關于檔案規范化管理的幾點思考②

凌小英

摘 要：檔案的規范化管理無論是對于機關的工作順利地進行還是對于社會持續穩定的發展都具有重要的意義。對于各級工作人員都應該重視檔案規范化管理的重要性，明確自身的責任，積極的發現在檔案管理中出現的問題并及時的上報，遵守檔案管理制度，確保文檔的安全規范，更好的發揮檔案在日常工作中的作用，為機關持續穩定的發展做出積極的貢獻。

關鍵詞：檔案管理;規范化

1 檔案規范化管理的關鍵性

檔案的重點是收集并保存資料，也具有種類繁多的特點，真實記載著存在于歷史中所發生的事件、任務或任務過程等，為后續的發展提供真實性的參考和借鑒，對于各個單位或企業而言，良好的檔案管理工作能夠回顧單位或企業的歷史真實面貌，也因此，任何的檔案管理部門需要將文件、音頻視頻等文件收集保存起來并進行分類和整理，配合信息化技術，確保資料保存的質量。

2 檔案管理現狀

2.1 檔案管理硬件管理不到位，管理人員專業素質有待提高

有些企事業單位檔案管理室設施陳舊，通風、防盜、防火、防潮、防蟲等設施不標準。一些企事業單位由于資金緊張，相關設施得不到及時更新。甚至有的沒有專門的檔案室用來分類保管檔案資料，而是各部門各自為政將文書、人事、工程技術、財會等暫時不用的資料不加整理，隨便讓后勤人員堆在陰暗潮濕的倉庫里。有些檔案管理人員也是單位按照顧性質地安排那些體質虛弱、文化程度不高、年齡較大的職工去兼職保管。另外，對于缺失的檔案沒有進行及時的修復和保護，更難適應企事業單位信息化電子檔案管理的新步伐。因此，企事業單位檔案管理人員的專業素質更有待提高。

2.2 不適應信息化時代的檔案管理

檔案管理走信息化的道路是必然的趨勢，但是并不是說檔案管理就必須要完全信息化，實際檔案不僅有數字檔案，還有紙質檔案，如何協調兩種檔案的管理是一個非常值得思考的問題，在信息時代，存在一種誤區，個別人認為信息時代的計算機可以代替很多東西，當數字化檔案建立起來以后，紙質檔案就變得可有可無。實際這是對檔案的不負責的一種表現。無論紙質檔案還是電子檔案都是企事業單位為“中國夢”服務的見證，是永遠值得珍藏的。目前在企事業單位的檔案管理工作當中，存在比較明顯的電子檔案和紙質檔案管理不協調的問題，要么就是過分重視紙質檔案而忽視了信息化對檔案管理的重要意義，要么就是過分重視電子檔案而對紙質檔案的保存重視程度下降，這方面大部分紙質檔案都是用塑料盒來進行保存，但是塑料盒特別易碎，不利于保管。

3 檔案規范化管理的措施

3.1 健全檔案管理制度，壓實檔案管理責任

隨著社會的進步，檔案管理工作對時代發展的影響日趨重要。因此，認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》，不斷健全與完善新時期檔案管理相關制度機制，以制度建設來不斷規范檔案管理工作人員。在過去傳統的檔案管理實踐中，檔案管理工作重視程度不夠、檔案管理制度不健全、檔案管理制度落實不到位的現象尤為突出，導致一些檔案管理人員對自己的本職工作重視程度不夠，在檔案管理工作中出現了檔案收集不全、整理不善、檔案借閱不按流程辦理等現象，檔案材料失去了其本身的真實性與完整性，不能為社會的發展提供有效、完整的信息，失去了檔案管理在社會發展中應有的價值。為了有效提高檔案管理工作的質量與效率，必須制定適應社會發展與時代需要的檔案管理制度機制，全面推動新時期我國檔案管理工作的法制化與制度化工作進程，為現代檔案管理向著科學化、信息化、規范化發展提供前提與保障。在檔案管理實踐工作中，要加強檔案材料的收集、審核、歸檔、整理、保管、查閱、借閱、保密、保護、修復等檔案管理的制度建設，并切切實實，持之以恒執行下去。同時，建立檔案管理責任追究制度，對檔案管理工作中違規、違紀、違法行為依法依規明確責任追究。

3.2 推動檔案信息化

如今，傳統的紙質文檔的保存顯然已經不能滿足當今的需求。因此，推進檔案信息化成了檔案管理工作的一項重要內容。在未來的取消紙質文檔的保存。通過建立數據庫，對信息進行分析和整合，并建立一個共享的平臺，方便對各個地區資料的查詢。這樣就在很大程度上節省了時間。檔案的信息化要著重注意信息的完整性以及防丟失性。如今檔案信息化仍然處于一個發展的階段，我們應該積極的學習更加先進的技術，借鑒別人的經驗，使檔案信息化逐步在走向成熟。

3.3 增強網絡防御，加強環境安全

隨著信息化的發展，檔案信息的儲備方法逐漸增加，傳統的檔案信息主要是紙質儲備，現今檔案信息多以硬盤、U盤、磁盤以及云盤等多種方式進行存儲。雖然網絡存儲便捷，但仍會受到外界環境的影響以及網絡攻擊等風險的威脅，如外界環境的溫度、磁場等發生改變，信息化檔案信息就會受到影響，若受到黑客的攻擊等，也會受到影響。由上述可知，檔案信息化管理安全首先要保障網絡安全，同時確保系統防御能力不斷增強，使存儲的外界環境穩固安全。所以，需要持續保障外界大環境的安全穩定，才能保證存儲系統的安全與平穩運行，確保檔案信息的網絡安全以及環境安全，減少檔案信息出現問題的頻率，定期檢查數據信息系統是否穩定運行，全天候檢查周圍的環境及網絡安全，使用高科技軟件分析網絡環境，而且還應研究高級的防火墻以防御網絡的威脅和攻擊，維護檔案信息的網絡環境。

3.4 提高檔案管理工作者能力

1）建立目標，實行激勵策略，有效調動工作人員積極性。科學的進行崗位目標責任制的方法對于提升檔案管理工作人員的積極性有較大幫助，在注重工作業績得以提升的同時，不能忽視工作人員工作熱情的提高，其次，工作過程中出現一定的失誤在所難免，但是每個人都要學會承擔責任，檔案管理工作人員也是如此，出現失誤就要接受相應的懲罰，獎罰分明的工作制度在任何企業都適用，尤其基層服務工作者，工作表現突出的工作人員給予適當獎勵，工作失誤或是工作任務完成不及時的人員進行懲罰，與此同時，樹立工作榜樣，用榜樣的力量對周圍的工作人員形成正面影響，從而推動檔案事業健康、有序地開展。2）強化對檔案工作的重視程度。檔案管理工作有諸多工作環節，既包括前期的檔案收集與整理，也包括后期的歸類整合，其重要性在此不再贅述，檔案管理工作者的職責便是不僅要負責檔案的管理工作，最重要的一點是要充分讓人們感受到檔案工作的重要性，確保社會大眾從思想上對其予以重視，社會大眾的重視對檔案管理工作的開展提供有效的參考方向，基于此種情況，領導者要加強對檔案管理工作人員素質的培養，全方面的對其進行培養，向高素質管理人員方向發展，從而促進檔案管理工作人員業務能力以及服務態度提升，確保檔案工作的順利進行。

4 結束語

對于各種單位或企業、組織而言，檔案管理工作影響著其未來的發展方向、核心競爭力提高、未來規劃等多方面，這也代表著，規范化檔案管理工作的關鍵性。因此，檔案管理人員要改變傳統的檔案管理方式，不斷更新管理方式，注重安全、高效、全面的工作原則，不斷提升檔案管理人員的綜合素質，充分利用現代化設備，提高檔案管理的現代化程度，持續提高檔案管理服務意識，促進檔案管理工作的規范化。

參考文獻

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