的關(guān)系前提下，可組建本地區(qū)人才信息庫，該庫提供所管理人才的基本信息，能反映出各類專業(yè)人才自身個性特點和專業(yè)特長的信息，為用人單位選才發(fā)揮效力。

（3）建立流動人事檔案管理信息系統(tǒng)，提供快捷的檢索、查詢、問訊方式，實現(xiàn)個人基本信息的聯(lián)機網(wǎng)絡檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，用現(xiàn)代化手段管理和利用，為用人單位選才提供保障。

（4）建立人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng)，將最新的業(yè)績更新到流動人員人事檔案信息管理系統(tǒng)中來，在更大程度上促進人力資源的合理配置。

8.盡快建立全國人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，加快全文數(shù)據(jù)庫建設和“三網(wǎng)“建設

（1）建立全國人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。隨著人事制度改革的不斷深入及人事代理制的施行，人員逐步由“單位人”向“社會人”轉(zhuǎn)變，人員流動日趨頻繁，建立全國通用的、標準的、先進的、適用的、可靠的人事檔案信息庫，為今后實現(xiàn)信息資源數(shù)字化、信息網(wǎng)絡化、信息載體多樣化、管理流程自動化、信息共享整體化打下堅實的基礎。力爭避免各系統(tǒng)各單位自行設計、硬件配置不統(tǒng)一、軟件不兼容的做法。

（2）加快全文數(shù)據(jù)庫建設和“三網(wǎng)”建設。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫雖能夠快速、高效進行人員信息的查詢、檢索、統(tǒng)計、分析，生成各種名冊和表格，但人事檔案信息數(shù)據(jù)庫無法提供檔案中的鑒定、考核材料等內(nèi)容。為提高人事檔案利用工作效率，保護實體檔案有必要建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，通過大型掃描儀把利用頻率高、易磨損、利用價值高的檔案材料傳輸?shù)接嬎銠C中，建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫。利用部門可根據(jù)需要從全文數(shù)據(jù)庫中調(diào)出有關(guān)內(nèi)容，通過屏幕查閱并根據(jù)需要進行摘錄、打印等。在數(shù)據(jù)庫建設的基礎上加強局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)“三網(wǎng)”建設，建成技術(shù)先進、功能完善的人事信息服務網(wǎng)絡。努力做到全國人事檔案信息資源的共享，既方便了利用者，又大大提高了人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量，從而實現(xiàn)人事檔案的信息化和現(xiàn)代化管理。

責任編輯：沐紫