高等院校檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

近幾年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，將逐漸在高校檔案管理中實(shí)行，傳統(tǒng)的檔案管理模式與手段已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)實(shí)情況的需要。實(shí)現(xiàn)高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理既是科技發(fā)展的必然，也是時(shí)代對(duì)高校檔案管理工作的新要求。①

一、目前高等院校檔案管理現(xiàn)狀分析

1、原來(lái)的檔案管理模式已落后

隨著高校的辦學(xué)規(guī)模迅速擴(kuò)大，專業(yè)設(shè)置、科研項(xiàng)目、教育經(jīng)費(fèi)、設(shè)備設(shè)施、師資隊(duì)伍、學(xué)生數(shù)量等都在迅速增多，檔案工作的工作量和難度都迅速增加了。以前，高校檔案館館藏主要以紙質(zhì)檔案資料為主。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，高校檔案館的技術(shù)從手工操作轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)操作。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的信息服務(wù)是依靠計(jì)算機(jī)和通信網(wǎng)絡(luò)來(lái)傳遞的，同傳統(tǒng)的信息服務(wù)相比，其傳遞方式大大加快，信息資源必須轉(zhuǎn)換成機(jī)器可讀形式和通過(guò)數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)存取。隨著文檔一體化的發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息資源的出現(xiàn)，高校檔案館的館藏發(fā)生了重大變化。即檔案館的館藏不僅指現(xiàn)實(shí)館藏還包括虛擬館藏；檔案館的發(fā)展不再以館藏量大、紙質(zhì)檔案多為目標(biāo)，而是以更多地提高各種電子媒體獲取檔案信息的速度和為社會(huì)提供更為便捷的服務(wù)為目標(biāo)。因此，隨著數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案館必須具備和采用與之相適應(yīng)的現(xiàn)代技術(shù)設(shè)施，向?qū)崿F(xiàn)檔案館信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。同時(shí)，檔案館必須具備提供準(zhǔn)確快捷信息服務(wù)的能力，其服務(wù)模式以用戶為中心，用戶服務(wù)目標(biāo)轉(zhuǎn)向培養(yǎng)樹立新的資源觀。目前檔案信息量成倍增加，檔案管理的工作量與原有的工作機(jī)構(gòu)發(fā)生了尖銳矛盾，如果靠工作人員的超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，結(jié)果只能造成降低檔案質(zhì)量、工作拖延的局面。在這種情況下，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息管理從被動(dòng)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)新模式成為必然。

2、檔案信息內(nèi)容與應(yīng)用多元化

我國(guó)取消計(jì)劃分配以后，畢業(yè)生開始走向市場(chǎng)擇業(yè)，就業(yè)的不確定性增大，人員流動(dòng)速度加快，還有的參加考研、出國(guó)、留學(xué)、在職函授等形式多樣的繼續(xù)教育，這些新情況使高校學(xué)生檔案管理面臨許多新問(wèn)題。另外，隨著地方民辦高校的迅速發(fā)展，導(dǎo)致高校畢業(yè)生的專業(yè)、學(xué)歷、層次不一樣，同時(shí)人才培養(yǎng)方式也呈現(xiàn)多種形式，如統(tǒng)招、自費(fèi)、委培、成教、掛職代培、函授、雙學(xué)歷進(jìn)修、技術(shù)培訓(xùn)等，使學(xué)生檔案管理的內(nèi)容變得十分復(fù)雜。第三，由于社會(huì)環(huán)境的逐漸寬松，學(xué)生自主權(quán)的釋放，加上單親子女增多和學(xué)生婚戀的限制取消，學(xué)生在校的經(jīng)歷變得復(fù)雜化，出現(xiàn)了原來(lái)不允許的婚戀關(guān)系，以及賭博、吸毒等違法亂紀(jì)現(xiàn)象，給學(xué)生檔案管理帶來(lái)了新的課題。第四，社會(huì)就業(yè)供需矛盾的變化，要求高校主動(dòng)向社會(huì)展示高校人才培養(yǎng)和科研方面的大量信息，向社會(huì)推薦自己學(xué)校培養(yǎng)的人才，這也要求高校創(chuàng)新檔案管理。第五，高校的任職人員受市場(chǎng)各方面的影響下，其流動(dòng)性越來(lái)越高。高校必須認(rèn)真對(duì)待這些現(xiàn)象，如不提升檔案管理工作的水平，高等院校檔案管理工作不僅上不了新臺(tái)階，沒(méi)能力開發(fā)更高層次、更廣泛的檔案信息，而且勢(shì)必影響檔案服務(wù)于教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作的質(zhì)量，造成檔案工作制約學(xué)校發(fā)展的局面。

二、切實(shí)加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的措施

在高等院校檔案管理部門制定檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的規(guī)劃時(shí)，既要實(shí)事求是，循序漸進(jìn)，又要考慮到現(xiàn)有的人力、財(cái)力情況。無(wú)論在計(jì)算機(jī)軟件與硬件設(shè)備的購(gòu)置，還是在人員配備、場(chǎng)館設(shè)施安排等方面，都要使計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不僅能滿足目前網(wǎng)絡(luò)化初始階段的要求，也要為今后高質(zhì)量、高要求的學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理打下必要的基礎(chǔ)。

1、解放思想，更新觀念，制定管理制度

實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，給高校檔案工作提出了更新、更高的要求，高校檔案界必須解放思想，更新觀念，樹立并強(qiáng)化與知識(shí)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的思想觀念和意識(shí)形態(tài)②。一是要樹立資源共享意識(shí)。為解決檔案信息資源的分散性和利用者對(duì)檔案信息需求的綜合性矛盾，高校的檔案管理工作必須樹立為整個(gè)社會(huì)服務(wù)的意識(shí)和分工協(xié)作、資源共享的新觀念。為滿足各個(gè)行業(yè)、各種層次的刊用需求，要提倡和鼓勵(lì)檔案系統(tǒng)內(nèi)外部之間的相互信息交流與合作，逐步做到在信息資源服務(wù)整體化。二是強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，制定管理制度。高校檔案管理工作是一項(xiàng)保管和提供檔案為社會(huì)服務(wù)的工作，高校如果能夠緊緊圍繞著為學(xué)校發(fā)展和學(xué)生成長(zhǎng)服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)這一主題來(lái)開展工作，同時(shí)建立健全檔案管理制度，明確崗位責(zé)任，確定專人負(fù)責(zé)、明確到位的檔案管理制度。

2、運(yùn)用新技術(shù)處理電子文件歸檔與泄密問(wèn)題

電子文件日益增加，電子文件與紙質(zhì)文件的歸檔問(wèn)題已不容忽視。《電子公文量檔管理暫行辦法》第七 條中規(guī)定：“具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔”。為防止電子文件的失真，清除安全隱患，如非法增加、刪除、修改等，電子文件與紙質(zhì)文件應(yīng)按時(shí)歸檔，對(duì)重要文件要及時(shí)打印。電子文件壽命的短暫性及對(duì)環(huán)境的依賴性決定其不能輕易取代紙質(zhì)文件。重要的電子文件需要同時(shí)量檔保存紙質(zhì)備份。同時(shí)，應(yīng)注意網(wǎng)絡(luò)化后電子文件的保密問(wèn)題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件在固定的閱覽用戶被提供利用，專人負(fù)責(zé)接待，更宜于做到保密。電子文件因空間和技術(shù)范疇，則不宜做到保密。當(dāng)電子文件在網(wǎng)上運(yùn)行時(shí)，檔案的內(nèi)容易被第三者了解，第三者可在短時(shí)間內(nèi)查到。為此，高校檔案在網(wǎng)上運(yùn)行時(shí)易泄密。這要求我們加強(qiáng)對(duì)信息防范技術(shù)增加投入，不斷完善技術(shù)保障。

3、培養(yǎng)檔案業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)管理專用人才

高校檔案管理工作者除了有強(qiáng)烈的事業(yè)心和歷史責(zé)任感外，還要不斷進(jìn)行理論和實(shí)踐探索，要成為既懂檔案業(yè)務(wù)，又懂現(xiàn)代化科技知識(shí)的新型檔案管理人員。要徹底改革學(xué)生檔案工作的程序，敢冒風(fēng)險(xiǎn)，推陳出新，加速學(xué)生檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理的進(jìn)程以適應(yīng)高校發(fā)展的需要。

注 釋：

[1] 陶紅宇：《計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理》，《湘潭師范學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）》，2005年第三期。

[2]鄧紹興、陳智為：《檔案管理學(xué)》，中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001年版。

作者單位：河南安陽(yáng)工學(xué)院