淺談神東分公司數(shù)字檔案館建設(shè)

摘要：傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能順應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，數(shù)字檔案館的建設(shè)，具有工作效率高、存儲容量大、隨時隨地查閱等優(yōu)點(diǎn)，但應(yīng)該從檔案管理的數(shù)字化、館藏信息的數(shù)字化、信息傳輸平臺數(shù)字化三個方面進(jìn)行建設(shè)，同時應(yīng)該有規(guī)范的體系、高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫、保證檔案的安全性，以便更順利的建設(shè)數(shù)字檔案館。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字檔案

目前，隨著互聯(lián)網(wǎng)的日益發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化成為人類生活發(fā)展的新主題。數(shù)字檔案館是一個數(shù)字化系統(tǒng)，是一個由數(shù)字化信息、管理、傳輸和提供利用組成的整體。數(shù)字化信息是基礎(chǔ)，管理是手段，傳輸是保障，提供利用是目的，幾者相互依存，共同完成數(shù)字檔案館高密度存貯、快速傳輸和無地域、無時限資源共享的功能，最終實(shí)現(xiàn)以用戶為中心、以數(shù)字化信息資源服務(wù)為目的的服務(wù)模式。

1 建設(shè)數(shù)字檔案館的必要性及建設(shè)進(jìn)展情況

神東公司數(shù)字檔案館的建立將傳統(tǒng)檔案查詢耗時、耗力的現(xiàn)象不復(fù)存在，大大提高檔案查詢的速度；數(shù)字檔案館的建立將有效地緩解了傳統(tǒng)檔案館藏空間不足的矛盾；數(shù)字檔案館的建立將解決了傳統(tǒng)純粹紙張化文檔資料管理固有的成本高、效率低、原件容易損毀的問題；數(shù)字檔案館的建立將拓展了檔案館的服務(wù)功能，提高了工作效率。使浩如煙海的珍貴檔案能為廣大公眾所用的根本途徑得以解決，達(dá)到了資源共享，使各級領(lǐng)導(dǎo)、各個職能部門、社會中的每個公民都可以足不出戶隨時查、調(diào)閱系統(tǒng)中的信息資源，滿足領(lǐng)導(dǎo)決策、工作查考、科學(xué)研究及社會各界的廣泛需求，為企業(yè)管理水平的提高發(fā)揮作用。

神東公司檔案室響應(yīng)國家和企業(yè)的號召，把數(shù)字檔案館建設(shè)作為重點(diǎn)工作來抓：目前已建成擋案室局域網(wǎng)，配備了基本的網(wǎng)絡(luò)實(shí)施，并同公司的信息網(wǎng)絡(luò)相連接。采用《世紀(jì)科怡》網(wǎng)絡(luò)版檔案管理專業(yè)軟件，通過軟件利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行擋案管理工作。建立了檔案檢索目錄數(shù)據(jù)庫，將室藏的8萬卷（冊、件）的檔案資料的各種檢索目錄共計23萬條通過《世紀(jì)科怡》檔案管理軟件錄入計算機(jī)管理。建立了檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)站對檔案工作進(jìn)行系統(tǒng)服務(wù)，并在網(wǎng)上開通了檔案信息目錄檢索功能，實(shí)現(xiàn)了檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸利用。神東公司計算機(jī)的普及、神東局域網(wǎng)的開通以及神東公司職工計算機(jī)知識的普及，為神東數(shù)字檔案館建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。

2 神東數(shù)字檔案館建設(shè)包含以下幾個方面：

2.1 神東公司檔案管理的數(shù)字化。檔案管理自動化是對檔案館自身管理行為現(xiàn)代化的確定，而這種現(xiàn)代化是建立在計算機(jī)數(shù)字化管理基礎(chǔ)上的。這個特征是基礎(chǔ)性的，有普遍意義的，是開展其他數(shù)字化工作的前提條件。

神東公司檔案室建立了著錄檔案信息檢索系統(tǒng)。由于檔案館的館藏量巨大，檔案的信息資源又是如此豐富多樣，為了方便利用者，提高查詢效率，檔案館利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案目錄或?qū)ｎ}文件級目錄著錄，以達(dá)到快速檢索的目的，把檢索工具的數(shù)字化帶來的優(yōu)勢盡顯無遺。

神東公司檔案室實(shí)現(xiàn)了檢索工具的數(shù)字化，但距全面的檔案管理數(shù)字化還有較大差距。依據(jù)公司檔案室的實(shí)際情況，下一步應(yīng)加大檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案自動全文存儲與檢索的功能。此功能的實(shí)現(xiàn)將解決檔案原件損毀的問題，提高檔案原文查詢的工作效率，與公司的辦公自動化系統(tǒng)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了資源共享。

2.2 神東公司檔案室館藏信息的數(shù)字化。館藏信息的數(shù)字化是檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心，其數(shù)字化建設(shè)的工程量巨大。神東公司檔案室從實(shí)際出發(fā)，準(zhǔn)備采取檔案資源優(yōu)先的原則，購置少量的設(shè)備，對重要的檔案資源先期進(jìn)行數(shù)字化處理，循序漸進(jìn)逐步擴(kuò)大數(shù)字化規(guī)模。館藏檔案信息經(jīng)數(shù)字化后轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，以數(shù)據(jù)庫的形式存在。

目前神東公司館藏檔案載體仍然是以紙質(zhì)為主，結(jié)合實(shí)際情況，公司紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作宜采取的方式是將檔案文件的每一頁看成是一張圖片，不管上面具體是什么內(nèi)容，由掃描儀按頁掃入計算機(jī)制成圖形文件。這種方式實(shí)現(xiàn)容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓(xùn)，即可操作機(jī)器，且工作可以定量化，差錯率相對較低，即便有一些錯掃、漏掃等，也能很快被發(fā)現(xiàn)。

2.3 神東公司檔案室檔案信息傳輸平臺數(shù)字化。檔案信息只有在傳遞過程中才能體現(xiàn)出它應(yīng)有的價值，以往信息存在于一次文獻(xiàn)即檔案原件或經(jīng)過處理的二次文獻(xiàn)范疇內(nèi)，人們需要檔案信息，往往需要親臨檔案館，通過閱覽摘錄、靜電復(fù)制或拍攝等形式來獲取需要的信息。但檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流動提供可能。數(shù)字化了的檔案信息在傳遞過程中可以同時進(jìn)行多向傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且通過因特網(wǎng)可以方便地進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞，不受時間與空間的限制，利用者不必親臨檔案館，就可以在任何時間任何地點(diǎn)通過計算機(jī)方便地利用檔案信息。

神東公司已構(gòu)建了自己的傳輸平臺神東檔案信息網(wǎng)，通過網(wǎng)絡(luò)連線將各個部門的計算機(jī)資源整合在一起。現(xiàn)在公司很多部門都有自己獨(dú)立的辦公自動系統(tǒng)，但是它們的資源并沒有共享。神東公司正在向數(shù)字化企業(yè)邁進(jìn)，因而可根據(jù)不同的應(yīng)用設(shè)置服務(wù)器，使各部門的個體計算機(jī)通過網(wǎng)絡(luò)共享網(wǎng)絡(luò)信息資源，為檔案室核心數(shù)據(jù)庫提供檔案信息，也可以得到權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。

3 神東公司檔案室數(shù)字化建設(shè)需要注意的幾個方面

3.1 建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系。在數(shù)字檔案館建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系的確立就顯得尤為重要，它是建設(shè)高質(zhì)量數(shù)字檔案館的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。公司檔案室在建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系方面應(yīng)遵循：以標(biāo)準(zhǔn)化管理為主，制度管理為輔。標(biāo)準(zhǔn)化適合于技術(shù)工作領(lǐng)域的規(guī)范化管理，可操作性強(qiáng)，而且與管理體制的關(guān)系較為超脫，因此在不與法律相沖突的情況下，標(biāo)準(zhǔn)化管理更有利于不同部門之間的協(xié)調(diào)。制度通常以法規(guī)形式出現(xiàn)，特別是約束力強(qiáng)，但管理范圍有限，所以在標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)上，配合制度可以形成檔案館數(shù)字化工作所需的嚴(yán)密的規(guī)范化管理體系。

3.2 建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)字檔案館建設(shè)的核心是建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，并通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行信息傳遞和信息交流。檔案信息數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫，檔案信息組織形式就發(fā)生了本質(zhì)上的變化，從原先紙張上順序的、線形的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C(jī)的直接的、網(wǎng)狀的方式，索引文件、超文本技術(shù)可以使信息按本身的邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，依賴先進(jìn)的智能化信息管理技術(shù)，以人工語言或自然語言進(jìn)行搜索，為用戶提供方便、高效的服務(wù)。

3.3 檔案信息安全問題。安全是數(shù)字檔案館建設(shè)不可忽視的一個重要方面。檔案信息對安全保密有嚴(yán)格的要求，所以檔案館數(shù)字化建設(shè)中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。神東公司檔案室采取的措施可以分為制度管理和技術(shù)保證兩類，數(shù)字檔案館建設(shè)中應(yīng)形成一套管理制度體系，此外還應(yīng)有相應(yīng)的技術(shù)措施進(jìn)行自動控制。對已有的檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)分化，對館內(nèi)不同用戶根據(jù)權(quán)限提供全文檔案信息，使館藏信息首先在館內(nèi)達(dá)到資源共享。當(dāng)館內(nèi)數(shù)據(jù)庫接入神東局域網(wǎng)時，除盡最大可能保證網(wǎng)絡(luò)安全外，將那些有機(jī)密性的、不開放的檔案不存放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上。

4 結(jié)語

以上是筆者對神東公司檔案室數(shù)字化建設(shè)的一些淺見。數(shù)字檔案館不僅是一項(xiàng)具有前瞻性的舉措，它更是數(shù)字神東的重要組成部分，它還具有更深刻的戰(zhàn)略意義。