表格，不一定要用“填”的

江蘇射陽　姚文連

在工作任務繁重得讓你喘不過氣的時候。你依舊還是笨笨地挨個選擇單元格，然后手工填入數據么？難道你就不抓狂么？你打算填到什么時候？其實，無論是Excel表格，還是Word表格，都不一定只有“填”這種方法。

Excel· 文本批量導入工作表

Excel工作表是我們日常工作中最常用的表格，尤其是秘書們，每天都有大量數據需要輸入Excel制成報表，工作量相當大。但是，如果將數據在文本文檔中稍微整理一下格式，再導入Excel工作表中，制作報表就只是瞬間的事情了。

step1打開Excel 2007，新建一個工作表，依次執行“數據”→“獲取外部數據”→“自文本”命令，選擇包含數據的文本文檔。

step2在“文本導入向導”的“步驟1”中選擇“分隔符號”。

step3在“文本導入向導”的“步驟2”中設置具體的文本分隔符號，將“Tab鍵”、“空格”和“其他”均勾選上，并在“其他”后的空白欄里設置“|”符號（如圖1）。

step4在“文本導入向導”的“步驟3”中按自己的需要設置各數據列的數據格式，最后單擊“完成”即可將文本導入到工作表中。

Word· 讓文字表格化

網絡的普及正悄悄改變著我們的學習和工作方式，在網上查找資料、搜索信息已經是家常便飯。但是，在復制原始的網絡文檔之后，為了最大限度地舍棄網頁中的廣告圖片或無用鏈接等，我們往往會執行選擇性粘貼命令，將它們以純文本的形式粘貼到Word文檔中進行編輯排版，但同時該文檔中的表格也會被全部刪除。如果手動建立一個表格再進行數據輸入又太麻煩。其實，我們完全可以先將表格中的文字粘貼到Word中，再將其轉換成表格。

step1將網頁中的文字無格式粘貼到Word 2007中，調整好格式，然后用鼠標拖黑選中要建立成表格的文字（如圖2）。

step2依次執行“插入”→“表格”→“文本轉換成表格”命令，再根據具體文本內容和自己的需要設置表格的列數。然后將表格“自動調整”操作設置為“根據內容調整表格”，并選擇“文字分隔位置”為空格。

step3最后單擊“確定”，剛才還亂七八糟的文字們，就乖乖地跑到表格里去了。